Notionオタクが教えるひとり社長の顧客管理(CRM)完全解説
Notionオタク度上位1%(自称)のMotokiです。
「売上につながるデータ管理を自動で行うためのAll in Oneサービス」
【BizNotion】の運営者 Motoki です。
【BizNotion】はNotionを活用して構築しているため、手前味噌にはなりますが、Notionにはめちゃくちゃ詳しいです。
サービス提供者として、Notionに関する知見を持っているだけでなく、ユーザーとしても使い倒しているのでもちろんユーザー目線の知見も大量にあります。
また、当然のように Notionに関する全資格(Essentials / Settings & Sharing / Advanced)を保持 してます。
もうこれは、人口の上位1%のNotionオタク度と言っても過言ではないはず。
オタクによる、ひとり社長の顧客管理(CRM)徹底解説
本日は、そんなNotionオタクの私が
ひとり社長の顧客管理(CRM)を徹底的に解説します
このnoteに興味を持ったということはおそらく、
ご自身で受託系やコンサル系、スクール系のビジネスをやられていて、
なんとなく「顧客情報ってちゃんと管理した方がいいんだろうな」と感じてるのではないでしょうか？
「氏名」と「メールアドレス」以外に何を管理すればいい？
そもそも、何のために管理するの？
しっかり管理したとして、何の役に立つん？
このような、顧客管理をする理由 がそもそも腹落ちしてないために、
「もっとビジネスが伸びてきたら」と何となく先延ばしになっている…
何となくExcel・スプレッドシートにまとめてるけど、形骸化していて、あまり意味がない…
試しにCRMツールを使ってみたけど、多機能すぎて個人ビジネスを管理するにはToo Muchだし、なんか使い方がよくわからない…
こんな状況に陥っている。。。
そんな方はこの記事を読んでいただければ、
顧客管理をする理由
顧客情報を管理することでどんなメリットがあるのか
最低限管理しておくべき項目
個人ビジネスの顧客管理ツールに求められる条件
利用するべきツール(サムネから察しがつくと思いますがw)
具体的にどうやって管理するか
が理解でき、
あなたの抱える 何となく先延ばしにしてしまっているモヤモヤ を解消されます。
しかも、実際に顧客管理システムを構築し、
ビジネスに活用できるようになり、使いこなせば 売上アップ に繋がります。
適切な顧客管理をしないビジネスが直面する売上の損失
何のために顧客管理するかを解説する前に、
まず、顧客管理をしていない状況がどのような損失を発生させるか考えてみましょう。
結論からいうと利益が減ります。
正確にいうと、あなたは今、本当は得られたはずの利益を失っている可能性が高いです。
「別に利益は減ってるどころか増えてるよ」と思っている人も、例外ではありません。
本来ならもっと増やせたはずの利益を失っているのです。
旨い寿司や肉が食えたはずの利益が減っているのです。
利益が減ってるって本当？
とはいえ、こんなNotionオタクに「本来得られた利益が減ってますよ」と言われても納得できないですよね。
なので、分かりやすい例で考えてみましょう。
あなたはコーチングサービスを提供している。
そして、顧客管理はスプレッドシートで以下の情報を管理。
クライアント名
メールアドレス
受講期間
この場合だと、
受講生毎の累計売上(LTV)が把握できず、
LTVが高い顧客セグメントが判定できない
LTVが低いセグメントの顧客を集客してしまい、無駄なマーケティングコストを費やす
受講生毎の成約率が把握できず、
成約率が高い顧客セグメントが判定できない
成約率が低いセグメントの顧客を集客してしまい、無駄なマーケティングコストを費やす
受講生とのコミュニケーション履歴を残せず、別の顧客対応に追われた結果、受講生の詳細な悩みを忘れてしまい、アップセル・クロスセルに繋げられたはずの提案機会を失う
受講終了時期を忘れていて、受講終了前に継続のための提案を準備できず、再契約を逃してしまう
月別の売上推移が把握できず、特定の時期を狙った売上UP施策など、経営の判断ができない
などなど、あなたが "認識できていないだけ" で 深刻な売上の機会損失 が発生し続けているのです。
どうでしょう？少しは納得できたのではないでしょうか。
また、事業が成長していけば、必ずどこかのタイミングで、
顧客の管理に限らず、データ管理体制を整備する必要があります。
この際の整備コストは先延ばしにすればするほど、大きくなります。
「未来の自分、頑張ってくれやー」という考えが
数百万円以上の追加コストを生み出している 可能性すらあります。
そして何より、
事業の生命線となる顧客の管理ができてない、こだわれてないって、
経営者としてダサくないですか？
どちらにろ、
あなたが事業を成長させるつもりなら、早く顧客管理システムを整備して
LTVや成約率の高いセグメント顧客を判別し、効果的なマーケティングで売上UP
顧客とのコミュニケーションから記録して、インサイトを得て、クロスセルやアップセル、商品開発に繋げ、売上UP
契約終了前に通知を行う自動化システムを整備し、万全な準備を可能にして、再契約率UP
データを適切な構造で管理できるのでデータ検索コスト・運用コストを削減
メモやあなたの記憶頼りでなく、管理システムが整備されることで、組織化が可能になり、事業がスケールできる状態
コミュニケーションを含めた顧客情報を蓄積し、AI活用して提案や売上アップ施策を効率的に実行
といったことを実現しましょう！
一例として、LTVを算出できるメリットを解説します。
顧客平均LTVが10万のところ、もし平均LTV30万円の顧客セグメントを特定できれば、仮に顧客獲得コスト(CPA)に10万円かかったとしても20万円の利益が出る。
このようにLTVとCPAが正確に見積もれていれば、
あとは「どれだけアクセルを踏むか？」という意思決定の話になり、
売上と利益は増えます。
逆にいうと、この数値があいまいなまま事業をするということは「今月はなんとか個別相談が獲得できたっ！」と運任せの経営になり、事業の成長を停滞させるのです。
個人ビジネス事業者が適切な顧客管理をできない理由
私の体感で言えば、「もう運用が回らない！」という状態に陥る前から
顧客管理ができている事業者はほとんどいないです。
(ダサいなんて言ってしまいすみませんでした。)
当たり前ですが、多くの方は
「売上を上げることに集中してて、顧客の管理に使っている時間はない！」
と思います。
また、もし「顧客管理ちゃんとやろう」となったとしても、
「CRMツールありすぎて、どれ使えばいいかわからん…」
「まだ、専門のCRMツールを導入するほど売上ないしな…」
「CRMツール使っても、たぶん持て余すな…」
などなど、仮に整備しようと思っても、
自力で正しく実践するハードルがとても高いのが顧客管理です。
なぜ、個人ビジネス事業者が顧客管理するべきなのか？
結論から書くと、適切に顧客管理することで
売上アップ
コスト削減
できます。
要は、利益が増える ということですね。
例えば、
データを結合して分析できるため、効果的なチャネルやLTVが高い顧客セグメント、成約率が高まる施策を特定し、売上が伸びる
LTVや成約率が低いセグメントに対する広告やSNS投稿などのマーケティングコストを削減できる
顧客や売上データが一箇所に集約されているため、データを探すコストが下がる
データが集約されていて、様々な自動化ができ、売上につながる業務に集中できる
自動化が可能になり、仕組化によって契約の取りこぼしを防げる
といったことが実現するでしょう。
なぜ、個人ビジネス事業者がNotionで顧客管理するべきなのか？
「今のツールで決められた形式でデータ管理できているから大丈夫！」
という方もいるのではないかと思います。
しかし、今後あなたは事業を成長させる過程で
商品コンセプトを変更する
新商品を作る
クロスセルのために、既存商品にオプションを追加する
料金プランを増やす
一括支払いのみから、分割払いに対応する
などなど、あなたの事業に合った形で、新たなデータを管理したり、
既存のデータ形式を変更する必要が必ず発生します。
または、既にそのような経験をされているのではないでしょうか？
例えば、コーチング事業を運営する場合、
足りない情報を管理できるツールを継ぎ足して利用していった結果、
見込み顧客は、公式LINE
顧客の基本情報や売上は、UTAGE
顧客とのコミュニケーション詳細記録は、Googleドキュメント
のような構成で管理することになり、管理ツールが分散してしまい
集客チャネル別の成約率や、LTVが高い顧客セグメントを算出することができず、無駄にマーケティングコストを費やしたり、非効率な集客を継続してしまう…
いろんなツールを行ったり来たりしてデータを探すコストが発生し、作業効率が下がる、または人件費が無駄になる…
データが分散していて、自動化ができず、事務作業が増えてしまう…
と言った状態に陥るでしょう。
つまり、「データを一箇所に集約するのが大事」ということです。
そのためにツールに求められる条件は
「柔軟に拡張可能であること」
です。
そして、まさにこの柔軟な拡張性を持っているのが、「Notion」です。
Notionであれば、データベースを作成したり、
データベースに列(Notionでいうプロパティ)の追加や変更が簡単にできます。
「データを表で管理できたり、列を自由に変更できるってExcelやスプレッドシートと何が違うの？」
と思われるかもしれませんが、全く別物です。
Notionでは
データベースとして管理することができるため、関連するデータベースと紐づけて管理したり、紐づく関連データの集計値を算出できる
表形式だけでなく、ボード形式やカレンダー形式など、さまざまな切り口でデータを表示できる
データベースに対するアクションをトリガーにしたオートメーション機能が提供されている
各種のドキュメントとしても利用できる
ドキュメント管理もできる
ユーザーごとに細かい権限設定ができる
などなど、多くの機能が提供されており、Excelやスプレッドシートとは大きく異なります。
逆にNotionにはExcelやスプレッドシートにある複雑な表計算機能はないため、それらが必要なデータはExcelやスプレッドシートで管理することをおすすめします。
Notionの類似サービスはいくつかありますが、
全世界で1億人(2024/7/29時点)を超えるユーザーを抱える信頼性
圧倒的に優れたユーザビリティ
NotionAIによるデータ検索、生成、分析、チャット機能
SlackやGoogle系のサービスなど、外部ツールとの豊富な連携
柔軟なレイアウト（Webサイトとしても活用できる）
などの点で、類似サービスより圧倒的に優れており、それがNotionをおすすめする理由です。
特にNotion AIは、データソースとなる顧客情報や顧客とのコミュニケーション履歴がNotionで管理されている場合、
前提となるデータを提供することなく、売上アップ施策の提案を作ってくれるなど、あなたの右腕として活躍してくれます！
Notionの唯一ともいえる致命的な欠点……
ーーとここまで散々Notionのすばらしさを語ってきたオタクですが、もちろん欠点もあります。それも致命的な。
Notionで顧客管理をする致命的な欠点、それはーー
「自分で考える必要があってめんどい・むずい」
そう、柔軟な拡張性とは裏を返せば「全部自分で決める」ということ。
「管理するデータはどうあるべきか？」
「Notionでどう実装するのか？」
「自動化して効率化できる部分は増やせないか？」
などをゼロから考えるのは難しいです。
上位1％の選ばれしオタクの私でさえも。
Notionが用意してくれているテンプレートもあります。
ただ、どれもいまいちしっくりこない、というのがオタクである私の感想です。
ただ、今回のテーマである「顧客管理方法」については丸っと解説しているのでご安心ください。
「解説を読んで実装するのめんどくさい」という人にも、
設計から構築まで完全無料で頼める申し込みキャンペーン(先着順)を用意しておりますのでぜひともこの先を読み進めてください。
売上0から1億まで使える、Notionでの顧客管理方法！
では、これから以下の内容に分けて解説していきます。
ダッシュボード
マーケティング
売上
顧客満足度
データベース
顧客
見込み顧客
契約
プラン(必要な場合は)
顧客満足度アンケート結果(アンケートフォームも)
ちなみにですが、今回はグラフの設定方法については解説しません。
以下、Notionでの顧客管理方法を隠すことなく解説していきます。
ただ、正直に言うと「面倒くさい」 と思います。
まず、長いし複雑です。
加えて「この部分、自分の事業だったらどうすればいい？」とカスタマイズするときに頭を使うポイントもあります。
あなたが事業オーナーとして、忙しい日々を送っているのは重々承知しています。
そのため、「なんか分からんけど、やって欲しい」と少しでも興味を持ったのであれば以下、無料構築をお申込みください。
あなたの事業に合わせたNotionの設計から実際の構築まで全て無料です。
ちなみに、今回紹介している顧客管理に関するデータ整備だけでなくあなたのビジネスに必要なデータ管理を丸っと提供するNotionを設計から構築まで
全て無料で対応させていただきます。
ただし、対応には大きなリソースが必要になるため、
【毎月 先着順で 3名限定 】のみ対応させてもらっています。
気になる方は今すぐお申し込みください。
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◾️マーケティングダッシュボード
【効率的な集客・成約を実現】
顧客データベース、見込み顧客データベースを活用することで、
顧客セグメント分析 が可能になります。
グラフのソースとなるデータベースをどのように管理するかは、
この後解説します。
以下のような顧客セグメント別 成約数・成約率やLTV（今回は割愛しています）をグラフで表示することで、
成約率が高い顧客セグメントに対して、マーケティング施策を実施することで売上UP施策に活用することができます。
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