小さい変化で大きな効果を生む仕事術 Vol.1

2020年12月13日 22:44

こんにちは！

並想メンターのムラケン＠Catali屋です！

本日は少し短編になります！

突然ですが、仕事に慣れてくると、当たり前のようにやることが増えてしまいませんか？

特に、ルーティン業務のような毎日、毎週やっていくような業務ほど、当たり前に取り組んでいて、ほぼ無意識に行なっていることもあるかもしれません。

そんな時に質問したいのですが、

「本当にそれって、やる必要があることですか？？」

私がもしそれ聞かれたら、

「ぎくっっ・・・！」

と反応してしまうでしょう（笑）

ただなんとなく、これまでやってきているから当たり前のように取り組むということは、正直よくあると思います。

冷静に考えれば、新しいことをやり始めたり、新しい業務に取り掛かり始めたタイミングでは、物事を効率的に進めることより、いかに答えのない道を歩み進めていくかに注力することの方が優先度が高いため、
細かい生産性や効率性は二の次になるからだろうと思います。

ということは、ある程度仕事に慣れ始めたら、きちんと立ち止まって自分の業務を見直していくことは必然的に必要なことなのですが、忙しさにかまけてついついやりっぱなしなこともありますよね。

私の場合は先輩と話しながら、いくつか効率化をすることができましたので、その一部をご紹介します！

管理ツールは統一する

部署や会社でグーグルのドキュメントやスプレッドシートを使っている方はいますか？？

意外と多いのかな？と思うのですが、弊社では基本的に、オフラインではなくオンラインで共有ファイルを管理しています。

私自身では、どの端末からでもアクセスできるように、スプレッドシートに担当顧客の接触状況などをまとめています。

加えて、個人としては、自分の営業活動を分析をしたり、週次アクションを明確にするためにもスプシを使っています。

イメージとしては、「〇〇株式会社様の次のアクションは⚪️日に提案後の進捗確認をする」というアクションが明確になるようにまとめているような感じです。

新卒で入社し仕事を始めたときは、このように色々な作業をする度に、新しくスプシを立ち上げていました。

しかし、いざ開きたいとなったときに、
「あれ、ファイル名ってなんだっけ？」
と探す羽目になってしまっていました。

よく使うファイルであれば「最近開いたファイル」ということで、見つけやすく並び替えられるのですが、クォータに1回程度しか開かないようなファイルもあります。

その時に思ったのは、
「この時間無駄すぎる・・・・」
ということです。

とはいえ、あまり整理整頓は得意な方ではないため、どのように整理をしたら良いか発想できませんでした。

その時に、先輩から、
「自分がよく使うスプシはシートで分けて1つのファイルで管理する方が圧倒的に楽で早いよ」
とアドバイスをいただきました！

まさにそうですよね。
1つのスプシにまとめておけば、仕事になったらこのファイルさえ開いておけば良いという状態なので、ストレスが全くありません。

1つのファイルにシートでたくさん分けると重くなるかな〜と思っていましたが、取り越し苦労の心配だったようです。
数十個のシートであれば、そう簡単には重くならなかったです。笑

あなたがどんな職種で働かれているか分かりませんが、同じような作業を１週間の中で分けて取り組んでいるとしたら、それ、効率的になりますよ！と声をかけたいです（笑）

私は営業という仕事柄、お客様と商談をする機会が多いです。

特にコロナが流行してからはオンライン商談が増えました。

これはテクニックですが、オンライン商談の受注角度を上げるためには、商談時の資料が重要になります。

そのため、プレゼン資料を個社ごとに作成するのですが、商談が週に８件あるとすると、大変な負担になります。

それを8回別々の時間に行うと、頭を切り替えるためのコスト（時間的、肉体的）が発生して効率が落ちます。

しかし、資料も使いまわしている部分が多いので、なるべく同じタイミングで、複数社の準備をするようにしています。

こうすることで、資料作成にかかる時間は削ることができます。

小さい変化や時短ですが、その小さな積み重ねが毎週発生するとしたら、大変大きな変化になります。

（とはいえ、まだまだ上手くできていない部分もあり、現状は1回で3、4社まとめて仕上げています）

あなたはいかがでしょうか？？
１週間のうち、同じ作業を別々の時間で行なっていませんか？

そんな時は、作業をガッチャンコできるか？とぜひ考えてみてください！

では、短いですが、本日はここまで！＾＾

また次回でお会いしましょう！

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