自身で考えたTeachable MachineやPowerAutomateを使った販促業務の効率化アイデアについて、同僚と話し合ってみた！
こんにちは！
デジタルを用いて部内の業務改善に取り組む、小売業の販促・プロモーション担当のアラサー社員です。
今回が4回目の投稿となります。
前回の記事では発想を拡げて、プライベートをより充実させるためにどのようなデジタル技術を活かすことができるかを考えてみました。
今回は本題に戻り、普段の業務における課題に関わる作成したいもののアイデアを出して、そのアイデアをより良いものにするため、「スパーリング」という「自分のアイデアに対して疑問・質問を投げかけていだだき、良い点・悪い点や指摘事項など忌憚なき意見をいただき、アイデアをブラッシュアップさせていく。」手法を用いて取り組んでいきました。
▼前回の投稿はこちらから
アイデアをより良いものにするため、「スパークリング」ミーティングを実施！
今回はアポイントをとり、自分を含めて4人でミーティングをしました。
参加者→Aマネージャー・Cさん・Eさん・私
※参加者のプロフィール
Aマネージャー(男性の上司/プロモーション全般担当)
→直属の上司の方で、部下を尊重してくれ、困ったときには助け舟を出していただける上司。
Cさん(女性の先輩社員/SNS担当)
→チーム内で在籍年数が一番長いベテランで、アイデアマン。視点が私と異なりかつ論理的に意見を伝えていただける方。
Fさん(男性の先輩社員/ITシステム・開発担当)
→システム・開発周りのスペシャリスト。もの静かで、他のメンバーにはない、システム的見地から意見をいただける方。
私(男性/プロモーション・メルマガ担当)
制作アイデア① 販促物チェッカー
私は販促・プロモーション担当として販促物の作成・店舗への展開を実施しております。
その際、現在課題となっているのが「この販促物は今、売場に取り付けられていていいものなのか？」という判断となります。
店舗に取り付ける販促物を変更する際には、各店舗に対して支社経由で、差し替えの案内を送付します。
しかしながら、自社はチェーン店で数百の店舗を抱えていることから、全店舗で正しく差し替えができているか、全てを確認しきれていないという現状があります。
例えば承りの期限が記載されている「商品の予約企画」の販促物は、誰がみても、期間が終了しているから取り外さなければいけないという判断ができますが、提供するサービスのクリエイティブ変更に伴い販促物を刷新した場合には、販促物に使用期限の記載がないため、別に問題ないよね・・・とそのままになっているケースもあります。
この現状を改善するため、店舗担当者が現在使用していい販促物かをすぐに判断できるツールが欲しい・・・
そんなときに思いついたのが、Teachable Machineを用いた「販促物チェッカー」です。
自身で考えたアイデア(ミーティング前)
5W1Hのフレームワークを用いて、現状の課題から解決方法まで表にまとめていきました。
今回の案をより具体的にかつ実現可能なものへと発展させていくために、スパーリングの手法を用い、チームメンバーから意見や変更すべき点のご指摘をいただきました。
ミーティングを経ていただいた意見やアイデアの変更点(ミーティング後)
チームメンバーからは、画像認識の準備にかかる時間と精度が意見として挙がりました。POPデータはカメラで1枚1枚撮影するのではなく、既に配信しているPOPのバナーデータをそのまま読み取ることで準備の削減を図ることにしました。画像の精度については、オフィスと店舗では照明の明度やPOPの掲載場所が違うので、必ず近隣店舗で複数回の実証実験を行ったのちにリリースをするという流れに変更しました。
またLINE等アプリの使用に制限があるので、ブラウザでも使用できるツールにした方が良いという話になり、当初のLINE BOTからCodePenへの作成に切り替えていくことにしました。
また店舗展開にあたり教育やツールの管理をどうするのかという課題もあるため、実現に向けたハードルは高いですが、他の方法も考えながら課題の解決に向けて取り組んでいきたいと思います。
制作アイデア② SNSトレンド集計
２つめに考えたのが「SNSトレンド集計」というアイデアです。
現在X(旧Twitter)を用いた自社事業の分析を毎週行い、それをもとに提供サービスの改善を随時実施しています。
このように1週間単位でトレンドを掴むことはできていますが、「今何がおきているのか」、リアルタイムで確認するツールが無いために、お客さまが感じる負の声に対する対応も後手後手になっているのが現状となります。
この状況をどうにか改善して、すぐに状況を把握できるツールを作れないか・・・
そこで考えたのが、「PowerAutomateを用いたSNSトレンドの集計」です。
早速5W1Hのフレームワークを用いて、課題から解決法まで表にまとめてみました。
自身で考えたアイデア(ミーティング前)
この課題と解決策をよりブラッシュアップしていくために、チームメンバーから意見や変更すべき点のご指摘をいただきました。
ミーティングを経ていただいた意見やアイデアの変更点(ミーティング後)
同じような内容のツイートが短時間で複数のツイートがされた場合、上限〇回までという設定にしたりしたほうが良いという意見をいただきました。
確かに通知がひっきりなしに鳴り、業務の妨げになりかねない可能性があるため設定をしていきます。
またTeamsとの連携において、社内の権限確認を行ってから取り組んでいきたいと思います。
アイデアの変更した点については、既に部内で活用しているGoogleスプレッドシートへの統一や、アラートがなった原因のポストがすぐ確認できなければ作業の二度手間となってしまうため、アラートとともにポストが引用されるような設定にしていきたいと思います。
制作アイデア③ CS(カスタマーサービス)業務のリマインド・進捗管理
3つ目のアイデアは、CS(カスタマーサービス)業務のリマインドや進捗管理を、PowerAutomateによって自動化していくというものになります。
CS(カスタマーサービス)は対お客さまの窓口であり、当事業への信頼に関わる非常に重要な業務です。
この対応が後手に回ってしまうと、お客さまからの弊社の事業に対する信頼が失墜し、他社への離反へとつながる可能性があります。
現在はコールセンターと連携してCS業務に取り組んでいますが、一部コールセンター内では回答が出ず、弊社へ連携をいただく案件があります。
その際に大量のメールの中に埋もれてしまい、初動が遅れてしまう時が時々発生しています。
この状況を改善するためのツールとして考えたのが、「PowerAutomateを用いたCS(カスタマーサービス)業務のリマインド・進捗管理」です。
自身で考えたアイデア(ミーティング前)
表に課題から解決の手法までをまとめていきました。
この課題をより良くするために、チームメイトから意見をいただきました。
ミーティングを経ていただいた意見やアイデアの変更点(ミーティング後)
いただいた意見としては、Googleスプレッドシートに転記される要素やコールセンターからのメールに対して返信をしたら、返信した人の名前がシート内の担当者欄へ表記されるようにしてほしいというものがありました。
進捗管理シートの更新はうっかり忘れがちという現状もあるため、このアイデアを実装時に落とし込んでいけたらと思います。
またCSには担当者がいますが、休みの日も当然あるため、チームメンバー全員にくるような設定にしてほしいという声もあり、その点反映して作成を進めていきたいと思います。
まとめ
「より実用的なものを！」ということで、アイデアを1人で考え、練ってきたのですが、チームメンバーから意見をいただいたことで、足らないところや更に必要な要素など多くの気づきを得ることができました。
今般の人事異動でチームのメンバーが減り、より効率的な働き方を目指していくなかで、現状分析をより進め、課題解決すべき事項の優先度をつけてプロトタイプの開発をしていきたいと思います。