【秋田移住から6ヶ月】ローテクで業務改善！年末のお節商戦を手伝ってみました

明けましておめでとうございます！年が明けてからだいぶ経ちましたが、ようやく落ち着きました。

年末に妻のお店でお節商戦を手伝ったのでその時のことを書きます。

妻のお店では毎年お節の販売を行なっています。

地方発送もしており、東京や愛知など遠くのお客様もいらっしゃいます。
今年一番遠方だったのは沖縄でした。

冷凍のお節か、生のお節か

お節といえば、ネット通販ではもう恒例行事の一つとなっています。

よくネットで販売されているお節は「冷凍お節」が普及しております。

注文数が増えれば増えるほど、冷凍お節の比率は高まります。

1月から来年のお節に取り組み始めているメーカーもあるくらいです。

妻のお店では生お節を冷蔵便で発送しております。

「新鮮でお店の味をそのまま届けたい」という点と、届いた後に「お客さまがわざわざ解凍するといった手間を省きたい」という理由で生お節にこだわっています。冷凍だと間違えると味が落ちてしまいます。

お店に秋田支社を登記させてもらっているので手伝うことになったのですが、私は料理はできません。

そこで物流を担当することにしました。

ハイテクよりもローテクで業務改善

12月からお節の注文を受け付けることになりました。

これまでは注文があれば、注文用紙に記入して管理するというのが定番でした。

昨年までのお節通販についてヒアリングした際に手書きの注文用紙だと発送直前の確認作業が手間になると感じました。

手書きは電話越しだと素早くメモを取ることができますが、人の字は意外と読み取れないことがあります。自分の字すら読めないこともあります。そこはデジタル化が必要だと感じました。

ここでECの仕組みを導入すれば、決済やデータの管理もしやすいのですが、繁忙期にやり方が急に変わると、ミスも発生しやすくなります。
特にお節はミスは許されません。

新しいことを覚えることで料理に集中できなくなるのは困るので、まずは現場の皆さんが面倒だと感じることを無くしていくことにしました。

ハイテクよりもローテクによる業務改善です。

ECの仕組みは使用せずにGoogleフォームで予約を受け付けることにしました。

Googleフォームは無料で使えますし、セキュリティも高くGoogleスプレッドシートでデータも保存できます。フォームのカスタマイズも非常に楽です。

これまで予約は下記の経由で受け付けていました。

• ご来店からの予約

• お電話からの予約

• SNSのメッセージからの予約

• 電子メールからの予約

・・・とても複雑です。

SNSからのメッセージなんて見失ってしまいそうです。
今年はこれにGoogleフォームが加わりました。

お客様のご要望にお応えするお節の注文

妻のお店で提供するお節はお客様のご要望によって様々なカスタマイズがされております。

• 通常の三段お節（4-5人用）

• 一人用のお節（三段）

• 一段お節（一人用）

• 妊婦さん向けにアレンジ

• 歯が弱っている高齢者向けにアレンジ

• お子さんが好きなメニュー中心にアレンジ

上記のようなカスタマイズがあると、金額変更もあるのでGoogleフォーム予約で正解でした。

データベースで全注文を管理

次にファイルメーカーで注文のデータベースを作成しました。

あらゆる全ての注文をこのデータベースで管理します。

データベースで出荷日、お支払い、発送状況も管理することにしました。

お電話やご来店時に受けた予約の用紙も全て取り込みました。

データベースだと必要な箇所だけデータを抽出することもできますし、
電話やメールでお問い合せがあってもあらゆる項目から検索することができます。

発送日が近くなれば必要なデータを抽出してリストを作ることでミスを防ぐことができました。

宅配伝票を手書きからプリンター印刷へ変更

宅配伝票の手書きはとても時間がかかります。

この機会にプリンター印刷へ変更することにしました。

手書きだと天地無用などのステッカーも個別に貼らなくてはならなくなりますが、プリンター印刷だと、天地無用の注意書きも自動的に表示できるように印刷できますので個別にステッカーを貼る手間も省けました。

発送した伝票番号のデータのダウンロードもできるので、定期的にデータベースに反映しました。

梱包は工夫次第

秋田では正月にきんきんという魚を食べる習慣があるそうです。

このきんきんもお店でよく売れており、しっかり焼いて発送します。

店のきんきん焼きは名物となっているようで、胸びれがピーんと立った状態で発送します。

このひれが折れるのではないか？と心配しましたが、杞憂に終わりました。

工夫を凝らした梱包で無事に折れずに発送しています。

お節ときんきんの両方を梱包する時は、妻の神技を見ることができました。

物流担当者はゴールキーパーに似ている

ネット通販の最大の山場は物流です。

物流はサッカーで言うところのゴールキーパーに似ている。

ゴールキーパーは0点で抑えた試合はとても気持ちがよくて、点を決められるとなんだか申し訳ない気分になります。

物流も同じで、ミスがない日は気持ち良いのですが、発送ミスなどあればすぐお客様への申し訳ない気持ちで一杯になります。

余談ですが、母校が高校サッカー選手権で準優勝でした！！

お節は昨年以上によく売れて大きなトラブルもなく無事に正月を迎えることができました。

以上！