無駄な仕事を抱え込まない3つのコツ

「あの案件そろそろ本気で進めないと間に合わない、今日は朝イチからこの仕事をやるぞ！」

と思っていたのに、他の仕事に追われて気づけば未着手のまま既に夕方...。そんな経験はありませんか？
世の中には、「無駄な仕事」を抱え混んでいる人が多く、コンサルティングの仕事をしていると、そういう人によく遭遇します。

無駄な仕事とは、
「組織にとってその仕事から得られるアウトプットの価値が低い仕事」
のことです。

言い換えると仕事のための仕事に相当するような仕事です。

例えば、とあるデータ解析のためのエクセルシートの入力ミスを確認するために、入力ミスの有無を確認するチェックシートを新たにエクセルで作成するといったような仕事です。
そして、このエクセルのデータ解析から得られる結果が、実は業務上たいして役にたっていないというようなケースが無駄な仕事に相当します。

こういった類の仕事は、なんとしても回避するべきなのですが、気づけば、スケジュールのほとんどが、無駄な仕事でうまっているという状況になっていたりします。

そこで、今回は、無駄な仕事を回避するための方法を３つお伝え致します。

その１：上司にその仕事の目的を確認する

上司から仕事を指示された時、中身や納期を確認することは一般的だと思います。つまり、「何を：WHAT」と「いつまでに：WHEN」を確認しているのです。
それよりもまず確認すべき大事なことは、
「そもそも何のためにそれをやるのか」（WHY）なのです。

これを質問すると、格段に上司から無駄な仕事を依頼されにくくなります。

なぜかというと、その仕事が重要ではなかった場合、上司自身が
「あれ！？この仕事　要らなくね？」と気づくからです。

上司のプライドもあるので、一旦指示を出してしまった仕事を取り下げることができないため、最初はその仕事を受けるしかないですが、その後、上司から仕事を指示をされるごとに「WHY」を確認していきましょう。
そのうち上司は、「こいつに指示を出す時は、この仕事の目的を考えないと...」と刷り込まれていき、ある時から「あ、この仕事要らないな」と上司自身が気づくことによって、無駄な仕事の依頼がなくなっていきます。

聞き方を間違うと逆効果に！

ここで注意が必要なのは、上司への聞き方です。

ストレートに「なんでこの仕事をやらなきゃいけないんですか？」などと聞いてしまうと、不満があるのかと感じ上司の機嫌が悪くなってしまうのでやめましょう。

真面目を装い、「いい成果を出したいをので、この仕事がこの後どのように活かされるのかを教えてください！！」という風に聞く。これが大事です。そうすると、上司は「一生懸命やろうとしていて優秀だな！」と理解してくれるはずです。

このようにして上司が問題意識を持つことで無駄な仕事がなくなっていくと、結果的に組織全体の生産性がアップしていきます。

ただし、上司が能力不足で仕事の目的を質問しても意図が理解できない場合は、ずっとあなたが質問をし続けることになってしまいます。
その場合は、この方法で無駄な仕事を回避するのは、諦めるしかないでしょう。

その２：自分から企画を提案する

以前にとある方が言っていた言葉があります。

「仕事の面白さとは、自分で考えて、自分でやって、良い結果を得ること」。

言い換えると、自分で考えて、自分でやって、良い結果を得ることが出来れば、どんな仕事でも面白いということです。
また、良い結果とは、大成功でなくても、相手から感謝されるといったことでも構いません。

逆に言うと、「受け」た仕事は、自分で考えていないので、面白いと感じにくいのです。そして、自分にとって面白くない仕事ほど、余計に無駄な仕事と感じてしまいやすいのです。

仕事を受け身で待つのではなく、自分から企画を考え提案すると、その仕事は自分にとって意味のあるものとなる。つまり「無駄な仕事」とは感じにくい状態になります。
また、自分で考えて動くことで、仕事を面白い思えるようになり、仕事へのモチベーションが大きく変わります。仕事が「無駄」かどうかは自分の主観によるところが大きいため、受け身型から提案型に変えていくことをおすすめします。

上司から指示が出るまえに、自分で考えて、自ら仕事を提案出来るようにしよう！

そうすると、上司から「この部下は自分から提案してくるデキるやつだな」と評価され、無駄な仕事が減り、仕事が面白くなるという相乗効果が生まれます。

但し、自分で企画した仕事が、
無駄な仕事＝「組織にとってその仕事から得られるアウトプットの価値が低い仕事」になっていないかの　セルフチェック
が重要です。

その３：【ここで差が出る】スケジュールの空白部分にビビらない！

最後は、スケジュールの使い方についてです。

上司から指示のあったとある作業を今週中に完成させるとします。
スケジュールに2日の空きがあれば2日で、スケジュールに4日の空きがあれば4日で取り組んでしまう人が多いです。

すなわち、１つの仕事にかける時間をスケジュールの空き時間によって決めていくスタイルです。

上記の例でいうと、4日ー2日＝2日を無駄にし、中身の薄い時間を過ごしていることになります。
それは裏を返せば、
スケジュールは、誰かから仕事が降ってきて埋まるもの
という思考回路です。
このスタイルで仕事をすると、スケジュールはあっという間に無駄な仕事で埋まってしまいます。

2日分の空きスロットができたら、そこを浪費しないように何をするかをあらかじめ考え、スケジュールの空白の箇所に何をやるのかを決めて記入しておくようにしましょう。

スケジューラーに正々堂々と「この作業をやります！」と入力すると、モチベーション高く取り組めるようにもなります。
会社のためにもなり、自己研鑽になるようなことを考えるのも良いと思います。

電子スケジューラーの普及により最近はスケジュールがお互いに見えてしまうので、スケジュ―ラーが埋め尽くされていないと落ち着かないという人が増えています。
これが、無駄な仕事を増殖させる温床となっているのです。
スケジュールの空いたところに何をするのかしっかりと決めておいて、

スケジューラーの空白にビビらない仕事のスタイルの確立

が重要です。

以上、3つの方法を紹介しました。
いずれも、ビジネスコンサルタントとして業界問わず様々な企業の方々とお会いしても共通して有効だと感じる方法です。

ぜひ、今日から１つでも試してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

今後もビジネスコンサルタントとして実践的な内容を発信していきますので、「いいね」や「フォロー」をいただけたらとても嬉しいです。