「スキル0」でも信頼をつかむ、コミュニケーションコストを減らす7つの工夫
こんにちは！なみこです。
先日、自己紹介をする機会があったのですが、オンライン秘書になったきっかけを話しました。その時に気をつけていたことってあったっけかな？と思い出すように。
私が副業をはじめたきっかけは時間があったからなのですが、それについては以前の記事で書きました。まだ読んでいない方は、ぜひ読んでくださいね。
副業をスタートした当時、私は会社員で、職場のコミュニケーションツールとしてSlackを使っていました。
しかし、オンラインでのやり取りにはまだまだ不慣れで、「どう伝えれば相手がスムーズに理解してくれるか？」に悩む日々。
特に、これといった専門スキルや経験が少ないと感じていた自分にとって「相手の時間を奪わない」「無駄なやり取りを減らす」ことを意識するのが最優先でした。
今回は、そんな状況の中で私が意識していた、コミュニケーションコストをかけないための7つのことをお伝えします。
1.遅刻をしない＝相手の時間を守る基本
まず意識したのは「時間を守る」こと。特にオンラインミーティングでは、予定の数分前にはログインしておき、環境や資料の準備を整えておくようにしていました。
例えば、あるミーティングで相手より先に入室し、画面を共有できる状態にしておいたことがあります。
その場で「準備が早いですね！」と褒められ、信頼が少し深まったのを覚えています。時間を守ることで、相手の時間を大切にする姿勢が伝わります。
2.質問や調整などは即レスでスムーズなやり取りを
質問やスケジュール調整の依頼が来た際は、できるだけ早く返信するようにしました。
スムーズにやり取りをするためにも、基本的にスマホで返信することが多いです。
特に簡単な内容なら即答することで、「返信が早い＝この人との仕事は進みやすい」という印象を持ってもらうことを目指しました。
一度、「このタイミングでの返信は助かる」と言われた経験があります。相手にとってレスポンスの速さは仕事の効率を左右する大事なポイントなんですよね。
3. クローズドクエスチョンで相手の負担を減らす
質問の仕方にも工夫しました。
「どう思いますか？」のような漠然とした質問ではなく、「この案で進めて問題ないでしょうか？（Yes／No）」のように、選択肢を明確にしたクローズドクエスチョンを使うことを意識。
これにより、相手が短時間で判断しやすくなります。
例えば、タスクの進め方を確認する際も、「◯◯と△△のどちらが良いですか？」と具体的な選択肢を示すと、相手からもスムーズに返答をもらえました。
4. 確認事項には必ずリンクやスクショを添える
「この部分を確認してください」と伝えるだけでは相手に負担がかかります。
そのため、関連リンクやスクリーンショットを添えるなど、確認作業をスムーズに進められるよう工夫しました。
例えば、資料のレビューを依頼する際、「◯◯ページの赤枠部分をご確認ください」とリンク付きで伝えると、相手から「すぐに確認できて助かる」と感謝されたことがあります。
5. 文章のトーンとマナーを相手に合わせる
テキストでのやり取りでは、相手のスタイルにトーンを揃えることが大切です。
例えば、相手が丁寧な敬語を使うなら、こちらも丁寧に。同じように、フランクな文面の相手には少し柔らかめの表現を使いました。
最初の頃は特に、「丁寧すぎるかな？」と思うくらいがちょうど良いと思っていました。
その後、相手のスタイルを観察しながら、徐々にトーンを調整することで、自然なコミュニケーションを築けるようになりました。
6.少しだけ、おせっかいをいれる
「これも必要かもしれません」と、相手が気づいていない情報や提案を先回りして提供するようにしていました。
その判断は相手に委ねるとしても、気遣いを見せることで「頼りになる人」という印象を与えられます。
例えば、タスク依頼の際に「こちらは後回しで大丈夫です」と優先度を提示したことで、「仕事がしやすい」と言ってもらえたことがあります。
7. 振り返りと小さな改善を習慣にする
その日の仕事を終えた後、「もっと分かりやすい伝え方はなかったかな？」と振り返る時間を持つようにしました。
一度の失敗を次に活かすことで、少しずつ改善を積み重ねていきます。
例えば、最初は伝わりにくかった指示も、フォーマットを作ったり文面を工夫したりすることで、次第にスムーズに進むようになりました。
この積み重ねが、自信と信頼の土台になったと感じています。
おわりに
オンラインでの仕事では、スキルや経験以上に「相手に負担をかけないこと」が重要だと感じます。
こうした工夫を重ねることで、スキルがなくても「一緒に仕事しやすい人」になれるはずです。
読んでくださった方の参考になれば嬉しいです！