#587 「心に余裕」を無くさないための時間管理術
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、仕事を楽しくするビジネススキルが、使えるレベルで身につくオンラインスクール育休スクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。
#みんなの時間管理術
今日は木曜日ですので、このチャンネルを一緒に運営しているあいちゃんが放送テーマを考えてくれました。
今日は、Voicyさん全体で展開されているハッシュタグ企画に基づいて放送しましょうと。
対象のハッシュタグは、『みんなの時間管理術』です。
以下はあいちゃんからです。
【小田木さんは、一日のスケジュールをどのように管理しているのか、個人的にとても気になっています。
忙しい日が続くと、なぜ自分にはこんなに時間がないんだとあせってしまうし、心に余裕が持てなくなることがあると思うのですが、膨大な量の仕事を持つ小田木さんは、忙しい上に心に余裕がなくなってしまうことはありませんか？
そんなときの自分の心との向き合い方などもお話しください。】
というテーマです。
あいちゃん、ありがとうございます。
放送のポイントとしては、まずスケジュールをどう管理しているか？
そして、忙しくて心に余裕がなくなることはないか？
この二点ですかね。
さっそく一緒に考えてみたいと思います。
忙しくて心に余裕がなくなる
まず、忙しくて心に余裕がなくなる。これはあるあるですよね。
その状態に私も身に覚えがありすぎて、その状態を脱したいという気持ちもとても分かります。
一方で、今、私が実践している”時間管理術”、時間を管理できている手ごたえを持てるようになってから、忙しくて心の余裕がなくなる状態と、かなり無縁なほどお別れすることができましたので、あくまで私見ですけれども、今日の放送のテーマは、”心に余裕をなくさないための時間管理術”、そんなふうにも言い換えができるかなと思います。
今は昔に比べると、膨大な量の仕事量だと思うのですが、夕方にはちゃんといったん仕事を切り上げることができるし、睡眠時間を削らずにちゃんと早く寝ることもできているし、心身はとてもヘルシーだし。
心に余裕があるのは、とても大事だと思っています。
どこから考えるかですが、忙しくて余裕がなくなる状態は、どこから生まれるのか？
これを紐解いてみたいと思います。
たぶん大きく3つぐらいあると思うのですが、一つは、”終わるかどうか分からない”、この状態と気持ちが、とても余裕をなくしますよね。
終わるかどうか分からない不確実性。
そして二つ目は、仕事に追われている感。ひっ迫感というか、仕事に追われていて、とにかく目の前のことをこなすことが仕事になっている状態。
これも完全に余裕をなくしますよね。
さらに、仕事に追われている感が続くと、「あれ？大事なことにちゃんと時間を割けているかな？」もしくは、「本当はもっとあれをやらなきゃいけないのに、時間を全然掛けられてないな。」大事なことに時間を掛けられてない不安がさらに大きくなって、ここからますます心に余裕がなくなるスパイラルにはまるのかなと思っています。
私も、そのスパイラルのど真ん中ににいたこともあるなと振り返りますけれども。
終わるかどうか分からない不確実性と、追われているひっ迫感と、大事なことに時間を割けていないかもしれない不安を、どうやって手放すかというのが、たぶん”心に余裕をなくさないための時間管理術”として、大事なポイントになってくるのかなと整理をしました。
わたしの時間マネジメント術3つ
では、どんなふうに時間をマネージメントしていくのかですが、私が大事にしていることを3つ挙げてみますので、皆さん、参考になるか聴いてみてください。
まず一つ目は、デスクワークの時間こそ、精緻に予定を組み立てています。
Outlookとか、全員が共有できるスケジュールで予定を登録していくことを、今は多くの方がやっているんじゃないかなと思いますが、会議予定や誰か人に会う予定、人と共有する予定以外、白紙はないですか？
予定上は見えなくても、なんらかの仕事をしている時間なんですよね。
いわゆる一人でのデスクワーク時間だと思うのですが、私はデスクワーク時間にも、この時間で何をやるか決めて、予定を登録することをずっとやっています。
言い換えると、予定されないことは、実現されないんですよね。
タスク一覧では、私は難しいんじゃないかなと思います。
例えば、”報告書を書く”ことを引き受けた。
必ず報告書には、書き上げるまでの所要時間がありますよね。
なので、引き受けた仕事は、必ず所要時間を見積もって、かつ期限よりも前にスケジュールに入れて初めて完了していく。
こういう構図になっていると思うので、引き受けた仕事は、必ず終了時間を見積もって、かつ予定に入れていく。
例えば、変更が生じたら、変更はあくまで、入れた予定のブロックを動かす形で対応できると思います。
これをやると、何がいいかというと、いったんスケジュールにいれたら、まず忘れることができるんですよね。
私はスケジュールにいれたら、その日、その時、その時間がくるまで、完全にその件は忘れます。
そうすると、今、目の前にあることに集中できるので、結果としてパフォーマンスも上がる、こんなサイクルが回せるようになって、終わるかどうか分からない不安を手放したなと思います。
二つ目の大事にしていることは、大きなタスクほど細分化する。
こちらでございます。
例えば、企画書を書き上げなきゃいけない。
結構大きめで、時間もある程度、まとまってかかる仕事があると思うのですが、これは決してまとめて一気に時間を取ろうとしない。
これを鉄則にしています。
例えば、企画書を書くにしても、書き上げるまでのプロセスを分解すると、まず前提を整理する必要があるよね。これは20分くらいでできるよね。
そうしたらまず、どういうストーリーや構成で企画をまとめるか、構成を練る時間が必要だよね。30分くらいかな。
次に、フォーマットを整えたり、類似のケースがあれば、類似のフォーマットを収集しておいて、書く準備をする。これも30分ぐらいか。
そこまで準備ができたら、30分ぐらいでテキストをざっと書き上げて、最後に資料に落とし込もう。
細分化したタスクの一個一個を分解して、細かく予定に落とし込んでいくことをします。
一気にやらない。
一気にやると、かなり時間のブレが大きくなる可能性があるので。
そもそも忙しいと、まとまった時間がなかなか取れないんですよね。
なので、30分から一時間単位の時間に分解をして、普段の仕事の中でやりこなしていく。
こんなふうに時間を組み立てることを、ポイントの二つ目にしています。
最後、三つ目は、二三割でアウトプットする。
いきなり100点を出そうとしない。
こちらでございます。
例えば、さっきの”企画書を書く”のタスクの再分化だとしたら、まず前提を整理した段階で、「こんな前提の整理をしたけど、抜けてる要件があったら言って。」こんな感じでメンバーにフィードバックを求めたり、構成までできた段階で、その仕事を依頼した相手や、一緒に取り組む仲間ともむ。
早い段階でフィードバックを受ければ受けるほど、全体としての精度を短時間であげることもできるし、かつ完成してからの手戻りを最小にする効果がありますので、二三割のできるだけ早めにアウトプットして、フィードバックを得ながら仕事を進めていく。
こういう仕事のやり方を得ようと思うと、翻って、さっきの”細分化して一気にやらない”ことが必要にもなってくるんですよね。
仲間の力を借りながら精度を上げていくためにも、必要なプロセスかなと思っています。
気付いた時からいくらでも変えていける
こういった時間管理が習慣になった時に、終わるかどうか分からない不安や、仕事に追われている感の中で、大事なことに時間を割けられていないのではという不安を手放すことができて、結果として、私自身も心に余裕をなくす状態と決別できてきているのかなと思っています。
私自身も、忙しいイコール心に余裕がない状態を経験した身からすると、時間の使い方や仕事の進め方は、気付いた時からいくらでもまだまだ変えていけるなと、そんな手ごたえを持っています。
なので、あいちゃんも忙しくて余裕がない状態は、まだまだハンドリングしていけるよと思いますので、そんな仕事のやり方を一緒に実践していけたらいいなと思っています。
お聴きいただきありがとうございます。
今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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