想像力×スケジュール管理＝仕事力Up

先を見越して段取り良く仕事を進めることは容易ではありません。
プロモーションするにつれて、短期間で決断を迫られたり、準備時間を十分にとれないまま会議でプレゼンするなど、自分のペースで仕事ができない状況はどんどん増えていきます。このような状況をどのようにして乗り越えればよいのでしょうか。

一つの解決策は「スケジュール管理」に答えがあると思っています。

タイトルの通り「想像力」と「スケジュール管理」は密接に関係していると私は思っています。一見、関係なさそうだがこの二つは密接に関係しています。

それでは「デキル人のスケジュール管理」とはどんな姿だろうか？

事前に先まで起こりうることを見通しており事前に資料が準備されている。さらに会議の背景や意図を理解しており予習ができているため、上司から質問されても適切に回答している。。。
指示された資料はPre readが送付されており、会議で資料が出てこないなんてことはない。事前に上司にもチェックしてもらったのか、完成度も高い。

普段から慌てた様子はなく、余裕すら感じられる。。。こんな姿でしょうか。ここまでスマートな仕事っぷりは理想とする姿ですが、容易ではない。少しでも近づきたいものですよね。

管理職になり、階級があがるにつれて、会議も増え、トップマネジメントからの急なリクエストに四苦八苦する状況。。。私は余裕をもって行動したい派なので、こういった状況を可能な限り避けたいと思い、スケジュール管理を実践しているので紹介したいと思う。

短期的スケジュール管理
1）毎週土日を使い「2週間分のスケジュールをDairy単位」で確認する。私の場合、会議が1日10個以上ある日が多いが、1つ1つ「タイトルと開催者、参加者」を確認する。

2）1）の情報があれば、会議の目的や進行をある程度は想定できる。自分に与えられそうな役割を想像しながら、準備に必要なことを抽出する。

3）2）を踏まえて「何をいつまでに実施するのか」タスクを整理するともに、目的が不明な場合などは開催者にメールを送信して確認する。

4）他の参加者の準備が必要な場合は事前に連絡を入れておくことで会議を効率的に運営できる。結果、議論を進み、自分の仕事も進む。

＊ここで大切なことは、限られた情報から「会議で自分に何が求められているのか想像する」ことだ。これが完璧にできればあとは準備するだけだ。ただし、個人の想像力の強弱により大きく結果は異なるのだ。

＊ポイントは「誰が主催している会議であり、どんな背景や目的があるのか？自分を含めた参加者にどんなことを期待しているのかを想像することだ。

＊ただしすべての会議にフォーカスしている時間はない。よって、会議を重要度で分類してプライオリティの高いものにフォーカスして準備を進める。最小限の準備で、最大の成果を得るのです。

中長期スケジュール管理
1）月に1回は6か月スパンでスケジュールを確認する。

2）この際、大きなイベント（全社会議や外部ステークホルダーに関連するものなど）を中心に眺め、見落としがないのかをゆっくり確認する。開催者の不手際でインビテーションが飛んでいないことは多々あるため、昨年度を振り返りながらスケジュールの抜け漏れを可能な限り防ぐ。

3）重大なイベントは準備にそれ相応の時間を要する場合が多く、数ヶ月スパンでチェックポイント（会議や資料作成の期限）を設けて、着実に準備を進めることが必要であるため、センサーを張ってピックアップしておく必要がある。

4）スケジュールを確認後、メンバーやステークホルダーに対してアテンションをかけることで全体がスムーズに動くようになる。自分だけががんばって準備しても何も動かないのだ。

5）土日祝日に仕事が入る場合、プライベートなスケジュールにも影響するため、公私ともにイベントを確認しておくことが大切である。

＊中長期的にスケジュールをOverviewすると、重大なイベントを中心にチェックすることになる。重大なイベントにはプレゼンテーションなど準備に時間を要するタスクが発生する。これらの事前準備が必要であることに気づけば予めタイムラインを引いて、会議や資料の作成期限を設定することができる。ここに気付くかどうかで仕事の進め方は大きく変わるのだ。　

＊昨年度のスケジュールを参考にすると、抜け漏れを拾うことができる。Outlookなどのカレンダーを活用していれば、定期スケジュールに組み込んでくれるため、手帳よりも管理しやすい。

最後に…

スケジュール管理は単なるタスクの一つであると捉えられがちだ。しかしながらその管理の質を向上させることは容易ではない。一種のプロジェクトマネジメントのようなものだからだ。私は質の向上に寄与する一つのに「想像力」があると考えている。想像力が乏しければ、将来起こり得ることを規定できないからだ。想像力を鍛えることは容易ではないがスケジュール管理を通して想像力を鍛えることはできるのではないかと思う。結果的に視座が高くなり、適切に仕事を進め、評価も向上する。良いことずくめだ。