経理業務をクラウドで～「Bill One」と「楽楽精算」を導入しました

朝日インタラクティブでは、多様な働き方のひとつとしてリモートワークを取り入れていく前提で、社内システムの刷新と効率化を進めています。
8月から9月にかけては、請求書の支払い業務にSansan株式会社の「Bill One」を、社内の立替経費精算には株式会社ラクスの「楽楽精算」を導入しました。

当社で経理を担当している経営管理部の照屋美子と久保美央子に、導入までの経緯や、導入後の感想を聞いてみました。

ーまず2つのシステムを取り入れる前の話から聞きましょうか。日々の作業でどんな苦労がありましたか。

照屋：コロナ禍によって始まったリモートワークの緊急対応として、紙で回覧していた伝票をPDFに置き換えて、共有フォルダで回覧する方式をとっていました。その結果、経理担当は指定したフォルダに置かれたPDFを1個ずつ開いて確認しなければならず、紙で見るよりも労力がかかる状態が続いていました。PDFを確認して記入漏れがあれば差し戻し、問題なければファイル名を付け替える、という運用も手作業でやっていました。

久保：PDFファイルが壊れて開けない場合は、再度ファイルの作成を依頼することもありましたね。

ー新しいシステムの導入が決まって、社員向けの説明会もやりました。運用はスムーズに始められましたか？

久保：説明会が運用開始の直前になり、スケジュールがタイトになってしまったのは反省点です。ただ、説明会のあとに社員から個別に質問をもらって対応することで、大きな混乱はなく始められたと思います。

照屋：「楽楽精算」はカスタマイズができる分、設定項目が多岐にわたり、最初から100％の状態でスタートすることは難しいことがわかりました。目指すところの60％くらいでスタートした感じです。さらに細かい設定をすれば、もっと負担を減らして便利に使えると考えています。

ー8月に「Bill One」での運用を始めて、9月には「楽楽精算」を導入しました。さらに9月は上半期決算の締めの月でもあったので、非常に忙しいスケジュールと思うのですが。

久保：厳しいスケジュールになることはわかっていたため、事前の段取りは入念に行いました。それでもやっぱりたいへんでしたね…。

ー実際に導入してよかったことは？

照屋：伝票を検索できるようになったことです。以前はフォルダを回遊して該当のファイルを探していましたので。請求書はデータが取り込まれていれば、必要事項を記入してそのまま回せるのが楽です。

久保：3割くらいは作業が減らせた印象です。紙の運用の延長で発生していた「記入漏れ」は、必須項目が入力されていないとエラーメッセージが出て防げるようになりました。差し戻しのコメントもツール上でやり取りができます。

ー社員のみなさんは対応できていますか？

久保：まだ慣れていない部分がありますが、わからないところは質問してくれますし、対応してくれていると思います。

照屋：実際、みんながどう思っているのかは気になりますね…。

運用に慣れたところで社内アンケートをしてみましょう。
ー導入後も引き続き苦労していることや、課題はありますか？

久保：帳簿管理の都合で、伝票をPDFに出力する作業が新しくできてしまいました。ただしこの作業を解消できるように、検討していきます。

照屋：社員から質問を受けて、すぐに答えられない仕様はまだあります。エラーが多い部分はカバーできているのですが。あとは実際の支払いを行う会計システムとのつなぎこみが今後の課題です。

ーありがとうございました。ハードな上半期でしたが、経理業務をクラウド化できたことは会社にとっても大きな一歩です。このあともブラッシュアップして、さらに効率的な運用を目指していきましょう。

朝日インタラクティブでは昨年度、契約業務を「CloudSign」で行えるようにしました。また在宅勤務で私有携帯を使うと通話料がかさんでしまうために全社員にスマートフォンの貸与をしました。さらに会社にかかってきた電話は「fondesk」で受けてもらい、Slackに共有される仕組みも作っています。

いずれの取り組みも取引先様のご協力があってのことで、ご対応くださった関係各所のみなさまには深く御礼申し上げます。

着々とリモートワークに対応した仕組みづくりを進めておりますが、まだまだ改善したい課題は尽きないのが正直なところです。人員も時間も限られていますので、ひとつひとつ優先順位をつけて対応していきたいと考えています。