提案書に業務フローを盛り込んでいますか？

課題解決の提案には、業務フローを盛り込んでいますか？

こんにちは。営業マネージャーのめいです。

課題解決の提案書に、お客様が問題を抱えている現状の状態と、課題が解決された理想の姿の状態の、両方の業務フローを書いていますか？

課題解決提案に、自社の商品やサービスのメリットや効果を記載する方は多いと思います。

一方、業務フローはいかがでしょうか。

本日は、課題解決提案書に業務フローを記載した方が良い理由と、その書き方について解説していきます。

課題解決提案書に業務フローを記載した方が良い理由

【自分たちで提案の方向性を検討できる】

まず、どのようにお客様の業務を改善できるのかを自社で議論する時に、現状の業務フローが必要になります。

現状の業務フローを自社の関係者で確認しながら、自社の商品やサービスを導入したとき、どこがどう変わるのか、どのようなメリットがあるのか議論することができるようになります。

これにより提案の方向性が定まってきます。

【お客様が現状を再認識し、提案を受け入れられるようになる】

お客様が提案書を見たとき、現状と理想の姿がどのように変わり、どのように改善されるのかが一目でわかるようになります。

文章でつらつら書くよりも、図で比較して確認できる方が理解しやすいです。

お客様に、「現状の業務について認識に違いはありませんか？」と質問をし、そこで承認を得ることができます。

また、現状の業務フローをお客様が再認識することにより、このような非効率的で無駄な業務を抱えていたんだ、ということを分かってもらえます。

お客様が「どうにかして業務を効率化させたい」と改めて認識してもらえるためには、このような業務フローが重要になっていきます。

業務フローには、改善のポイントなども合わせて記載することをお勧めします。

例えば、次のような改善の内容や改善の効果を図に盛り込むと、理解してもらいやすいです。

「自社の商品やサービスを導入してもらうと、今までこの業務を行っていた作業がそっくりそのままなくなります。」

「その結果、ひと月あたり何人日の工数削減につながります。」

業務フローの書き方

業務フローの書き方については、専門の書籍などがありますので、詳しくはそのようなものを確認いただいた方が良いと思います。

この記事では、ごくシンプルに、必要最低限なことを中心に記載いたします。

【使う記号を決める】

まず、使う記号を決めます。

四角は処理、ひし形は分岐点、そして矢印でそれらをつないでいきます。

【登場人物（企業）】

基本的には登場人物を一番上段に記載し、横に並べていきます。

ひとりずつ（企業ごと）、縦の線で区切っていきます。

できれば、業務が流れていく順番に、左から右に書いていきます。

【業務の流れ】

業務を上から下に流れるように書いていきます。

つまり、時間の経過やPDCAのような順番で、上から書いていきます。

そして、上から下に流れながら、登場人物の業務が左から右に流れていくと、人間の頭に理解しやすいです。

つまり、業務フローは左上から始まり右下に向かって流れていくようになります。

このように綺麗な業務フローばかりではないと思います。

まずは、このような業務フローが人間の頭に理解されやすいということを念頭に置き、作成してもらえると良いと思います。

まとめ

本日は、課題解決提案になぜ業務フローが必要なのか、そして業務フローの書き方について解説してきました。

課題解決提案をお客様に説明する時に、業務フローがあるととても話しやすいです。

また自分たちの会社の中でも、提案の前に、お客様の業務フローについてしっかりと理解することが必要になります。

そのためには、まずはラフでいいのでお客様の業務フローを書き起こし、そこに対して皆で議論をし、理想的な姿の業務フローを作成するプロセスが必要になります。

良い提案をつくるため、手を抜かず分かりやすい内容にしていきたいですね。

ここまで読んでいただきありがとうございました！