マンション管理会社からの業務報告は「Eメールで送ってもらう」のが正解

これまで長い間、マンション管理会社からの業務報告書を郵送で送っていただいておりました。しかし一昨年からPDFをＥメールで送付して貰う様に   変更しました。その結果、手間もコストもスピードも改善され、とても快適に情報共有できるようになりました。ポイントは下記の5つです。
 
➀送る手間が減る
郵便で送るためには、印刷をし、それをホチキスでとめ、宛名を貼った封筒に入れて送る手間が発生します。これがまず無くなります。
 
➁情報が早くこちらに伝わる
郵便の場合はこちらに届くまで1～2日はかかってしまいます。最近は土日が休みの為、土日が重なるとその分遅くなってしまいます。
 
➂輸送コストが激減する
管理会社での人件費が減り、郵便料金もかからなくなります。
 
➃管理組合関係者にメール転送することで、スピーディーに情報共有できる
以前ですと理事長だけが見て、その他のメンバーはほとんど見ないと言うのが実態でした。メールの場合は、簡単に転送できるので、理事の間での共有化が非常に速くなりました。
 
➄資料の物理的な保管スペースがいらない
送られてきた報告書を紙で保管しておくと、膨大なスペースが必要になります。しかしこれがいらなくなります。メールをPCだけでなく、OneDrive 等のクラウドにも保管しておけば問題無く保管できると思います。

マンション管理会社からの報告書類を、低コストでスピーディーに共有化していくには、メールで送ってもらうのがベストと思います。ちなみに管理会社との契約書に「管理会社からの業務報告を郵便で送る」となっていましたが、「メールでの送付」に変更いたしました。
 
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