「ちょっと試す」の繰り返しで、仕事がラクに楽しくなっていく

まずは小さく始める

例えば、問い合わせ対応の負担を減らしたいと思ったとき、「社内の業務フローを見直して、問い合わせを根本から削減する」という大きな改善を考えるのは、悪いことではありません。
しかし、大きな変化を一気に起こそうとすると、それには関係部署との調整やルールの改定が必要になり、すぐには実行できないかもしれません。そうなると『なんだか面倒くさいなぁ』、『大変そう』と考えてしまって、前になかなか進めません。

そこで、まずは 「自分の仕事の範囲でできること」 に目を向けてみましょう。小さな仕事ならすぐに試せるし、気づいたことをすぐにフィードバックして改善できます。

例えば：「いつも問合せの対応で手いっぱい」
社内からの問い合わせが多すぎて対応しきれない！そんな状況、ありませんか？　質問が様々飛んできてなんだか、自分の仕事が全然前に進まない。そんな時には、ただ目の前の質問に答え続けるのではなく、一歩引いて、こんな視点で見直してみましょう。

• 同じ質問が繰り返されていないか？

• 表現は違っても、実は同じ内容の質問ではないか？

• そもそも、自分が対応すべきものなのか？別の担当者や上司に任せるべき内容では？

こうして問い合わせのパターンを整理したら、Q&A形式でまとめてみましょう。営業部署などで、お客様対応ではよくやっていることだと思いますがそれと同じこと。
よくある質問とその回答をリスト化しておけば、都度考えずに済むので、対応がスムーズになります。また、回答がブレないようになっていきます。

自分を「bot化」しちゃおう

Q&Aができたら、あとは 「自分はbotになる」 くらいの気持ちで活用していきましょう。

• チャットやメールで回答するときは、Q&Aからコピーして送る

• 必要に応じて、社内の共有サイトにQ&Aを掲載する

• もし可能なら、社内アプリを使って簡単なチャットの自動応答botを作る

こうして少しずつ業務を効率化していくと、負担が減るだけでなく、仕事の手応えが変わってきます。もう既にやっている人も多いかもしれないですけど、今一度考えてみてね。

試してみると、次のヒントが見つかる

小さく試すことの大きなメリットのひとつは、「自分事として取り組める」 ことです。大きな変化を目指すと、「うまくやらなきゃ」とプレッシャーを感じがちですが、まずは小さな範囲で試すことで、「これは自分でできるかも」という感覚が生まれます。そして、自分だけでPDCAを回しながら改善を進められるのです。

さらに、実際にやってみることで「できた！」という小さな成功体験を得られていきます。この積み重ねが、「もっと工夫してみよう」「次はこうしてみよう」という前向きな気持ちにつながります。

そして試すたびに、新たな気づきが生まれます。

「このやり方、意外と楽にできるかも」
「ここを少し変えれば、もっとよくなるかも」

このように、次のステップが自然と見えてくるのです。大切なのは、その気づきを 言語化 してみること。何が良かったのか、どこを変えればもっと良くなるのかを言葉にすることで、改善のスピードがぐんと上がります。

そして、「完璧にやる」より「試しながら考える」 を楽しんでみましょう。試行錯誤を繰り返すうちに、「これならいけそう」という形が少しずつ見えてきます。小さな試みでも、「少し良くなった！」と実感できることが増え、それが積み重なっていく。

まとめ

• 自分事として取り組める

• 気づきを言語化すると次のヒントが見えてくる

• できると嬉しい、だから続けたくなる

• 「ちょっと試す」の積み重ねで、ラクに楽しくなる

「ちょっと試す」を続けるうちに、気づけば 仕事がラクに、そして楽しく なっているはずです。

まずは、小さく小さく。

今日もここまでお読みいただき、ありがとうございました。
いかがだったでしょうか、一歩を踏み出せそうでせしょうか。

次回は仕事の振り返りについて書いていこうかなと思います。
お楽しみに。