「調整力」が試される取締役会の準備の話。

こんにちは、仕事が楽しい社会人７年目ののんです！
あけましておめでとうございます！（遅
昨年の５月から始めたこのnoteですが、
良い発信の機会をもらえていてすごく勉強になるので、
今年もマイペースに
noteの更新ができたらいいなと思います。

今日の話は取締役会の準備が大嫌いだという話です←

今私が勤めているのは非上場会社
（というかベンチャー）なのですが、
ゆくゆくは上場会社に‥ということで
取締役会なども、きちんとあげるべき議案を確認し、
会社法にのっとった運営が求められております。

以前からお伝えしているように、現状の私のチームは
大好きな上司との２人で、
総務と法務を兼務しているため、
取締役会などの会社の公式な会議
（あとはリスクコンプライアンス委員会とか・・）は、
私と上司の２人で下準備から当日の運営まで行います。

ただ、その準備がもろもろある
全ての仕事の中で一番苦手・・。

細々した作業が多く、かといってミスできないという
大雑把な私に向いてなさすぎる仕事・・

ただ、この辺りの実務をどのように行っているかを
赤裸々に書いた記事を見かけたことがなかったので
書いてみることにします。

・開催２週間前〜３日前にかけて

ー定時取締役会の日程は、
　年度始めに決まっているので、
　開催２週間前頃から議案を集め始めます。
　このタイミングで決議しておかないと
　いけないことはないか、
　子会社も一応あるので、
　子会社の役会で決議することで、
　うちでも決議しておかないといけないことはないか、
　各部の役員などに呼びかけて議案を収集します。

ー議案が収集できたら、その議案の資料づくりです。
　基本的には各部に作成してもらいますが、
　こちらで引き取って作業することも。
　職務権限規定で決まっているものなどは
　各部から起案漏れしがちなので、
　いろんなところから必死に情報収集して
　これは役会にあげなだめですよね？！？と
　上司と走り回って役員に確認をとります。

ー議案が決まれば資料を用意するだけなのですが、
　「これは起案するべきか否か」とか
　「やっぱりこれが追加で」とかに
　振り回されるのがこの時期です。

ーそして月次の数値は経理さんや
　財務さんが作ってくれるのですが、
　これが毎月提出期日ギッリギリのことが多く、
　お忙しいのはわかりつつも
　どきどきしながら待っています。
　（みんな、お願いだから請求書は早く回そう・・

・招集通知の発行

ー本来は１週間前ですが、
　うちは３日前（定款の定めによるんだったはず
　チャットワークで役員チャットに
　投げるだけという簡単なお仕事ですが、
　ここまでに議案が固まらないこともしばしば・・
　後から議案の追加や削除はざらにあります・・・

・当日の運営・議事録の準備

ー最近はもっぱらオンラインでの
　開催が多くなりましたが、
　前日午前中までに資料をBoxにいれ、
　各役員へ展開し、
　社外取締役の秘書さんに開催URLをお送りし、
　当日のZoomの立ち上げまで行います。

ーオンライン参加により、
　各役員がどこから参加か
　書かないといけないのですが
　みんな毎回いるところがバラバラ・・（ぐすん

ーありがたいことに議事録担当として
　役員会にも参加させていただいているので、
　監査役の皆様含め発言を
　聞き漏らさないよう緊張感を持って会議に参加。
　とはいえ、議事録フォーマットは
　定型のものがほとんどなので、
　決議事項でイレギュラーなものが
　あったときは書き換え。
　クリティカルに重要そうなものは
　証券会社さんとか信託銀行さんに
　議事録サンプルをもらってコピペ←します。

ー議事録を作成したあとは、
　役員に回覧し、押印→PDF化、原本保管。

・決議内容の周知　

ー役会が終わったら決議された内容を
　起案部署に周知します。
　各役員がやってくれるとよいのですが・・
　抜け漏れある場合もあるので、
　私たちから取り急ぎ「無事に決議されました」との
　ご連絡をいれます。

ー規程が改定されたり、
　組織が変更されるのが一番嫌いで、
　規程管理台帳を更新して、
　ポータルサイトの規程を差し替え、
　組織図を変えたりと
　その後の細々した作業が続きます…

・そして気づくとまた２週間前・・

ーはあやっと今月の定時取締役会が終わったと思うと、
　気づけばすぐに次の定時取締役会がやってきます。
（いろんな会議がそうと言ってしまえばそうなのですが・・苦笑

ー臨時取締役会や、株主総会があると
　もっとバタバタします。
　事前準備の締め切りが
　どんどんタイトになるイメージ。

よく総務の求人とかに「株主総会、取締役会の事務局や
会社法に基づく各種手続き」って書いてありますが、
なんだかカッコ良く聞こえるけど、実態は泥臭くって、
いろんなところからいろんなこと言われる仕事で。笑

けどそれでもスケジュールに載せて
適法に運営していくという
調整力が試されてるな〜と思うお仕事の紹介でした。

総務さん、法務さんで同じような仕事してる方がいれば
なんとかシステム的に議案収集できたり、
スムーズな運営のノウハウあれば、教えて欲しいです。

そして、書いていて思ったのが、
ぶつぶつゆってるけど、
案外嫌いじゃないなこういう仕事、
ということでした。笑

もともと嫌いだ嫌いだと思っていたのですが、
やるべきこと、こうあるべきという姿が決まっていて
そこに帳尻を合わせていくのって嫌いじゃないな〜と。
バックオフィスってそういう人が
多いのかなと勝手に思ったり。

というわけで、今回はここまで！
それでは、また次回〜！