マネジメント層に欠かせない資料チェックのポイント

ジョブレベルが上がるにつれて大量の資料に目を通す必要がでてくる。それでは、マネジメント層が資料をチェックする際にどんなポイントに留意すべきでしょうか。私自身の反省の経験も踏まえつつまとめてみたいと思います。

1. 目的の明確化

• 資料の目的やゴールが明確であるか。
• 誰に向けた資料なのか（上層部、顧客、社内メンバーなど）を考慮しているか。
• 目的に沿って、内容が適切に整理されているかを確認する。

2. メッセージの一貫性とインパクト

• 伝えたいメッセージが一貫しているか。
• 資料の内容が、マネジメント層やステークホルダーの関心に適切に対応しているか。
• 重要な点が強調され、読み手にとってインパクトのある内容になっているか。

3. データの正確性と信頼性

• データや数値に間違いがないか、また信頼性のある情報源に基づいているか。
• 最新のデータや情報が反映されているか。
• 推論や結論がデータに裏付けられているかを確認する。

4. 論理的な構成と流れ

• 論理的に整理され、全体の流れがわかりやすいか。
• 各章やセクションが、資料全体の流れの中で適切に繋がっているか。
• 特にマネジメント層が短時間で要点を把握できるよう、簡潔で分かりやすい表現がされているか。

5. リスクと課題の明示

• 提案や計画に関連するリスクや課題が明示されているか。
• リスクに対する対応策や予防策が盛り込まれているか。
• 問題点を無視せず、適切に評価・言及されているか。

6. 実行可能性の検証

• 提案されたアイデアや施策が、現実的に実行可能か。
• 実行のために必要なリソース（時間、人員、コストなど）が適切に見積もられているか。
• マネジメント層として意思決定に必要な根拠が揃っているか。

7. ビジネスへの影響と収益性

• 提案が会社全体や部門に与える影響を適切に評価しているか。
• ビジネスの収益性や成長にどのように貢献するかが明確になっているか。
• 長期的な視点での影響が考慮されているか。

8. 法令順守およびリスク管理

• 提案や施策が法令や社内ルールに準拠しているか。
• リスク管理の観点から問題がないか。
• コンプライアンスに対する配慮が反映されているか。

9. 視覚的な明瞭さ

• 資料が視覚的に分かりやすく、過度に複雑になっていないか。
• グラフや図表が適切に使われているか。
• 簡潔かつ見やすいデザインになっているかを確認する。

10. ステークホルダーの視点

• 資料がステークホルダーの視点に立って構成されているか。
• それぞれのステークホルダーにとっての利点や利益が伝わる内容か。
• 各関係者の疑問や反論に対応するための情報が含まれているか。

マネジメント層の資料チェックでは、上記のポイントを踏まえた多角的な視点が重要です。特に、戦略的な整合性、リスク管理、実行可能性と収益性の観点は、意思決定を支える上で欠かせない要素です。

とは言え、大量の資料に同じレベルのエフォートをかける余裕は我々にはありません。プライオリティをつけて実行可能な範囲でやるしかありません。最近『速読』の力が改めて必要なのではないかと感じ始めたいます。