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スクラム対応できるバックオフィスは強い！と思った話。

のん & けい ＠仕事が楽しい社会人9年目

こんにちは！仕事が楽しい社会人7年目の、のんです！

前回のけいのnote読んでくれましたか〜！

私たちバックオフィスが
会社や社員の事ばっかりを考えてる中で、
まっすぐお客様軸で考えられる
営業さんたちの裏側を覗けるので、
けいの発信も貴重だな〜と思っております🙈

さて、一方私の前回の更新は新しい働き方の話でした。

在宅勤務の波に置いていかれがちなバックオフィスが
自分から動くためには…みたいなところを
取り留めなく書きましたが、
読んでくれましたでしょうか！

今日も、社内で始動した新しいプロジェクトの中で
感じたことを書いていこうと思います。

わたしの会社の管理部門は下記チームがあります。

・財務チーム
・経理チーム
・人事チーム
・採用チーム
・総務チーム　←のんはココ！
・情シスチーム

どこぞの大企業かと思われるかもしれないですが
それぞれ所属は1〜2人で、部署全部で10人くらいです。ベンチャーにしては細分化されてる方なのか…？

ちなみに前職は
人事総務チームと経理財務チームの2つだけでしたし、

その前は総務部が全部ひっくるめてやっていて
採用だけ独立してるような感じでした。

そのプロジェクトの中で、
バックオフィスの中での連携について
改めて考えさせられることがありました！

前述したように、
バックオフィスには様々なチームがあります。

経理や労務や法務や総務や・・
やってることは全然違うんですが、
何をやるにもお互いに連携しないと動けない！

いわゆるエンジニアさんたちでよくいう
スクラム対応なんだ！と思ったはなしです。笑

その１：新入社員が入社する時。

例えば、新入社員が入社する時なんかが
すごくわかりやすいのですが。

まず採用チームが選考を通して内定を出します。
その後、どうなるかというと条件提示。
給与テーブルをもとに人事チームが算出してくれます。
その時、採用からの申し送りで、
期待値込めて今回はプラスα・・だとか
育成枠なので年齢的にはこうだけどこう・・とかが
反映されます。

入社時期が決まると、受け入れ準備開始です。
人事さんは必要書類の回収や
健康診断の連絡なんかをしてくれますし
情シスさんはPCや携帯、
アカウントの発注を進めますし、
総務では名刺の発注や座席や
諸々の備品の準備をしたりします。

入社当日以降は、各チーム総出で、
社内のルールや仕組みを
１週間ほどかけて研修で落とし込みです。

どこのチームがサボっても、うまくいかないですし、
そもそもどこのチームがよくやったから
今回はうまくいった！ということもなく
こんな風に各自の役割を
きちんと果たすことでスムーズに
目的が達成される良い事例かと思います。

難易度低めできちんと情報連携すれば
大丈夫なパターンかなと🙆‍♀️🙆‍♀️

その２：全社イベントを運営する時。

次に、例えば外部会場で社員全員集まって行うキックオフや納会の時！

よくPJTが組まれて対応している会社も多いかと思いますが、
そんな時もバックオフィスの対応は不可欠なのです。

人事チームから勤怠についてや
事前と事後の宿泊についてや、
それに伴う出張手当についてを確認し、
申請についての連絡をしたり、

経理チームからは、
実際に経費精算したりする時の注意点や、
PJTで支払った経費などの精算方法、
会場への支払いについてや
イレギュラーな支払いについての
相談受付をしたりします。

総務チームからは、
出席者の管理や、社外のお客様への連絡・対応、
代表電話の転送や、全社不在時のお知らせを
広報さんに依頼するなど。

PJTからの依頼が明確にこないことも多々あるので、
こちらからタスクを確認していくスタンスで臨むのが
スムーズにいくポイントだと思っています。笑

当日PJTメンバーがバタバタしている中で、
それをフォローするのもおのずと
バックオフィスの役割になっていきます。

あー、いつも自分そんな役回りしてるなーと
思う人がいれば、バックオフィス、向いてると思います。笑

この全社キックオフとかは、
目的や大まかなところが決まり、
バックオフィスに共有さえしてくれれば、
各自がエラーのないように、
仕組みを作って告知ができるのですが、
うまく連携しないと、二度手間になったり、
社員からの質問に追われることになります。笑

難易度中の各自が自立して対応すれば
なんとかなるパターンかと🙆‍♀️🙆‍♀️

その３：柔軟な働き方に対するルール作りについて

さあ本題です！！！！

今回わたしがバックオフィスのスクラム対応について
書こうと思ったのは
最近ツイッターでずっとブツブツ言ってるこの話。

新しい柔軟な働き方に対するルール作りのPJTの件です！！！

まさに、今までに事例がない中で
いろんな部署の意向を反映しながら
漏れなく不備なくルールを整備しないといけないこのPJT。
結構難易度が高いなと思いながら
毎回頭フル回転で参加してるのですが、
そこで各チームがとる行動が
いわゆるスクラム対応かなって思っとります。

例えば、通勤費について。
通勤手当廃止して実費支給が良いんじゃない？という案があったのですが、
標準報酬月額に含まないといけないので支給方法を検討する必要がある！
と人事チームが指摘してくれたり・・

実際のオペレーションとして経費精算になる部分があるなら、と言って
財務チームからルールの提案があったり・・

これはあくまで一例だけど、人事だけ楽で経理が大変、
経理だけ楽で人事が大変、と押し付け合いになるケースも多い中
お互い自然とあるべき姿を軸に調整できていたので
作業ボリュームの調整という観点もありながら
目的を見失わない良い事例かなと！！

また、その他の通信費の支給や、
電話対応なんかの雑多な問題についても、
現状の営業交通費の削減で
どのくらい経費にインパクトが出るか
経理チームが確認してくれ、
そこを予算として総務と情シスで対応を検討。

情シスさんの関わる問題は、いつもいつも
社内の生産性とセキュリティとの狭間にあるので、
なかなか予算との兼ね合いもあり意思決定が難しい。

でも、今回については、セキュリティルールが
働く場所や環境に大きく関わってくるということで
情シスだけで決めきらずに各部から何名か選出して、
別途、議論できるような場を作ってルール化していくとのこと。

管理コストや、予算や、ひいては社内の
ITリテラシー含めて検討しないといけないので
大変なはず！！なのですが、うちの情シスさんは
意味のわからない要望はいなしながらも、笑
クリティカルにタスクを片付けていくので、
もうほんと、カッコ良いっす。笑

総務からは、代表電話について。
電話取次サービスをいれる上で、
もちろん利便性や社内の運用もあるけど
お客様からの対応に支障がでないかどうか、を
営業部と検討・・
全社導入の前に各部でトライアル利用を
してもらうところからのスタートです。

もちろん、社内の設定が必要な箇所や
アカウントの作成が必要な場合は
情シスさんに相談。
継続利用していく上で管理コストがかからない
サービスかどうかを確認してもらうのは必須です・・

そして！！！まだまだある！！！笑

各部、あらかた新しいルールの大枠が決まったら
現状の規程の見直し・・これが大変・・・

就業規則、情報セキュリティ管理規程、
給与規程、業務分掌なんかに加えて
予算の組み直し、コストの回収計画なんかも・・
見直しが完了したら、総務チームに改定依頼をかけて
会議で承認とか必要か確認して文書管理。

その後、社内の落とし込み資料作成して
マネージャーに説明会。
各部からくるイレギュラーに対応・・という形で
バックオフィス総出の戦いは続くのだと感じました。笑

ただ、目的が握れていれば
お互いそこに立ち返って柔軟に対応できる。
バックオフィスにありがちな縦割り対応じゃなくて、
よりスクラムに対応していければ
もっともっと会社として強くなれると思ったのであります。

そこで、今回の事例を踏まえて、
バックオフィスがスクラム対応するためのポイントを
考えてみました。

（その１）前提にお互いへのリスペクト

こんなツイートをしたら共感していただける方が多かったようなのですが！

バックオフィスは役割が違いますが、
それぞれの専門領域のスペシャリストなので
どっちがすごいとかそういう話じゃないのです。

公認会計士と社会保険労務士どっちが偉いかとか、
経理できるのと労務できるのとどっちがすごいかとか
採用できるのと情シスできるのとどっちがすごいかとか
そういう話じゃないので、お互いにマウントとらずに、
素直にリスペクトして働けるのが良いと思います。

だから、わたしも何の強みもないけど←
こうやっていろんな物事の間に挟まれて
振り回されるのを楽しめる性格を伸ばしていこうと、
のほほんと思っています。笑

（その２）自分の役割に線を引かない。

そして、例えば総務から言っても
人事から言ってもよいよねってことって
まあまあな頻度で発生するので、
そこもめんどくさがらずに、自ら取りに行くと、
自分の専門領域以外の知識が深まって良い！です。

これは完全に自論だけど、
経理のことはめっちゃわかるけど、
労務の事は全くわからない！て人よりも
全体の流れを把握した上で、
自分の強みは労務、とかの方が
絶対事業会社やベンチャーでは
重宝されると思ってる・・・(こっそり

（その３）ナレッジ共有に時間を割く！

だからこそ、自分の持ってる知識は、
全力でオープンにする！
もちろん、バックオフィス以外の部署にも！

質問されたら背景含めて答える！
このルールがなくなると、
後から発生するこういう工程の手間が増えて
正直やってられない！とか。笑

そうすることで、
なんでもかんでもややこしいことは断ってくるやつ、
ではなくて、
バックオフィスの仕事を理解してもらえ、かつ、
協力的になってくれるのでは・・という淡い期待。笑

よし、今日はここまで！！！
いろいろ書きながらやっぱあ〜だな、
こ〜だなと思うので
自分の思考の整理に役立ってるけど、
みんなの頭の中を散らかしてるのではと思いながら
毎週おそるおそるの投稿です。笑

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では、また来週〜！


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のん & けい ＠仕事が楽しい社会人9年目
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