人に仕事を依頼したら私が心がけている３つのこと　〜リモートワーク期〜

前職で、新入社員教育担当になった私。
新入社員に任せた仕事がなかなか上がってこない、任せた仕事のポイントがズレている…ということを経験し、なんでうまくいかないんだろうと悩んでいました。
プロジェクトマネジメントに精通している同僚がいて相談したところ、下記2点をアドバイスされました。

　①　期日までに何度か「やってるか」の確認をする
　②　仕事を任せるときにそのタスクのポイントを予め提示する

仕事を依頼した後に、完成まで「待ち」の姿勢でいたことや、この辺りは気をつけてねというポイントを示せていなかったことに気がつきました。

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あれから数年…

現在、社内プロジェクト推進のリーダーを担当しています。３人という小さなチームですが、社内全体を巻き込む大きめのプロジェクト。
メンバーに仕事を依頼する際に、細かくタスク化して、ポイントを示した上でお任せしています。
また、期日よりも前に
「これ進められていますか？」
「このタスクで躓いているところはないですか？」
と確認をするよう心がけています。
さらに、元同僚のアドバイスに加えてコロナ禍のリモートワークだからこそ心がけているのは、こちら。

　③  質問の回答やフィードバックを求められたら、自分の個人作業よりも優先して確認と返事をする

オフィスのように気軽に声かけできない。その状況下で、依頼したタスクに取り組む中で出てきた疑問や質問をそのままにすると時間だけが過ぎ去ってしまいます。
会議以外はテキストでのコミュニケーションが中心なので、何か質問の回答やフィードバックを求められたら、優先順位を高めて返事をするようにしています。

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かつて同僚の影響を受けて勉強したプロジェクトマネジメント・コーディネーター(PMC)資格試験のテキストにもコミュニケーションにおいてプロジェクトマネジメントに求められることの記載があります。

情報伝達が情報の正確性やプロセスを重視するのに対して、コミュニケーションは共通認識を作ることを重視する。相互の関係性を捉え、共通認識によるつながりを生み、目的の達成に向けて協働し合う集団へと導くために、コミュニケーションをデザインすることが、プログラム・プロジェクトマネージャーに求められる。
（改訂3版 P2Mプログラム&プロジェクトマネジメント標準ガイドブック P.703）

改訂3版 P2Mプログラム&プロジェクトマネジメント標準ガイドブック

読み返すと「お、、重い」となってしまいますが、日々の小さな報告や相談ができる関係性を作り、スムーズなコミュニケーションを成立させることが、プロジェクト成功を繋がると解釈しています。

まだまだプロジェクトマネジャーとしては卵ですが、今後も上記３つのことを心がけながら、経験をたくさん積んでみたいと思っています。