JTC等で働く予定の新人さんへ ②午前中の過ごし方
はじめに
前回の記事では、出勤・退勤時の注意点をまとめました。
今回の記事では、午前中の過ごし方についてまとめます。
新人さんが「損をしない」ためのアドバイスをお送りします。
午前中とは昼休みまでの時間のこと
午前の時間と午後の時間には、決定的な違いがあります。
午前の時間には、お昼休みという「終わり」の時間があるのです。
午前の時間は午後の時間のように、仕事が長引いたからと、時間外勤務で対応するということができません。
午前中の業務は、常に昼休みまでの時間を考慮して仕事を進めなければならないのです。
朝起きて夜眠るという普通の生活をしていれば、午前は最も頭が冴え、気力に満ちているので、より多くの仕事をこなしたいという気持ちになるかもしれません。
しかしながら、あなたがお勤めになるのであろうはＪＴＣ等です。
必ずしも効率の良い仕事が求められるとは限りません。
コスパ・タイパと「効率」を求めたければ、ＪＴＣ等に来てはならない。
労基法では、昼休みは原則として一斉に与えられるものとされている。
あなたの一存で昼休みの時間を調整することはできない。
昼休みまでに仕事が終わるように調整することこそが、
ＪＴＣ等における午前中のタイムマネジメントである。
事例１：社内打ち合わせ
下図は、とある電機メーカーＪＴＣのホームページで紹介されていた社員のタイムスケジュールです。
この組織は、９時始業、１２時昼休憩の勤務形態と推測できます。
多くのＪＴＣ等で採用されている勤務時間です。
この方のスケジュールの場合、
重要なのは１０時からの社内打ち合わせです。
打ち合わせは、チームで行うものです。
各々が発言、説明をするため、時間が読み難い業務の一つです。
「プロジェクト」というからには、部署内の少数名というよりも、
部署を超えて、それなりの人数がいる打ち合わせかもしれません。
あなたがこの打ち合わせを管理する立場の場合、
打ち合わせのタイムリミットは、１１時５５分です。
理想の終了時刻は、１１時４５分前です。
ＪＴＣ等は職場面積が広いことが多いです。
最低でも５分前に終わらないと、自席に戻るときには、１２時００分を超える場合もあるでしょう。
あなたがこの打ち合わせに参加し、進行を調整する権限がない場合、
特にそれなりの人数が参加する打ち合わせの場合、
誰かに求められない限り発言をしてはなりません。
午前中の打ち合わせで最も大切なことは、昼休み前に終了することである。
新人さんは何も発言せず、会議を１秒でも早く切上げることを考えよう。
濃厚な議論を交わしたいなら、そもそも午後に打ち合わせを設定すべきだ。
事例１のタイムスケジュールにコメントを加えてまとめます。
事例２：報告書の作成
事例１と同じＪＴＣのホームページで紹介されていた、別の組織、別の社員のタイムスケジュールです。
この組織は８時３０分の始業であり、１２時休憩という勤務形態と推測できます。
製造業や建設業関係は、慣習的に朝が早い場合があります。
地方都市は首都圏よりも出勤時間が短い場合も多いため、本社と支社で勤務時間が異なるケースは多々あります。
この方の場合、課内会議及び報告書の作成が１時間３０分間とあります。
比較的時間の調整が効きそうな軽い仕事を午前中に終わらせるのは、
ＪＴＣ等における理想的な午前中の過ごし方の一つです。
１０時３０分からクレーム報告書の作成とあります。
推測するに社外向け、少なくとも所属部署の外に提出する書類と考えられます。
ＪＴＣ等で所属部署の外に提出する書類は、担当者が作成し、上司、管理職でチェックします（決裁すると言います）
報告書の下書き（案）を作成するだけであれば、１２時００分ギリギリまで仕事をしても構いません。あなた個人で完結する仕事だからです。
報告書を決裁して、午前中に完成させたいと考えるならば、
上司に提出するタイムリミットは１１時３０分です。
（困難な内容の報告書であれば１１時１５分でも遅いくらいです）
個人の仕事と組織の仕事を分けて考えなくてはいけない。
あなたは５分で終わる仕事だと思うかもしれないが、
他人には３０分かかる仕事かもしれないと想像することが大切なのだ。
上司としても部下から決裁を回された以上、
報告書に対しての責任が生じます。
どれほど急いでいる状況だとしても、
５分や１０分で決裁をお願いするのは失礼な行為です。
事例２のタイムスケジュールにコメントを加えてまとめます。
次回の記事
次回の記事は、ＪＴＣ等で働く予定の新人さんへ③（お昼休みの過ごし方）を予定しています。