やらねばならぬマルチタスク（第１回）〜生産性を高めるコツ

【この記事を読んでいただきたい方々】
✔︎    常に複数の仕事を抱えていて回らない
✔︎　マルチタスクが苦手で仕事が上手くいかず悩んでいる
✔︎　もっと早く仕事を終わらせて自分の時間を増やしたい

複数の作業を同時に進めていくことを、マルチタスクと言います。
マルチタスクは一見効率が良いようにも見えますが、実際にはミスが増え、集中力も落ちることから、生産性を落とす悪いやり方としても知られています。

しかし、仕事をしていると次々と新しい仕事がやってくるのが現状

そこで今回は、マルチタスクを生産性高くこなすコツを紹介します。
なお、このテーマでは複数に分けて記事を書く予定です。今回は第１回目となります。

マルチタスクには２種類がある

マルチタスクには、大きく2つの種類があります。

（1）  複数のタスクを一つずつ切り替える（タスク・スイッチング）
（2） 複数のタスクを実際に同時に行う（真の意味でのマルチタスク）

（1）は、1つのタスクを次々とスイッチしていくことで、結果的に2つ以上のタスクをこなす方法です。例えば、10分でメールを返信し、次の10分で企画書を書き、次の10分でまたメールを書く・・・といった行動です。

（2）は、実際に2つ以上のことを同時に行うことです。例えば、同僚と会話をしながらメールを打つ、車を運転しながら英会話を勉強する、といった行動です。

さて、この（１）と（２）ですが、実は脳の使い方が違います。

（１）は、1つのことに意識を向けて行うタスクです。一方（２）は、無意識に行えるタスクに、意識を向けて行うタスクを追加したものなのです。

ポイントは、意識的に行う行動を、２つ同時に行うことはきないということ、2つを同時に行うのであれば、少なくとも一つは無意識にできる行動でないといけない、ということです（このことはぜひ、覚えておいてください）。

そして、（１）と（２）には、それぞれ異なる攻略法があります。
今回はまず（１）を生産的に行うコツを説明し、次回（２）について説明したいと思います。

（１）複数のタスクを一つずつ切り替える方法でのコツ

（1）−1　集中できる環境を作る

まず、環境の話です。
タスクを次々と切り替える場合、今のタスクにいかに意識を集中させられるかが大事です。しかし、前のタスクの資料がチラチラ見えたり、メールがポップアップで表示されたりすると、すぐ気が散ってしまいます。そこで、今のタスクに関係のない資料は目に写らない位置におく、メールのポップアップは消す、など集中できる環境を整えて見てください。きっと、目の前の仕事への集中度がグッと上がるはずです。

（1）−2　記憶に頼らず記録に頼ったタスクを管理する

2つ目は、タスクの管理の話です。
人間が短期的に記憶できる容量は限られているため、タスクを切り替えていくとすぐに前の仕事の内容は忘れてしまいます。ですので、記憶はあてにできません。すべてのタスクを記録に残して管理するようにしてください。TODOリストを作る、スケジューラーにいれるなど、やり方は色々あると思います。しかし、多分大丈夫だろう、と記憶に頼ってメモを取らないのは大きなトラブルの元です。

（1）−3　アウトプットした後に仕事を切り替える

3つ目は、タスクの切り替え時の話です。
別のタスクに着手すると「ぼんやりと頭に考えていた」レベルのことは綺麗さっぱりなくなってしまいます。ちゃんとアウトプットしたものしか頼りになりません。ですので、タスクを切り替える際は、「メールを一通出し終える」「企画書のスライド３ページ目まで書ききる」など、形に残るところまでアウトプットするようにしてください。次に着手を始めた際、０から再開、ということはなくなります。

まとめ

マルチタスクには、以下の２種類があります。
（1）  複数のタスクを一つずつ切り替える（タスク・スイッチング）
（2） 複数のタスクを実際に同時に行う（真の意味でのマルチタスク）

今回は（1）の作業を効率化するための工夫として、
① 集中できる環境を作る
② 記憶に頼らず記録に頼ったタスクを管理する
③ アウトプットした後に仕事を切り替える

という3つのコツをご紹介しました。
タスクを切り替えは「集中力が落ちる」「記憶が飛びやすい」というデメリットがあるので、それらを補うためのテクニックとも言え、シンプルですが効果はかなり高いです。ぜひ実践してみせください。

次回は、（2）の真の意味でのマルチタスクを実践するにはどうすればいいかについて、解説していきたいと思います。

以上、お読みいただきありがとうございました。

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