仕事に追われるあなたへ【すぐやる人のノート術】

こんばんわ、なつきです。

私の仕事は介護老人保健施設のリハビリ業務です。主な業務は高齢者の方へ個別にリハビリを行うことで、その周囲にはカンファレンス、他部署との連携、書類作成等の周辺業務があります。

利用者の方への個別の関わりが主である一方、必要な書類作成を行うことは同じように重要な業務だと思います。

しかし、利用者の方の対応、カンファレンス、個別の課題に対する話し合い等々に追われていると、ついつい書類の作成や日々の評価が後回しになりがちです。また、それぞれの職員から連絡・報告・相談が絶えず上がってきて、相手の話をよく聞きその場に応じた適切な返答や対応が求められます。（そして、だいたい急ぎであることが多い）

はっ！と気づいたときには自分の書類が山積みになっている、そんな経験がもう長く続いていて、全然自分の仕事が手に着かないんだ！どうすればいい？？

そんな悩みに答えてくれたのが、塚本亮さんの「すぐやる人のノート術」で紹介されていた【タスクコンプリートノート】です。

タスクコンプリートノートって何？

• A4１枚を横向きに使って付箋で一日のタスクを管理するノート

• タスクをコンプリートさせる

• A4１枚を縦４分割、左から午前中・午後・夜・予備スペースにする

タスコンノートのいい点

• いつも優先順位を考えながらタスクの配置を変えられること

• 計画通りに予定が進まないことを前提に、予定の組み替えができる

• いつもタスクの全体を俯瞰できる

• 付せんを貼りながら翌日のスケジュールを立てられる

• タスクを小さく分解して管理できる

この「タスクの入れ替え」が簡単にできるのが、タスコンノートのいいところだ！とわたしは思いました。ぜんっぜん、予定通り進まない。でもいきなりちょっと空き時間ができたりする。パソコンは空いてないけど、テーブルなら使えるから、テーブル上できる作業から先に片付けて、パソコンが空いたら一気に打ち込みに入る、そんな柔軟なやり方の手助けをしてくれそうだ！と期待を持ちました。

タスコンノートのアレンジ法

老健OTのわたしがタスコンノートをアレンジしたら、こうなりました。
左から1列目：当日にやるべき書類作成
左から2列目：行いたい評価
左から3列目：人と行う業務（話し合うこと）
左から4列目：余白（終わったタスク付せんを貼る）

タスコンノートは一日1枚、一週間分を作成するとありましたので、一週間のスケジュールを眺めてみて公休を除いた6日分を作ってバインダーに挟んでいます。

今日使ってみた感想

人員に比較的余裕があったため、まとまった時間でパソコン業務に取り掛かることができました。

パソコン業務に入る時に迷わず優先順位の高い書類作業に取り掛かれたこと、全体を業務量を把握したうえでこれぐらいの時間でこの作業をやろうと見通しを持てたところが良かったです。

これまでもタスクの書き出しはしていましたが、当日に終えられなかったタスクをまた一から書き出すのが手間だし、時間が無駄だなと感じていました。付せんを張り替えることで、翌日へのタスク持ち越しと、翌日のスケジュールややるべきタスクの視覚化ができるようになったのがいいと思います。

これで山積み書類と書類が片づかない（終わる見通しが立てられない）呪縛から、少しでも解放されればいいなと期待を持ち、明日からの業務に挑みたいと思います。では！

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