#846 抱え込み状況を劇的に変えてくれる”ブロック時間管理＆将来時間予約”
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、チームワーキングで仕事をもっとおもしろく、キャリアもっと持続可能に、オンラインスクールスクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。
今日は、両立サプリチャンネルの質問ボックスにいただいたご質問を取り上げて放送させていただこうと思います。
運動会シーズンですね
本題に入る前にちょっと余談なんですけど、先週末は次女ちゃんが通う小学校の運動会でした。
コロナ禍をへて、今、小学校の運動会はもはやお弁当を持って家族が集うイベントではないんですよね。
半日の中でぎゅぎゅっとプログラムを効果的に組み立てて、保護者もぴゅっと行って、ぴゅっと帰れる、こんな感じのイベントになっています。
運動会は、春開催のグループと秋解散のグループとあるんじゃないかなと思うのですが、おそらく今月あたり運動会ですという方も多いんじゃないかなと思います。
皆さんは、運動会と聞くと、どんな感情が湧きますか？
私は、今は子どもたちの運動会を見られるのは楽しいなという感覚なんですけれども、子どもの頃から、具体的に言うと、小学校入学から高校卒業まで、運動会というと「はあ、憂鬱」こういうイベントだったんですよね。
今のわが家を分解するとどうかというと、長女ちゃんと夫は、運動会を「よっしゃ、楽しいイベント！頑張っちゃうぞ」こんな感じで楽しんでいたグループ。次女ちゃんは、割りと淡々と「はい、運動会ですね、分かりました」みたいな感じで向き合っていくタイプで、私だけが「はあ、憂鬱」というグループだったんですね。
とにかく足が遅いので、なんで人前でわざわざ走らなきゃいけないのか、わけが分からないし、そんなわけで、とにかく楽しくない、そんな感じで向き合ってきた運動会でした。
なので、こうやって子どもたちの応援に行くのですが、私は毎年、もちろん子どもも応援しながら、例えば、徒競走だと、先頭から遅れることしばしのタイミングで最後にゴールに戻ってくるグループを、本当に心から応援していまして、「頑張れ、大丈夫だよ、これで終わりだよ」そんなふうに見ているという話でした。
何が言いたいかというと、運動会＝楽しい行事、これが一般的なイメージだと思うのですが、運動会一つをとっても、いろんな感覚や思い出のある人がいるんだなという、自分も含めて、そんな感覚を持っているという話でした。
皆さんはいかがでしょうか？
つい余談が長くなっちゃうのですが、本題にいきましょう。
つい自分で抱え込んでしまうメンバーの状況を整理したい
今日、いただいた質問は、ねずこさんからのご質問ですね。
ねずこさん、ありがとうございます。
違うかもしれないですけれども、鬼滅の刃ですかね。私も大好きです。
そんなねずこさんからのご質問はこちらです。
【小田木さんの『仕事は自分ひとりでやらない』の著書を読ませていただきました。
ヘルプシーキングについての質問です。
今年、メンバー4人でそれぞれの仕事を共有しようと取り組んでいます。
20代から50代と幅広い年齢層のチームです。
そして、子どもがいる人や新婚のメンバーもいるため、誰が休んでも回るようにしたいよねという上司の意向からです。
「チーム」という概念がなく、今までは個々でそれぞれの仕事をしていたので属人化していることも多くありますが、このメンバーとチームとしての体制を作っていくことが、私の今年の目標の一つです。
0（むしろマイナス）からチームワーキングを構築していくので、長期戦は覚悟しています。
今回相談したいのは、Aさんについてです。
仕事が早い、よく気づく、上司からも頼られる、10年以上同じ仕事に携わっている、という30代のとてもできるメンバーです。
Aさんの社歴15年ほどで、私の2個後輩です。
仕事ができるがゆえに、つい自分でやってしまう、依頼が集中する。
仕事は全て頭の中に入っているので、見える化が苦手。
周りからはいつも忙しそうと言われる。
でも、本人は自分しかできないことは持っていないと主張。
子どもは2人いるが、義実家に頼れるので残業も可といったところです。
全てが頭の中に入っているので、業務の洗い出しや引き継ぎとなったときも「頭がごっちゃごちゃになっていて、何からやっていいかちょっと分からないので整理させてください」となってしまうことが多く、日々の業務に追われながら、なかなか整理の時間もとれず、引き継ぎや仕事の情報共有が進みません。
Aさんの頭の中を見せてもらい、整理整頓するために、まずやること、またコツってどんなものがあるでしょうか？】
というご質問ですね。
ねずこさん、丁寧に状況の共有もいただきまして、ありがとうございます。
ぜひ一緒に考えてみましょう。
仕事ができるがゆえに、つい自分でやってしまうメンバーの状況を整理したい。
そして、チームでお互いの状況を可視化して、連携して仕事を進められるようになりたい。
まとめるとこんな感じですかね。
まずは、ねずこさんが「現状をちゃんと把握する必要があるよね」こんな感じでスタートを切られたことが、すごくいいと思います。
仕事内容の棚卸しをするよりも、業務状況の可視化から手をつけたほうがいいと思います
今日のポイントはどこにあるかなというところですけれども、私は、現状の把握、ここに着目をしたいと思います。
実は、現状を把握するって、二種類があるなと思っていまして、何かというと、一つは業務状況の把握ですよね。
これは、何にどれくらい時間をかけているか？とか、今、詰まってるのか詰まっていないのか？とか、いわゆるどんな状況か？どんなスケジュールか？と言われるのがこちらですね。
業務状況の把握。
もう一つが、業務内容の把握。
これは、それはどんな仕事か？とか、仕事の内容に関する把握が業務内容の把握ですね。
なので、現状を把握するというと、業務状況を把握するのか、それとも業務内容を把握したいのか？こんな感じの側面に分けられるかなと思います。
今、やろうとしていることは、おそらくAさんの業務内容の把握から進めていこうかなという感じだと思うのですけど、私は、ねずこさんが本来やりたいことは、業務内容を把握したいわけではなくて、おそらく業務状況を把握したいという、こっちのニーズがすごく大きいんじゃないかなと思います。
なので、平たく言うと、何がやりたいかというと、Aさんの頭の中を理解したわけではなくて、Aさんの稼働状況を理解したい。
こんなふうに、まずテーマの設定ができると思います。
抱え込み状況を劇的に変えてくれる”ブロック時間管理＆将来時間予約”
じゃあ、業務状況を把握したい、何にどれぐらい時間を使っていて、今、何に詰まっているのか？これをまずつかみたいと、Aさんとねずこさんが思った場合にどうするかというと、めちゃくちゃおすすめな方法があります。
それは何かというと、今までもちらちらとVoicy放送で取り上げてきましたけれども、私たちもめっちゃ便利ツールとして、これを使いまくっているのですが、ツールというか考え方ですかね。手法、技術なんですけど、それは何かというと、ブロック時間管理＆将来時間予約。
こういうやり方です。
名前をつけちゃうと、難しく聞こえるかもしれないですけれども、ブロック時間管理と将来時間予約。
でも、名前からだいたい分かりますかね？
どういうことかというと、仕事を引き受けて、それを進めていくとするじゃないですか。
そうしたら、まず何をするかというと、仕事に手をつけない。
その前に、引き受けた仕事の所要時間を見積もって、自分の将来時間をちゃんと面で埋める。
これが、ブロック時間管理＆将来時間予約です。
大そうな名前のわりに、めっちゃシンプルって思うと思うのですが、だいたい今はオンラインで共有できるスケジュール管理ツールを、皆さんが使っているんじゃないかなと思うのですが、これをついついミーティングや外出予定だけ入れちゃうケースが多々あるのですが、デスクに向かってやってる仕事の時間を、きちんとミーティングや外出と同じように見える化する。
こういう考え方ですね。
これをやると、一週間の中で、いつ、何にどれくらい時間を使ってるか？自分も見えるし、みんなも見えるという状況が作れますし、新しい仕事を引き受けたい、もしくはお願いしたいという場合に、いつならできるか、物理的に可能な時間が明確になる。
こういう考え方ですね。
これを、本人も明確にしないまま、仕事のやり取りなんかしちゃうと、これがいわゆる、仕事があふれている状態。
本人も周りも、全く状況が見えないし、整理がついていない状態を引き起こしてしまうという、こういうメカニズムですね。
”ブロック時間管理＆将来時間予約”、超おススメです！
これは、本当におすすめだし、今や私のチームはこれがないと仕事ができないな、三種の神器だなというぐらいの重要な習慣になっているのですが、例えば、先週もあったのが、こんなテーマで原稿を書いてくださいという依頼がきたのですが、希望納期に対して、納期までに時間を確保することができなかったので、「じゃあ、この週のここなら時間が取れるので、この納期なら可能ですよ」これが即レスできるんですよね。
しかも、私じゃないメンバーが即レスできるんですよ。
さらに、「今週は私、かなり詰まってます」こういった発信がされると、みんなでお互いの予定を見合って、「じゃあ、このミーティングスケジュールを抜こうか」とか、「この日のこの時間、私はヘルプに入れますよ」こんな感じの相談が、チームでさくっとできる。
これは、みんなが仕事を買われるのではなくて、私にしかできない仕事だとか、その人の専門性がないとできない仕事、これも含めて全体を可視化しながら、チームで必要な調整だとか、連携ができる。
めちゃくちゃおいしいから食べてみてというぐらい、おすすめなやり方です。
最近、冒頭の余談の分だけ放送がはみ出ることが定番になってしまいましてすみません。
もうちょっとだけ話をして終わります。
というわけで、業務状況を把握する。さらに、お互いに見えるようにする。この状況をまず作るために、ブロック時間管理と将来時間予約がかなりいい仕事をしてくれますし、こちらのAさんが、自分でも今がどういう状況なのか整理がしきれないとおっしゃっていますが、この症状にめちゃくちゃ効きます。
今日、自分は何にどれくらい時間を使いながら仕事を進めるのか？
新しく引き受けた仕事があったとしても、どこでどれぐらい時間をかければ終わっていくのか？
これが明確になりますし、同じチームのメンバーとも、いろんな仕事の依頼者とも、本当に建設的で気持ちの良いコミュニケーションを交わすことができ、納期についても、ちゃんと確実な状況や根拠に基づく交渉やコミュニケーションができますので、きちんとやるべきことに集中して、手ごたえを持って仕事を進めるということにつながると思います。
加えて、「はみ出てしまった、でも終わらせなければいけない」こういう苦しい残業も、かなりマネジメントできるようになると思いますので、これはあなたに超おすすめなの、絶対においしいから食べてみてと、お伝えしたいやり方です。
チームの習慣にしていくには、まず自分でやってみる
これをいいじゃんいいじゃんって思うと思うのですが、チームみんなの習慣にしていこうと思うと、ねずこさんも書いていただいた通り、それなりに時間もかかりますし、みんなで定着させる、習慣にしていくという労力もかかります。
でも、それを差し置いても絶対にいいので、やってみてほしいなと思うのですが、何から始めるかというと、まず自分でやってみる。
そうすると、「これ、めっちゃおいしいじゃん」こういった自分自身の体感が伴いますので、仲間に心から「おいしいから、食べてみようよ」とすすめられる。
なので、まずはねずこさん自身がやってみるとか、Aさんと一緒にやってみる。
「これ、めっちゃうまいね」そんな小さなおいしい体験を積んでみる。
ここからですかね。
その上で、みんなでやろうとすると、繰り返し必要性を説く。
「これ、いいね」「私もやっぱりおいしいと思うよ」というスピードは、人によってばらつきがあると思うのですが、でも「みんなでやろうよ」「これを習慣にしていこうよ」そういう声をこつこつかけ続ける。
これが歩みになるかなと思います。
ということで、チームでお互いの状況を可視化して、連携して仕事を進められるようになりたいというお題に対して、私のおすすめは、仕事内容の棚卸しをするよりも、業務状況の可視化から手をつけるといいよということで、ブロック時間管理＆将来時間予約を共有させていただきました。
ちなみに、今回のケースはおそらく、Aさんができるかできないかではなくて、変えたいか変えたくないか、これがやっぱりスタートだと思うんですよね。
なので、それをやることによって、Aさんはどんなことを期待したいのか、どんないいことが起こると、一緒に変えていこうという気持ちになれるのか、まずここも大事かなと思いますので、Aさんがこれをやって期待したいこと、そんなところから少しコミュニケーションしてみてはどうかなと思いました。
ねずこさん、書籍も手にとっていただいて、本当にありがとうございます。
ねずこさんのチームの中でのトライを心から応援しております。
また何かあれば、遠慮なく、両立サプリの質問ボックスやコメントを使ってくださいね。
それでは、最後までお聴きいただきありがとうございます。
今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜
び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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