【JICA海外協力隊】191/730日目「上司とミーティングできない問題」
#137 250213
こんにちは。JICA海外協力隊 2024-1次隊のなべみです。
本日もなべみの記事にアクセスしていただきありがとうございます。
今日も元気に活動日和です。…と言いたいところですが、配属先でちょっとしたモヤモヤができてしまいました。
というわけで今回は、そんなモヤモヤの原因である「カウンターパート（上司・以下CP）とミーティングできない問題」について書いてみようと思います。
最初に申し上げますが、今回の記事は決してCPのことを悪く言うための投稿ではないことを念頭に置いた上でお読みいただけるとありがたいです。
CPとのミーティングが実現しない問題
なべみはここ2週間以上にわたってずっとCPとのミーティングを計画しています。
ことの発端はJICAに提出する活動計画表と2号報告書。提出は2月末です。
「活動計画表は今後の方向性を決める大事なものなので、配属先とよく相談して決めてね」と言うのがJICAが考える活動計画表の方針です。
これは配属先にとっても大事な方針かと個人的には思っています。
配属先もJICAボランティアの活動計画表があれば、どんな仕事をしてもらえるかがわかって仕事が振りやすいはず。
だからCPにはなべみの活動内容について話し合う時間を作ってほしいと思っていました。
前回の報告書作成では、CPと話し合いの時間を設けてもらいましたが、ミーティングを開いてもらうのにかなり時間がかかったんです。
だから前回の教訓を活かして、今回は締切の1ヶ月以上前から早めに動いています。
1月末にCPにミーティングを提案し、その翌日ミーティングをする方向で合意。しかし約束の日時になってもCPがどこにも見当たらず、その後見つけて話を聞いてみたら「会計関係で別のオフィスにいた」と言われました。結局私たちのミーティングは延期することに。
うーん、わざわざお互いのGoogleカレンダーにミーティングをブッキングしたのに、それよりも会計処理を優先させちゃうのね。
そこからCPと会う度に「今週こそミーティングやりましょうね！！！」と言われ続け、2週間が経過。
そして先日ようやくミーティングの日時を取り付けることに成功。約束の日時は今日。
しかし今日になってみたらまたミーティングをすっぽかされてしまいました。
はあ、またミーティングドタキャンされた。個人的にはイライラではなく呆れです。なんていうか、すごく残念。がっかり。失望。
最善は尽くしているつもりなのに
赴任から半年。これまでの活動でCPをずっと見てきて、CPがたまにドタキャンすることはなんとなくわかっていました。
そんな彼女のことを受け入れられなかったわけではありません。彼女がとても忙しい人であることはわかっていたから。
「ドタキャンするのも無理はない。それよりもどうやったら今の状況で最善を尽くせるかを考えよう」と思い、これまでいろんな策を講じてきました。
例えば、ミーティングを開いてもらえるように「2月末までJICAに出さなくてはならない活動計画表があるんですけど、それを作るためにミーティングをしたいです」と、あえてJICAの名前を出してみるとか。
「ミーティングをお願いしたいのですが、明日空いている時間はありますか？」とこちらから日付を指定して聞いてみるとか。
できるだけ忙しいCPの手間を取らせないように、ミーティング用のパワーポイントを作ってミーティング前日までにメールで共有するとか。
ミーティングのアジェンダと目的、相談内容を簡潔に書いて事前にメールで共有しておくとか。
メールだとちゃんと見てくれない可能性あるからメール送信後にWhatsAppで「メール送ったよ」ってメッセージ入れるとか。
約束の時間になってもCPが部屋にいないときは「あなたがオフィスに戻るであろう頃、予定していたミーティングのためにまたそちらに伺おうと思います」と一言メッセージを残すとか。
私のできる範囲で最善は尽くした。尽くしまくった。
でも結局今日もミーティングは叶わず。
いつもなら「よし！ 次の策を考えよう！」となるはずなのですが、正直今はもう疲れた。もう考えたくない。
CPから依頼されたことはその日のうちにこなしているつもりなのに、私のお願いは2週間以上経ってもずーっと聞いてくれないんだなー。
結局私は組織の下っ端だからミーティングのリクエストにすら応じてもらえないのは当たり前なのかなー。
私が病んで活動に行けなかったときに心配して電話をくれるくらいいつも気にかけてくれるし、優しい人であることはわかっているんだけどなー。
でも今日はなーーーんかがっかりだなー。
UNに正式に雇用されている身分だったらこんな残念な思いしなかったのかなー。
私がJICAボランティアという中途半端な立場だから相手にしてもらえないのかなー。
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それでもなぜミーティングをドタキャンされてしまうのか
なべみが思う最善を尽くしているにもかかわらず、なぜミーティングをドタキャンされてしまうのか。
考えられうる原因を挙げてみようと思います。
① CPにとってなべみの優先順位が低いから
CPから見た協力隊員の優先順位が低い問題。
これは一見CPの問題のように見えて、実際はなべみ自身の問題なんですよね。
自分の立ち振る舞いやポジションを未だに組織の中で確立できていない。キャラ付けができていない。
だから仕事を振ろうにも振れないし「ミーティングやりたーい！」と言ったとて話も聞いてくれない。
優先順位が低すぎる問題。難しいです。
② なべみの交渉力が弱いから
もう一つの考えられる原因はなべみの交渉力。すなわちなべみの実力不足。
UNにいると資金を得るための交渉力が求められると聞きます。
なべみはきっと協力隊員としては、資金提供を得る交渉に携わることはないでしょうが、交渉力がスキルとして求められる組織にいるわけですから、その組織にいる以上は最低限身につけておいた方がいいスキルなのかもしれません。
もしかしたらCPがミーティングに参加してもらうまでのあとひと押しが足りないのかもしれない。
今はまだ交渉苦手だな。でもそれはただ交渉の経験が少ないからってだけだと思う。
CPとのミーティングを開いてもらう問題を通して、いろんな交渉術を身につけたいです。
あとがき
本日もお読みいただきありがとうございました。
今回は「CPとミーティングできない問題」について綴ってみました。
ミーティングができない原因を考えてみたら、自分ではあまり認めたくない原因ばかりが出てきてしまいました。笑
どう考えても結局自分自身の問題だという。
でも自分の課題点がたくさん出てきたのはよしとしましょう。なべみにはまだまだ改善の余地があるということで。
今回の問題が苦手なスキルを磨いていくきっかけになれるように、これからも鍛錬したいです。
絶対乗り越えるぞ。
というわけで本日はここまで。
いつもお読みいただきありがとうございます。
また明日も気が向いたら見に来てくれると嬉しいです。ではまた明日！