リモートでのデザインレビューの進め方を考えてみた話

スマホゲーのUXデザイングループに所属してます、いたくらです。

画面改修案件で、12人（レビュアー7人/担当者5人）の規模で1hのリモートデザインレビューMTGをファシリテーションしました。

緊張でだいぶ挙動不審なファシリテーションになりましたが、その際自分が工夫したことのメモです。

1. MTGについて

■  この時のMTGのゴール

次のレビューに向けてプロト案が作成できるよう、ある程度方向性絞れた状態にする。

■  背景

このMTGでは複数案（15案ほど）を関係者7人にレビューしてもらった上で、次のレビュー会に向けた方向性を確認し、実際にプロトを作る案を絞っていく必要がありました。

・リモート環境で
・15案を7人でレビューして（発散）
・1時間で方向性を絞っていく（収束）

自分がファシリテーションやることになってましたが、この条件でファシリテーションすると考えただけで結構お腹が痛かったです…。

2. 準備したこと

1時間のMTGで案共有してFBまでを一気に行うのはボリューム的にも現実的ではないので、案を記載したシートに事前にコメントを記載してもらい、それを元にファシリテーションすることにしました。

■  利用ツール

・Googleスプレットシート
・Googleスライド
・AdobeXD

主にこの3つを利用して事前準備を行いました。

スライドとXDはデザイナー側の案を記載した資料として各デザイナーが使いやすいツールを利用してます。

他職種の方の方が多いMTGなので、今回メインで使用するのはシンプルにスプレットシートです。

■  下準備

事前にスプレットシートに書いた項目としてはタブごとこんな感じです。

レビューが進めば評価軸まで用意した方が良いとは思いますが、初回のざっくりなラフ案確認なので、プランナーやエンジニアの視点も交ていろんな意見が引き出すことを目的としました。

MTG概要

・施策のUI改善要件
　- 今回の施策のコンセプト
　- 施策で実現したいこと
・MTGの概要
　- レビューしてもらう制作物について
　- 今回確認したいこと
・次回のレビュー会に向けたアクション
　- （mtg後に埋まる項目ですが、場所は作っておいてあとで確認できるようにしました）

案リスト

・案
　- 番号
　- 案のタイトル
　- キャプチャ
　- URL（スライドorXDのリンク）
　- 概要
　- 改善点
　- 懸念点
・コメント
　- 各案ごと
　- 全体の印象
　- その他懸念点、画面内で重要だと思うポイント
・補足
　- その他メモ欄

もうちょっと良い項目分けやスプレットシートの使い方はあるとは思いますが、MTGの準備時間もそんなになかったので当日のヒアリング項目考えつつとりあえずこんな感じで用意。

案を確認してもらった上でコメント記載をお願いするところまでMTG前に終わらせました。

3. いざMTG

MTGのアジェンダはこんな感じで組み立ててみました。

・今日のmtg概要 / 5分
・案確認時間 / 10分
　- 案を確認する時間用意して、コメント記載してもらう
・フィードバック / 30分
　- 全体の印象
　- 特にブラッシュアップする価値ありそうだなと思った案
　　- 理由
・投票 / 10分
　- 良さそうだと思った案に1人3票投票
・次のアクション整理 / 5分

全員が事前のコメント記載終わってる訳ではなかったので確認＆コメント記載の時間をとってます。

フィードバック時の質問の意図としては

・予め実装コストがかかりそうな部分や運用視点の理解
・気になる部分の傾向の把握

主にこの2点の理解を軸としてます。

また、投票も取り入れてFB内容＋票数で課題や今回大事にしたい大まかな優先度を程度把握できるようにしました。

4. 気をつけたこと

■  あとで見返してもわかりやすい状態か

スプレットシートに事前に記載してもらうことでMTGの時間短縮だけではなく、あとで誰が見てもわかりやすい議事録の代わりとして機能するものにしました。

メリットとしては

・議事録のコストめっちゃ下がる
・ステークホルダーへの共有が楽
・あとで分析しやすくなる

この3点が大きいです。

この先のアウトプットを予測して意味のある構造にしておきつつ、各自記載してもらえれば、自分が頑張って理し直さなくても済みます。楽です。

あと、MTGが時間内におさまらず多少ばたついてもコメントは記載してある状態になるのも安心感あって◎

■  立場などで意見の強弱でないように

各自コメントを書き込んでもらうのは、普段のMTGなら発言の機会が少なめな人でも発言の機会が多い人と発言機会のバランスが取れるようにする意図もあります。

「時間なくて言えなかった」みたいなのも減らせます。

■  分析しやすいアウトプットになるか

分析は比較

自分が設計の段階で意識してることのひとつです。
（元は『イシューからはじめよ』）

結論出しずらいものは、まず比較材料集めと比較の軸を作り、なるべく答えを出しやすい状態に近づけていきます。

案を見せて「どう思いました？」だと引き出す情報の粒度がバラバラになりがちなので、今回は予め知りたいことを整理して質問を絞ってます。

5. 結果

5分程度オーバーはしましたが、なんとかMTGのゴールまで辿りつくことができました。ほっとしました…。

6. 振り返り

■  よかったこと

アジェンダ作成と事前準備がちゃんと効いた

やっぱりアジェンダは大事…。
ただ、アジェンダそのものが大事というより、アジェンダを考える過程が大事だと思います。

・先のタスクを見据えたMTGのゴール設定
・ゴールを設定した上で、ゴールまでたどり着くための発散と収束の設計
・それらを時間内におさめるための時間配分

これらを考えた上で最終的なアジェンダになるので、事前準備やファシリテートの肝はこれらがどこまで想像できてるかだなーと思いました。

マネージャーに都度レビューしてもらうことで、より具体的に準備できた

ファシリテート慣れしたマネージャーに都度相談することで、見積もりが荒いところを色々アドバイスもらいながら考えることができました。ありがたや。

■  反省点

事前準備遅れた

大きめの案件＆人数も案も多いMTGだったので若干パニックになり、序盤の動き出しが遅くなって資料共有が当日の午前になってしまいました。。

レビュアーの負担も考えると、ちゃんと前日には共有したいところです。

7. おわりに

まだ試した程度なのでより良い方法や進め方はありそうですが、今回の内容がリモート環境での仕事の参考になれば幸いですmm

では、みなさま良いリモートワークライフを〜〜。