リスターの第7回「プロジェクト管理講座」を受けてきました！
前回はプロジェクト『計画』についての授業を受けてきましたが、今回はプロジェクトの進め方や必要な知識などについての内容になっています。
ここからは今回受講した第7回「プロジェクト管理講座」について紹介していきます！
プロジェクトマネジメントとは
まずは、プロジェクトマネジメントやプロジェクトマネージャーの意味についての説明です。
プロジェクトマネジメント
『プロジェクト』とは、新規事業の立上げやシステム開発などのために実施される、有期的な業務のことです。
次に『マネジメント』は、「経営・管理」のことです。
プロジェクトマネジメントでは現場の管理の意味合いが強いとのことでした。
プロジェクトマネジメントの本質は、「プロジェクトの目的を設定し、達成するためのルートの選択し、成功まで導くこと」となります。
PM
プロジェクトマネジメントには下記のようなポジションがあります。
PM（プロジェクトマネージャー）
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）
PL（プロジェクトリーダー）
まずは『PM』について説明していきます。
『PM』は、プロジェクトを遂行する人のことです。
プロジェクトにPMを導入するメリットとして、下記のようなことが挙げられます。
ビジネスの価値実現
プロジェクトは目的ではなく手段で、その目的はビジネスの価値を実現させることとのことです。
プロジェクトの成功＝その先のビジネスの価値を実現させること言えます。プロジェクトの円滑な推進
PMは「QCD：品質(Quality)、費用(Cost)、スケジュール/納期(Delivery) 」の観点からプロジェクトを推進します。
計画を立てて推進し、プロジェクトをコントロールしていきます。チームを動かす
プロジェクトを推進するためには、顧客やチームメンバー、ステークホルダーと協力する必要があります。
それぞれが好き勝手に行動しないように、PMが意思を統一してプロジェクトを進めていきます。
PMO
『PMO』の役割は「PMの補佐」です。
大規模なプロジェクトの場合、細かいプロジェクトが並行していくことになり、PM一人では管理が難しくなるため、複数名でPMを支えます。
PMOは、複数のプロジェクトの資料作成や進捗管理など横断的に支援を行います。
PL
『PL』は現場でプロジェクトを実行します。
PMはがプロジェクトメンバー～ステークホルダー全体の管理を行うのに対し、PLは主にプロジェクトメンバーの管理を行います。
プロジェクトの座組は異なる場合もある
プロジェクトによって、上記で説明した座組とは異なる場合があります。
PMOやPLがいないことや、PMが複数のプロジェクトを管理することもあるようです。
PMが現場の管理を行うこともあるため、どのポジションでもコミュニケーション能力は必須との事でした。
プロジェクトマネジメントの流れ
プロジェクトマネジメントは下記にのようなプロセスで実施されます。
立ち上げプロセス
プロジェクト開始の宣言する。計画プロセス
プロジェクトの目標や範囲の決定し、実施内容・管理方法を計画する。実行プロセス
計画プロセスで決めた作業を実施する。監督・コントロールプロセス
実行プロセス中の進捗状況や課題管理、調整を行う。（定期的に実施する）終結プロセス
計画プロセスで決めた目標が達成されたことを判断する。
必要な知識
上記のプロセスを実施するためには、下記のような知識が必要になります。
プロジェクト統合マネジメント
プロジェクト・スコープ・マネジメント
プロジェクト・スケジュール・マネジメント
プロジェクト・コスト・マネジメント
プロジェクト・品質・マネジメント
プロジェクト資源マネジメント
プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント
プロジェクト・リスク・マネジメント
プロジェクト・調達・マネジメント
プロジェクト・ステークホルダー・マネジメント
これらを10個の知識を駆使してプロジェクトを完遂することが、プロジェクトマネジメントの基本とのことでした。
ここでは割愛しますが、授業ではこれら一つひとつに対しての説明がありました。
立ち上げ～計画プロセス
まずはプロジェクトの開始を正式に宣言します。
その後、プロジェクトマネジメントの計画書を作成していきます。
計画書の種類は様々あるため、ここでは割愛します。
全てのプロジェクトで文書化する必要はありませんが、漏れのない計画が必要との事でした。
実行プロセス
実行プロセスでPMは、計画プロセスで作成した計画書通りに作業が行われるように、ステークホルダーとの打ち合わせや、計画の実行指示などを行います。
実行プロセスではこのように、プロジェクト作業の指揮をとることがPMの役割です。
監督・コントロールプロセス
監督・コントロールプロセスでは、『WBS』と『定例ミーティング』によって、プロジェクトの進捗状況を確認します。
WBS・定例ミーティングで管理
WBSでは、「完了すべき作業が終わっているか」「開始すべき作業に着手できているか」を必ず確認します。
ミーティングの設定や進行もPMの役割です。
ミーティングは定例化させることで計画的に進捗を把握することができます。
プロジェクト遅延時の対応
プロジェクトマネジメントを完璧に実行しても、様々な要因で遅延が発生することがあるようです。
その場合は下記のような方法で作業時間を短縮していきます。
クラッキング
『クラッキング』は、作業要員を追加して対応する方法です。
例として、残り2日で4人日かかる場合、2名体制で作業を進めていきます。
ファスト・クラッキング
『ファスト・クラッキング』は、通常作業Aのあとに作業Bを行うをところを並行して行う方法です。
どちらの方法も、作業要員を追加する必要があります。
遅延の注意点
プロジェクトの遅延によって、本来の目的が遅延し、顧客に損害を与えます。
この場合、遅延要因が自社にあるのか、顧客にあるのか確認する必要があります。
自社要因では、自社が費用を負担して増員する必要があります。
顧客要因の場合は、追加費用をもらって増員するか、期日を延期してもらうなど対応してもらうことができます。
しかし、顧客要因の場合は、事前に計画を連携し、期日通りに対応してもらう必要があることを伝えていなければ、自社で遅延が発生したことになるので注意が必要との事でした。
プロジェクトの要求変更
プロジェクトは、顧客の要求が変更することはよくあるようです。
影響範囲
要求が変更したら、着手済みの作業の修正があるか、追加資源は必要かなどの影響範囲を特定し、変更箇所を洗い出します。再見積もり
変更箇所を特定したら、影響のある計画について、要求に則って改めてプロジェクトの見積もりを実施する必要があります。
終結プロセス
プロジェクトの終結は、最終的に計画書に記載されている成果物が創出できているかが基準になります。
計画通りの「品質」「コスト」「スケジュール」で創出できていれば、問題なくプロジェクトを完了させたことになるとのことでした。
品質については、検証して結果報告書を提出することで品質を保証できるそうです。
重要なのは次に生かすこと
プロジェクトマネジメントのノウハウは、自分や会社の財産となります。
プロジェクトマネジメントスキルは知識だけでなく経験がものを言うため。ノウハウを蓄積できるPMだけが本当に活躍できるPMとして大成できるとのことです。
まとめ
今回の授業では、プロジェクトでの役割やプロジェクトの進め方を学ぶことができました。
経験しないと実際に行う内容についてはわかりませんが、流れはしっかりイメージできるようになったと思います。
まだ経験がないため何とも言えませんが、しっかりと計画を立てることができる知識や、柔軟な対応が必要になるため、実際にプロジェクトを管理するのは非常に難しそう。。という印象でした。
参加した「リスター」についてはこちらです！