右腕型オンライン秘書が実践する、「はじめて」を「ルーティーン」にして負担を減らす3つのコツ

2025年2月19日 12:32

オンライン秘書の仕事をしていると、「はじめてやること」って本当に多いですよね。

新しいツールの導入、クライアントごとの業務フロー、突発的なタスク…毎回頭をフル回転させて対応しなきゃいけなくって。

特に「複業」をしていると頭の切り替えが多くて、時間がかかるだけじゃなく、脳がめっちゃ疲れる時があります。笑

なので、できるだけルーティーン化して、少ない負担で回せるようにするのがコツ。

「はじめてやること」だけど、これからも繰り返し発生しそうな業務なら、そのままにしておくのはもったいない！と思っている私が普段からしている、3つのコツを紹介します。

「はじめて」を「ルーティーン」に変える3つのコツ

はじめての業務は、「このやり方で合ってるかな？」と不安になりながら進めることが多いもの。

だからこそ、次回同じことをやるときに迷わないためのメモや記録を残すのは超重要です！10分でいいから時間をとってまとめておくようにしています。

▼私が実際にやっていること

・進め方のポイントや注意点をメモする
・画面キャプチャやスクリーン録画を取っておく
・クライアントごとの業務フローをNotionやスプレッドシートにまとめる

例えば、新しい経費精算システムを扱うなら、手順をスクショ付きで記録しておけば、次回から迷わずに処理できますよね。覚えるのをやめてとにかく記録を残すようにしておきましょう！

「これ、またやるかも？」と感じたら、すぐにフォーマット化しておくと、次回の負担が激減！

▼私が実際にやっていること

・よく使う文章はテンプレ化（メール返信、報告書、議事録など）
・作業の流れはチェックリスト化（タスクごとに手順を決める）
・クライアント別に業務マニュアルを作る（「このクライアントはこう対応する」など）

例えば、毎月の請求書発行業務なら、「発行→送付→確認→フォルダ保存」の流れをテンプレート化したり、チェックリスト化しておけば、ミスなくスムーズに進めることができます。TODO管理ツールにまとめて登録しておくのもおすすめです。

ルーティーン化した業務は、ツールを活用してさらに効率化すると、驚くほどラクになります！

イメージとしては、やらなければいけない時間になったらリマインドが送られて、そのリマインドの中に作業に使うログイン情報やリンクをいれておくなど、探す時間を削減できるようにするなど小さな作業短縮がおすすめです。

今では、NotionやGカレンダーとSlackの連携など、ツールの連携できるツールの種類が多くなったり、Zapierなどのノーコードツール（プログラミングできなくても使える）も増えてきました。

▼私が実際にやっていること

・繰り返しの作業は GAS（Google Apps Script）やZapierで自動化
・リマインド系は Googleカレンダーやタスク管理ツールで通知
・データ入力系はスプレッドシートの関数やテンプレで省力化

例えば、毎回手動で送っていたリマインドメールを、メールの自動送信ツール に設定すれば、一気に手間が減ります。この自動化や仕組み化はクライアントにもよく喜ばれるので、自分で試してみて、ご提案するのもありだと思います。

はじめての業務は、どうしても時間も脳みそも消費しがち。でも、その業務が次回以降もありそうなら、「ルーティーン化できないか？」を考えるクセをつけることで、どんどん効率化できます！

私自身「これ、またやるかも？」と思ったら、即ルーティーン化しています！

そうすれば、「次に同じことをやるときの脳みそ消費量」を最小限に抑えられるので、もっとスマートに仕事が回るように。
ぜひ、取り入れてみてくださいね！

読んでくださり、ありがとうございました！