Slackリストをリアルタイムステータス表示システムとして利用してみた
この記事は、NAVITIME JAPAN Advent Calendar 2024の18日目の記事です🎄
こんにちは、ごまちゃんです。
私はナビタイムジャパンの情報システム部門（以下、情シス）に所属しています。
今回は、Slackリストの活用方法についてご紹介します。
Slackリストは、チームや個人のタスク管理に利用されることが多いですが、ナビタイムジャパンでは「リアルタイムステータス表示システム」としても活用しています。
本記事では、その具体的な運用方法をご紹介します。
リアルタイムステータス表示システムとは？
Slackリストは、Slack内で機能が完結している点が特徴です。利用開始のトリガーや通知など、すべてを他のシステムと連携せずに、Slack内で完結できます。
特に私が優れていると感じるのは、フィールド項目に基づいて、条件に合致するアイテムだけを表示できるフィルタリング機能です。
この機能を使えば、リスト内のタスクを以下のように絞り込むことができます。
締切日を過ぎたタスク
自分が担当するタスク
これにより、可視化したいタスクのみをリアルタイムで表示することが可能です。これが、「リアルタイムステータス表示システム」の仕組みです。
ここでは例として「期日」と「完了チェック」フィールドを設定した個人Todoのリストの画面をご紹介します。
このリストで重要なのは、「期日が本日より前」かつ「完了チェックがついていない」、つまり未完了のタスクのみをフィルタリングするよう設定している点です。
このSlackリストでは、たとえば一番上のタスクが完了した際に「完了チェック」を入れると、リストが自動で更新されます。Slackリストは常に最新のフィルタリング結果を表示するため、完了したタスクは瞬時にリストから消えます。
また、完了チェックが入ったことをトリガーとして、別途ワークフロービルダーでSlackリストURLをSlackチャンネルに投稿すると、常に最新のフィルタリング結果を共有することができます。
この特徴を利用し、ナビタイムジャパンではSlackリストを「リアルタイムステータス表示システム」として運用しています。
実際の社内事例2点
ではここからは、社内での在庫管理システムとしての利用事例を2点ご紹介します。
①ダイヤル式ロッカーの利用状況可視化
以前の投稿で、「社内のノートパソコン」をダイヤルロッカー経由で運用していることをご案内しました。詳細な内容は以下をご覧ください。
当システムはアナログロッカーのため、「8つあるボックスのどれが使用中か、また使用中の場合誰が利用しているか」を判別しづらいという問題がありました。
そのためロッカーへの格納時に、Slackリストに書き込むワークフローを用意し、必ずそのワークフローを経由する運用にしました。
ワークフローの仕組みとしては情シスがロッカーにPCを格納したときに、ロッカー番号と、ステータス「リプレース引取待ち」に設定したアイテムを追加します。さらに社員が取得した場合は「回収済み」ステータスに移行します。
それをSlackリスト上で、「リプレース引取待ち」のみ表示されるように
フィルタすることで、使用中ロッカーの可視化が完了しました。
ナビタイムジャパンでは、ロッカーへの格納、取得が発生するたびに
Publicチャンネルにこのロッカー利用状況リストを展開するため、常に最新のロッカー利用状況を把握可能となりました。
②お弁当交換の改善
もう1点の事例を説明します。
ナビタイムジャパンでは、福利厚生の一環として社内でお弁当の販売を実施しています。この仕組みでは、社員が事前に予約を行い、当日業者から購入する形をとっています。
しかし、欠席などでお弁当が不要になる場合もあるため、他の社員に譲渡・販売できる交換販売の仕組みも用意しています。
ところが、この交換販売の仕組みはGoogleスプレッドシートに手動で記載する方式となっており、スマホからの記載が煩雑で操作しづらい問題がありました。また、販売済みのお弁当が分かりづらいことから、利用が敬遠される状況となっていました。
そこでSlackリストを使った運用に変更し、Slackワークフロー経由でSlackリストにお弁当を掲載して交換販売を販売できるようにしました。
販売したお弁当はあらかじめ「購入可能」ステータスのみにフィルタリングされた状態でSlackリストに追加され、同時にお弁当の購入者が集まるチャンネルに通知されます。
するとチャンネル内の社員は、弁当が販売されたことが確認できます。
後はリスト上で「購入ボタン」を押すと、購入が完了します。
同時にフィルタリングされた購入可能リストからは閲覧できなくなります。
この仕組みを用意して以来、販売されたお弁当は数分以内に購入されるようになりました。
今後の展開について
以上のように「リアルタイムステータス表示システム」を7月から利用開始しましたが、すでに同様の仕組みを用いたSlackリストを10個以上作成し、運用フェーズにまで移行しています。
改めてメリットを整理すると、フィルタリングしたリストを展開することで、常に最新のステータスを把握でき、それをチャンネル上で簡単に共有できます。また、業務フローをSlackワークフロー経由で運用することで、手順にブレが生じにくく、安定した運用が可能になります。
さらに、この仕組みの大きな特徴は、Googleスプレッドシートなどの外部ツールを使わずに、Slack内で完結できる点です。特に、スマホ1台で一連の業務をこなせるSlackエコシステムのスムーズさは、実際に体験するとその便利さを実感できます。
今後もSlackリストを用いた便利な運用を、社内に波及させていきたいと思います。