社会人として一目置かれる（かもしれない）テキストコミュニケーション術
この記事は、自社のインターン生向けに書いたものをベースに一部細かい表現を調整したものです。
最初にお伝えすると、ある程度社会人経験のある方にとって目新しい内容では正直ないと思います。ただ、4月から社会人になった方や、若手の社会人でテキストコミュニケーションに課題を感じている方には多少参考になる部分があるかもと思い、公開してみました。
テキストコミュニケーション力は現代のビジネス必須スキル
コロナ禍で急速にリモートワークが普及し、社内外のコミュニケーションが「口頭 & 対面」から「テキスト & オンライン」へと変わりました。この流れはコロナが収束した現在、そして今後も一定残り続けるでしょう。
一方、テキストコミュニケーションについて会社で体系的に教わる機会は意外と少ないです。敬語の使い方やメールのマナー等は研修で教わることも多いですが、ビジネスを円滑に進めるための文章の書き方についてフィードバックされる機会はそこまで多くないように思います（あくまで自分の限られた社会人経験からの主観であり、あてはまらない業界や企業もあるとは認識しています）。
そのため「分かりやすく円滑なテキストコミュニケーション」のイロハを学生のうちに覚えて実践できるようになると、どんな業界・職種でも一目置かれるようになるはずです。
ということで、この記事ではビジネスで活かせるテキストコミュニケーションのコツを解説します。
「相手はあなたの文章を読みたくない」という大前提を持つ
まず社内外含めて、あなたの文章を進んで読みたい人は1人もいないと思ってください。
社会人は基本忙しいです。限られた時間でいろんな業務を並行しながら、その合間で大量のチャットなりメールを読んでいます。そのため言葉は少々強いですが、できればあなたの文章なんて読みたくないわけです。
そんな状況で、もしあなたから送られた文章が長くて分かりづらく、何を言いたいか良く分からないものだとどうなるでしょうか？
伝えたい趣旨が伝わらずコミュニケーションがズレてしまう
やり取りのラリーが増えて仕事の進捗が遅れる
対応を後回しにされ返信が来なくなる
相手に「この人とのやり取りは面倒くさい」と思われ、仕事相手として敬遠される
こうしたことが起こり得ます。
そのため大事なのは「相手は自分の文章なんて読みたくない」という認識を持ったうえで「どうすれば相手の負担（工数と考える手間）をもっと少なくできるだろうか？」と自分に問い続ける姿勢です。
ここから具体的なTipsを解説しますが、全てはこれらのマインドありきであることを念頭に置いてください。
短いことはいいことだ
同じ意味なら一文字でも短く、これがビジネスコミュニケーションの大原則です。文字数はノイズなので、少しでも減らす努力をしましょう。
具体的なコツは、言葉ダイエットという本から学んでください。
文章を短く端的にするためのおすすめの方法は、以下のように箇条書きを適度に活用することです。
まず伝えたいことを箇条書きで列挙する
その後、必要な箇所だけを文章に変換する
送るテキストの全てが通常の文章だと、メリハリがなく読みづらくなりがちです。実際に相手に送る文章でも適度に箇条書きを織り交ぜると読みやすい文章になります。
また、ビジネスシーンでは敬語を意識しすぎた結果、回りくどく分かりにくい文章になっているケースもよく見かけます。例えばこんな例です。
昨日の会議におきまして、山田部長様より、新製品の開発に関しまして、スケジュールの見直しについてご提案を賜りました。
私どもといたしましては、山田部長様のご提案を真摯に受け止め、社内の関係各所と緊密に連携を取らせていただきながら、検討を重ねさせていただく所存でございます。
つきましては、お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、関係各位の皆様におかれましては、何卒ご理解とご協力を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
これはさすがに極端な例ですが、この文章は「山田部長から新製品開発のスケジュール見直しの提案がありました。社内で検討しますので、ご理解とご協力をお願いします。」という比較的シンプルな内容を伝えるために、過剰に敬語が使用されています。その結果文章が長くなり、要点がわかりにくくなっています。
適切な敬語はもちろん使うべきですが、一方で過剰に使ってしまうと文章の本意が伝わらず、逆に受け手に負担を与えるので避けた方がいいです。
あなたの文章は読まれない。はじめの3行で結論と要旨を伝えきる
もし「相手は自分の送った文章を全てしっかり読んで理解してくれるはず」という考えが今少しでもあったら、すぐに捨て去ってください。
残念ながら、ほとんどの人はあなたの文章を最後まで読みません。さっと見て、自分が気になった情報以外は読み飛ばします。そして文章が長ければ長いほど、読み飛ばされる範囲は広がります。
そのため相手に理解されたい文章を書く場合は、
どんな用件か？
どんなアクションを取るべきか？
（もしあれば）期限はいつか？
これらを最初の3行程度で明確に伝わるよう構成する必要があります。仮に後半が読み飛ばされたとしても、相手に文章を送った目的が達成されればOKという意識を持ちましょう。
具体例を挙げてみます。
◆良い例
田中さん、お疲れさまです。明日の会議資料を作成しましたので、レビューをお願いします。
・レビューいただきたい点: 資料の内容、構成、誤字脱字の確認
・資料URL: [リンク]
・レビュー期限: 本日18:00までにお願いしたいです
補足事項：
資料の内容は、先週の議論を踏まえて、新たな提案を盛り込んでいます。 チームメンバーにも事前に確認してもらい、意見を反映させました。
ご多忙の中恐縮ですが、期限までにレビューいただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。
山田
◆悪い例
お疲れさまです。 先日お伝えした通り、明日の会議に向けて資料を作成しています。 資料の内容は、先週の議論を踏まえて、新たな提案を盛り込んでいます。 チームメンバーにも確認してもらい、意見を反映させました。 現時点での資料は添付しているURLからご確認いただけます。
明日の会議では、この資料を使って議論を進めていきたいと考えています。 つきましては、資料の内容についてレビューをお願いできますでしょうか。 特に、提案内容の妥当性や、資料の構成、誤字脱字などを確認していただけると助かります。
レビュー結果は、明日の会議までにいただけると助かります。 ご多忙の中で恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
良い例では、依頼事項、参照URL、期限をはじめに簡潔に伝え、背景や補足は末尾に記載しています。このケースで相手に一番伝えたいことは「資料のレビューを期限までにしてほしい」なので、最悪それ以外は読み飛ばされてもいいわけです。とにかく結論・要旨ファーストで文章を書くようにしましょう。
相手に取ってほしいアクションを冒頭で明記する
メールの件名で「〇〇について」と書く人は多いのですが、これは良くない件名です。
これだと報告なのか、依頼なのか、相談なのかが分からないので、相手は本文を読んで自分の取るべきアクションを考えなくてはなりません。これは面倒です。
以下のように、相手の取るべきアクションが一目でわかる件名をつけるようにしましょう。
〇〇に関する修正のご依頼
〇〇の変更に関するご相談
〇〇が完了したことのご報告
チャットの連絡でも「〇〇についてご連絡させていただきました」という始め方をしがちですが、これもメールと同じく良くない入り方です。
相手がYesかNoだけで答えられるのが理想的な文章
クライアントワークの理想は、相手から「はい！」とだけ返答がもらえることです。質問が来たら負けだと思うくらいの意識をするとよいです。
たとえば、相手に何かを提案する場合の悪い例・良い例を挙げてみます。
◆悪い例
A案とB案があります。どちらがよいでしょうか？
◆良い例
A案とB案があります。A案には◯のメリットと✕のデメリット、一方でB案には△のメリットと□のデメリットがあります。私は～～という理由からA案の方が良いと考えていますがいかがでしょうか？
悪い例は、背景がなく相手が一からどちらを選択するべきかを考える必要があり、不親切です。一方で良い例なら、相手は「じゃあAでお願いします」「いや、～～なのでBがいいです」と2択で答えやすいですね。
もう一つ例を挙げます。「ある仮想のスマホアプリ（家計簿アプリ）の動画制作でのディレクション」での一例です。
◆悪い例
〇〇さん、お世話になっております！
クリエイターさんから質問があったため確認させていただきたいのですが、"支出の見える化"の機能紹介というのは、具体的にどんなシーンを撮影すればよろしいでしょうか？
また他のクリエイターさんからは「古いスマホでも機能するのか？」という質問が上がりました。公式サイトによるとiphone、Androidどちらでもインストール可能とのことですが、バージョンや機種については問わないのでしょうか？こちら制限などあれば上記質問とあわせて共有いただけると助かります。よろしくお願いいたします。
◆良い例
〇〇さん、こんにちは！ クリエイターさんから質問を2点受けたので、以下について教えていただけますでしょうか？
・訴求として記載いただいた「"支出の見える化"の機能紹介」は、アプリ内の支出一覧の画面を動画内で見せる形でよろしいでしょうか？
・iPhoneのバージョン●●でこのアプリの利用は可能でしょうか？クリエイターの所有するスマホが古めの機種のため、使用の可否を確認したいです。
それぞれを比較すると、以下の点に差があります。
箇条書きで質問内容を整理している
相手がYes / Noの二択で答えられる内容にしている
特に2点目は重要で、できる限りオープンクエスチョン（2択でなく複数の選択肢がある質問）をせず、2択で答えられる質問をするよう心がけましょう。
この例で、文章の送り手はアサインするクリエイターからオープンクエスチョンで質問をもらっているのですが、悪い例ではそれをそのまま受け手である発注者に伝えています。良い例では、送り手が自分で仮説を立てたり、クリエイターから追加で情報を収集することで、発注者に質問をする時点で2択の選択肢にしています。
この例のようにディレクターの立場で仕事を進める場合、単に伝書鳩になっては介在価値がありません。双方の情報を整理し、スムーズに進行するための工夫をすることが重要です。
文章に隠れた前提がないか？を意識する
たとえば普段友だちや家族とコミュニケーションする際、多くの場合は様々な前提を共有しています。そのため前提をわざわざ言わなくても会話が成立することも多いです（「こないだのアレさ～」で会話が通じるイメージ）。
一方で仕事のコミュニケーションでは、相手が自分と同じ知識や背景を共有していないことが多々あります。そのことを意識しないと、以下のようなことが起こり得ます。
お客さんが知らない専門用語や略語を使ってコミュニケーションをしてしまう
部下が上司に報告する際に、自分しか知らない情報を上司も知っている前提で省略して話してしまう
特に専門性がある分野ほど、自分と相手の前提知識が異なるため「相手の知らない情報を自明なことのように話してしまう」ということが起こりやすいので注意が必要です。
もちろん、いつでも前提を省略してはならないというわけではありません。お互いに知っていることをあえて言葉にすると冗長になってしまうので。ですが、「このトピックのこの部分は前提を共有できているか？」という意識は常に持ちましょう。
相手にクリックさせない
詳しくはこの記事を読んでください。要は相手に余計な工数をかけない（負担をかけない）ということです。
特に大事なところを一部抜粋します：
気ぃ利かんやつの代表選手が、メールの添付ファイル問題やな。
「いただいたフィードバックを反映したのでご確認ください」っちゅう文面だけで、あとは添付ファイルのパワポを確認させようするやつ、時々おるやろ。「しばいたるぞコラ」思う。おっさんだけやないはずや。100人中96人が思うで。
これやってるやつ、ええか、よう聴いとけよ。
こういうメール送るとな、どこ変更したかが分からんから、確認する側は添付ファイルをクリックして、パワポ立ち上げて、1ページずつスライドを見ていかなあかんねん。
もうこの時点でめんどくさいやろ？この説明読むだけでもめんどくさい。書くのもめんどくさい。大阪弁に変換するのもめんどくさい。
何が問題かって、確認する側は、更新してへん箇所も見る必要が出てくんねん。せやから、ぜんぶの変更箇所に気ぃ付かん可能性も出てくるわな。
さらに変更箇所が一目で分からんやつ、あるやろ。あれほんま最悪やで。
確認の手間がめっちゃ増えるし、確認の精度もめっちゃ落ちる。ついでにおっさんの評価もガタ落ちや。「あのおっさんちゃんと見てくれへん」言われてまう。あほか。おまえに付き合ってたらおっさん死んでまうわ。
こういう場合はな、「添付ファイルを見てください」やなくて、メールの文面の中で、具体的にどこ変えたかを明確に示すべきなんや。
例えばこんな感じやな。
P2：お客様の社名を新社名に更新しました
P5：ご指摘に合わせて図のA社をB社に変更しました
P9：図表に注釈を加えました
P16：リード文の内容を見直しました
ほんでパワポの中に「ここを変えました」ってでっかい赤い矢印とかあったら最高やな。絶対見落とさへん。
依頼する際は背景を伝えよう
何かを依頼されることは、基本面倒くさいですし、時間を奪われるネガティブな事象です。なのでほとんどの人は、本音としてはできればやりたくないわけです。
にもかかわらず、何の配慮もなしに「これをお願いします」とただ依頼内容だけを投げられると、結構な割合の人はイラッとします。
そのため、特に社外の人に何かを依頼する際は、以下のいずれかを背景として伝えるようにしましょう。
相手がそれをやらなければいけない理由
対応することで相手が得られるメリット
逆に対応しないことのデメリット
上記の要素がない、つまり相手にメリットや必要性のない依頼はなるべくしない方がいいです。状況によってはどうしてもそうした依頼をせざるをえないシーンもあると思います。その場合は、理解と協力を得られるよう誠意を尽くして説明をしましょう。
相手からリアクションがない場合、90%くらいは自分が悪い
クライアントワークで「この人に連絡するといつもレスが遅い or 返ってこない…」というケースはしばしばあると思います。こうした場合、もちろん相手側の理由（忙しい、元々レスが早いタイプでない）はありますが、送り手の工夫次第で早める余地も多くあると思います。
たとえば、以下はパッと思いつく要素です。
自分の送っている文章が分かりにくいせいで返信が面倒なのでは？
文章を短くわかりやすくし、返信しやすいよう改善する
連絡のタイミングが相手にとって良くない時間帯なのでは？
相手からの返信が来やすい時間やタイミングを狙って連絡する
そもそも相手がテキストより口頭のコミュニケーションが好きなタイプなのでは？
テキストに固執せず、電話やオンラインmtgでコンタクトを取る
返信が来ないことを相手のせいにすることは簡単ですが、それでは何も解決しません。
相手を変えることは基本的にできない以上、それでも仕事を前に進めるために工夫する必要があります。自分自身の行動やアウトプットをどう変えるか？にフォーカスしましょう。
さいごに
ここまで挙げた内容を実践できれば、少なくとも仕事におけるテキストコミュニケーションでつまづくことはかなり減るのではないかと思います。
ただ序盤でも述べましたが、最も大事なのは具体論ではなく「どうすれば相手の負担をもっと少なくできるだろうか？」を追求する姿勢です。これはテキストコミュニケーションだけでなく、そして業種や職種を問わず、ビジネスのあらゆるシーンで必要なマインドセットだと思っています。