ビジネスコミュニケーション基礎～構造的に話す～

こんばんは。

今日は、先日の記事で好評？だった【↓】こちらの記事の続編をお話していきます。

前回と同じく以下の流れで書いていきます。

構造的に話すとは？

これは、少し難しく言うと『浮かんだまま話すのではなく組み立てられた上で話を展開させる』ことかと私は認識しています。

そして構造的に話すことの良さ・必要性についてですが、そもそもコミュニケーションとは、自分が話したいことを話すのがゴールではなく、あくまで相手側に過不足なく伝わることがゴールなわけです。

しかし、こういうことってよく発生しないですか？

相手がダラダラと話し始め、一生懸命聞いているけど、”何が言いたいのかわからない・・”。更にひどいことに、話している本人すら何について話していたのか分からなくなっている。

最悪の状況です。

で、結局、「ちょっと整理していい？・・まず、〇〇やんな・・？」などど整理する手間を要し、時間をかけてやっと理解にたどり着く。

なんて無駄なコミュニケーションを。。という感じですよね。

そうならないためにも、話す側があらかじめ整理をして構造的に話をすることで、一発で相手に伝わり、端的なコミュニケーションで必要なことが必要な分伝わる状態を作ることができます。

まずこれが、構造的に話すことの良さ・必要性です。

これができると何がいいのか

この部分は、前回の記事と同じ効果が得られると思っているので、是非前回の記事をご覧ください。

3つの基本形と例文

構造的に話すというのは、一朝一夕でできることではないと思っています。
私自身、今でもまだまだですし、社会人なったばかりの頃などは、上司に怒られに怒られ、話すこと自体怖くなったこともありました。

そのおかげか、話す度に意識し続けた訓練の結果、今はちょっとはできているのではないかと思っています。

そして、構造的に話すというのは、いわば無限通りの型が存在すると思っていますが、その中でも頻出かつ汎用性のある3つの型とそれぞれの例文を用意しましたので、まずはこの型を意識して日々のコミュニケーションに活かしてみてください。

そうすることで、「こんな型もあるのでは？」などと派生形を自分自身で生み出せるようになるかと思います。

※その中でも共通する部分は『結論から話す』というところなので、そこは外さないように組み立てるのを忘れないようにしてください。

1．結論＋理由（詳細）＋結論

※「このA案は効果がありそうですか？」という質問を想定
▼例文
＝＝＝＝＝＝
はい。このA案は効果があります。（結論）

その理由として、A案はB案と比べ受注率が高いと想定しています。（理由）

詳細としては、A案の「〇〇」という訴求ポイントは、B案の「△△」という訴求ポイントに比べ、顧客の反応がよく、実際にご利用中のユーザー様も、A案の「〇〇」というポイントが好評でお使いいただいています。（詳細）

よって、A案は他の案に比べても効果があります。（結論）
＝＝＝＝＝＝

ざっくりとはこんなイメージです。
たまにこの質問に対して、下記のように話始める方もいます。

「はい。そもそもB案は顧客からの反応は鈍く・・・」

いや、A案が効果あるかを聞きたいわけで、B案の顧客反応について聞いてるわけじゃなねん！って感じですよね。
気を抜くとそれに陥ってしまうので是非意識してみてください。

2．結論＋ポイント3つ＋結論

※「A案が効果がある理由（背景）は何ですか？」という質問を想定
▼例文
＝＝＝＝＝＝
はい。理由は次の3点ございます。（結論）

1つ目は、A案を使った際の新規受注率が高い点。
2つ目は、既存顧客からの声として一番満足度が高いポイントであること。
3つ目は、競合と最も差別化を図れている点であることです。
（ポイント3つの結論）

1つ目の詳細としては、新規受注の際の訴求ポイントとして、A案のトークは受注率が20％、B案は受注率が10％、C案は受注率が15％です。
なので、A案は効果が高いと言えます。

2つ目の詳細としては、既存顧客に使いやすい機能アンケートを取った際に、A案を選択肢に入れた顧客は80％、B案は40％、C案は55％です。
既存顧客からも好評であることから、A案は効果が高いと言えます。

3つ目の詳細としては、Aの点で競合比較した際に、競合α社は40点、競合β社は50点、弊社は80点の実績を出しています。
なので、市場的に見てもA案が効果が高いと言えます。
（ポイント3つの詳細）

以上この3つが、A案が効果が高い理由です。（結論）
＝＝＝＝＝＝

ざっくりこんなイメージです。
AとかBとか仮置きすると難しいので、文章的におかしなところは大目に見ていただきたいですが、構造的にはこんなイメージです。

先に、3つありますとか4つありますとか言われると、聞いている側もゴールが見えた上で話を聞く体制になれるのでわかりやすいわけです。
それがなく、いきなり、

「え～。まずA案はB案と比べて・・・」

などと話し始められると、「どんだけあるの！？」と結果的に話が長く感じられる可能性があります。

また、パッと回答するときに数がどれだけあるかわからない時は、反射的に『理由は3つです！』などと数字ありきで結論を言い話し始めてください。

結果的に、それが2つで終わってしまう時や、4つになってしまう時が発生しますが、その時はその時で、「すみません。3つと言いましたがもう1こありました(笑)」とかで修正はききます。

3．結論＋時系列＋結論

※「〇〇ってどんな手順で進めていきますか？」という質問を想定
▼例文
＝＝＝＝＝＝
これは、次の4つのステップで進めます。（結論）

まず、aチームが左側に走り始めます。
次に、bチームが右側に走り始めます。
そして、c・dチームが中央を突破するように走ります。
最後に、c・dチームが左右に分かれ、どちらかがゴールを目指します。
（時系列）

以上、この4つのステップで進めていきます。（結論）
＝＝＝＝＝＝

いきなり騎馬戦みたいな話が出てきましたが、こんなイメージです。
実際にビジネスの場面であっても、時系列で話すことって意外と多いように思います。（クレームの報告の場面とか）

その時も、ダラダラと話すのではなく、結論を話した上で、”まず”、”次は”、”最後に”など、時系列でテンポよく伝えることで伝わり方が変わってきます。

まとめ

言い出せば他にもいろいろありますが、先述の通り、構造的に話せるようになるためには訓練が必要です。
意識しなくても勝手に構造的に話せるようになるまでしみこませる必要があります。

それぐらいのレベルになると、ビジネス上のコミュニケーションでも、端的に話しながらも伝わるので、仕事のスピードが変わってきます。
そして、構造的に話せていない人が、より目についてくると思います(笑)

そして副産物として、構造的なアウトプットができるということは、インプット段階でも構造的に捉える能力がつくので、シンプルに構造把握能力も高くなりいいことづくめです。

”できる社会人”になるためにも、是非これは基本として身につけたいところです。

(最後に)私の投稿テーマ

『イキイキと生きる人を増やす』をテーマに発信をしています。

人間関係や仕事での”不”、日々のストレスは、もしかしたら『考え方』や『捉え方』を変えることで解消されるかもしれません。

私の記事が誰かの目に触れ、考え方が変わり、イキイキと生きる人が増えることを願って活動を続けています。

他にも仕事や人間関係における考え方のヒントになる記事があるかも知れませんので、興味がある方は他の記事も見てみてください。

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