Notionを活用して制作管理を健全化した話①
組織の状態
制作物が多いwebサービスに携わっています。
サービス規模が大きくなるにつれて制作物も増えていきますが、制作するフローはサービス当初から大きな変化はなくカオスな状態になっていました。自分が制作管理のPMとしてJOINして、3ヶ月でやったことをまとめてみたいと思います。
やったこと
以下が現状調査する上でやったことです
関係者へのヒアリング
現状の可視化
課題の洗い出し
改善策の実行
ヒアリング&改善
関係者へのヒアリング
現場メンバーがどこに課題感を持っているかのヒアリングから始めました。
課題の的を確認しつつ、今後一緒に改善するに当たってメンバーと関係値を作ることもヒアリングの重要な役割です。
関係値を作る上で大事になってくるのが「共感」になります。
相手がやっていること、感じていることに共感してあげて話しやすい状況を作ることです。気をつけたいのが、「同調」して、一緒に不満を言うことですね。
共感を大事にしたヒアリングの考え方は『エンジニアリング組織論への招待 ~不確実性に向き合う思考と組織のリファクタリング』にも記載があるので参考になります。
現状の可視化
課題感が把握できてきたら、現場のフローを可視化しました。
今回携わった制作物はアイデア発散〜リリースまで数ヶ月の流れで進むもので確認・決定などをフロー化すると大変なことになりました。
この作業が一番大変ですが、この仕事が終わると仕事のほぼ8割が終わります。
課題の洗い出し
現状のフローが可視化されたら、関係者と同じフローを見ながら課題の洗い出しを行います。
意見の矛先が人ではなく、フローになるので、健全な話し合いになりやすいです。
フロー図に赤い付箋で課題を出していき、課題の優先度をつけていきます。
改善策の実行
課題の優先度が決まると、改善策を検討して、実行していきます。
フロー図などを用いて現状理解の解像度が高ければ、高いほど、改善策は考えずとも出てきます。
アイデア勝負というより、そうした方が良いよね？みたいな形でメンバー間でも現状理解が深いとすぐ改善策が決まりやすいです。
今回行った制作物管理の課題と改善の方針が以下になります。
やることが決まったら、実行です。
今回は案件の情報の透明化を実施しました。
情報の透明化に対して行ったこと
組織に情報がある
情報の場所が1つにまとめる
案件の進捗が把握できる
組織に情報が共有される
進捗に合わせて組織へ情報が共有する
組織が情報を理解できる
メンバーがその進捗に合わせて何をしないといけないかを提案・管理する
『Notionを活用して制作管理を健全化した話②』で具体的にNotionでどのような仕組みにしたのかを書きたいと思います。
ただやったことは、現状可視化する上で大きな2つの課題がわかってきたので、それに対して改善でした。
案件が多すぎて進捗が把握できていない
情報が2重・3重管理されているため、情報の転記などが発生して人為的ミスが起こりやすい
これから
今までリリース間際に遅れが発覚することが月に数回ありましたが、1ヶ月ほど運用改善を試してみてまだ遅延が起こっていない状況です。2重管理コストも減って、換算すると5営/月の工数が削減できてそうでした。
これによって、遅延対応などの工数がなくなり業務効率化・制作管理者が常に状況を把握し続けて方針を決められていける健全な制作管理への1歩だと思いつつ、引き続き組織が成果を発揮しやすい環境を作れたらと思います。