報告書を仕上げるときの考え方

どうも！なばすです！

久しぶりの投稿になってしましましたm(_ _)m
寒くなってきたせいで、手がかじかんでタイピングするのがしんどくて、、
今日はあたたかいお茶を片手に書いています！

9月、10月は年度の折返し地点ということもあり、何かと報告しないといけない季節です。

今日は、助成金の中間報告書を書いていた時に学んだことについてです。

身構えてしまう「報告書」という響き

「さて、報告書に取り掛かるか。」

そう思うとどうしても気が重くなりがちです。

「報告書」とか「事業進捗」とか「助成金使途」とか。
そもそもの言葉のイメージが固いし、それはそれは厳かなものを仕上げないといけないように捉えてしまうのです。

だから、書き始める前から、

「抜け漏れなく記載しなければ...」
「誤解を生む書き方にならないようにしなければ...」
「申請書と辻褄が合わなくなったらどうしよう...」

みたいな気持ちになって、どこから取りかかればいいかわからなくなってしまったり、細部が気になってしまったりします。

会計報告書作成要領なんて、特にめちゃくちゃ細かくて。
びっしり詰まった文字の羅列を見ただけでげんなりします。

そんなこんなで、なかなか書きあぐねていたので代表に相談しました。
すると、、

「まあ、こういうのはセンスだから！」

と。

「え、センスなの、、、てことは、お母さんのお腹の中からやり直しかな。。」

まずはシンプルかつ、ミニマムで。

センスだから！と言われたのは事実ですが、その後、きちんと解説もしてもらいました。

①現状（コト）の整理
②自分の引っ掛かりポイントの整理
③方向性を決める
④ミニマムで書いてみる
⑤肉付けする

大きく分けると上記の順番で整理していくと、書きやすいとのこと。

まずは、現状の確認と整理です。
・申請段階では、何を目標に、どんな活動をすると言っていたのか
・自分たちの役割や立ち位置をどう設定していたのか
申請時に伝えていたことを再確認します。

現状を事実ベースで確認できたら、自分の引っ掛かりポイントを整理します。
・活動の成果をどう表現したらいいのかわからない
（どこを強調してアピールするかとか、書いたほうが良いことと、あえて書かなくても良いことの取捨選択とか）
・どの程度の変更が事業計画の変更に当たるのかわからない
自分の中でクリアになっていない部分を明らかにして相談します。

引っかかりポイントがクリアになったら、報告書の大枠の方向性を決めます。
・概ね順調に進んでいるのか
・問題が発生して、計画の変更や課題への対処が必要なのか

方向性までクリアになったら、成果として報告することをまずはミニマムで書きます。
「ガイドラインを作成し、それに沿って研修を実施しました。」
「Aという資材を購入して、施設内への設置が完了しました。」
のように短文言い切りで、要点だけ書くくらいのミニマムさでOKです。
最初から色々と盛り込もうとすると迷走します。
このあたりは国語で文章書くときにコツと同じですね。
（ちなみに、私は国語が苦手で割と迷走しがちです。）

最後が肉付けです。
ここまで来てようやく、プラスアルファで何を盛り込むか、どこを強調するか、どうストーリー性をもたせるかみたいな話になります。
そして、ここまで来ると自分で仕上げられる範囲の限界があるので、ミニマムで書けたら早めに他の人のフィードバックをもらったり、直接肉付けしてもらったりします。

パターンにはめ込んでサクッと仕上げる

「報告書」という響きについつい身構えてしまうのですが、やることは意外とシンプルです。

パターンにはめ込んで、順を追って仕上げていけば最低限必要なものは出来上がる。
逆に細部にこだわろうとすればどこまででも行けてしまうので、沼にハマっていく。

状況を整理して、最低限必要なことをシンプルに。
時間を決めてサクッと仕上げてしまうのが大切ですね。

自分は、報告書に限らず、難しく考えすぎて手が進まなくなることが多いので、今回学んだパターンをじゃんじゃん活用していこうと思います！

つづく。