「覚える」をやめて、作業効率をあげるフリーランス秘書の仕事術

こんにちは、なみこです！

もともと記憶力は悪くない方だと思うのですが、「複業」をしていると頭の中に情報が散漫になりがち。

最初は記憶力を頼りに仕事をしていた時期もありました。

でも、複数社・多岐にわたる業務に携わるようになると、どうしても情報の処理が追いつかなくなり、結果として効率が下がることに気づいたんですよね〜。

考えることのスイッチングに苦労するというか。そこで思い切って「覚える」ことを放棄！笑

代わりに、ツールや仕組みを活用することで、むしろ脳みそのリソースを増やし、パフォーマンスを最大化する方法を取り入れるようになりました。

今回は、自分なりの「記憶力に頼らずに脳みそのリソースを上げる工夫」をまとめたいと思います。

1.覚えない勇気を持つ

まず大事なのは「覚えない」と決めること。そもそも人間の脳みそには限界があります。

「あのMTGで話したこと」「誰に何を伝えたか」などを完璧に覚えようとするのは、ただの無理ゲー。

だから私は、自分の記憶力を信用せずに、テキストに記録することと、即対応（できる範囲で）することにしています。

最初はめんどくさいのですが、慣れてくると逆にテキストに残してないと気持ち悪くなるようになります。笑

2.全てを「記録」する

頭に頼らずに、とにかく外部ツールをフル活用！ただ、使い方は至ってシンプルで、複雑な使い方は大変なのでしません。

たとえばこんな感じ。

・Googleカレンダー
予定やルーティーンのタスクは「仮」段階でもカレンダーに即記録。

タイトルには予定の概要を、詳細にはリンクやZoomリンク、資料なども一緒に書き込むことも。思い出す手間をゼロにするのがポイントです。

また、一部カレンダーを外部へ共有しているので、速攻で予定は埋めとかないとミーティングを入れられてしまうという強制力もあります。

・Slack
これはクライアントのコミュニケーションツールにもよるのですが、MTGで出た課題やタスクはその場でSlackに書き出します。

プロジェクトごとにチャンネルを分けているので、後から探しやすいのも便利。

テキストで進められることはテキストで進行できるように、スレッドを立てて使っています。

・Notion
長期的に必要なマニュアルや情報はNotionに集約。キーワードで検索ができるので、必要なときにすぐアクセスできます。
自分自身のはNotionですが、クライアントによってはGoogleツールを使います。

3.思い出さずに「すぐやる」

「後でやろう」と思うほど、忘れたときのストレスが増すことに気づきました。そこで私は「後で」を極力なくし、5分程度のタスクであれば、その場でやるスタイルに。

たとえば、MTG後は可能な限り30分押さえておき、その場で議事録をまとめたり、タスクを片付けるようにしています。

話した内容を振り返る手間が省けるし、次のタスクに進む際も気持ちが軽くなります。

また、細かいタスクは「やる気が出たらやる」ではなく「タイマーをセットして5分だけやってみる」を心がけ。意外と手をつけると進むものです。

4.脳みそは「考えること」に使う

覚えることや思い出すことに脳みそを占領されると、肝心な「考える力」が削がれてしまいます。

そこで、私は記憶することを手放して、脳みそのリソースを「アイデアを出す」「次の戦略を練る」といったクリエイティブな作業に集中させるようにしています。

情報はツールに集約しておけば、同じ業務であれば「作業」として淡々とこなせます。

また、脳内スペースがスッキリするのでストレスが減り、物事を冷静に考えられるようになります。

おわりに

未完了のタスクや記憶に残る「やらなきゃ」は、脳にとって大きな負担。

私は1日単位ではありますが、タスクを紙に書き出し、「やるべきこと」を視覚化しているのですが、脳が驚くほど軽くなります！

記憶力に頼らず、ツールを活用し、脳みそを「覚える」から「考える」に切り替えるだけで、驚くほど作業効率が上がります。

日々のストレスも減らして、自分の本領を発揮できる環境づくりはオススメです。
読んでくださり、ありがとうございました！