説明下手を克服する！すぐに実践できる「5つの習慣」とは？
先日、説明力に関する取材を受けていたときに、
「説明が長くなってしまう。説得力を持たせるのが苦手。何を話せばいいかがわからなくなる。という方に向けて、手始めに何から取り組めばいいか？改善策を教えてください」
という質問をいただきました。
本日は取材で回答した一部をぜひみなさまにもシェアさせていただきたいと思います！
ところで・・・
皆さんは説明が得意ですか？苦手ですか？
私は本当に苦手でした。。
今でもハッキリ覚えていますが、新卒の面接で、こんなこと言われたんです。
面接官から、「桐生さんは、とても一生懸命な方ですね」と。
「おっ、これは脈アリ！」と思いました。
その後に、
「でも...とても話が長いです」
と（涙）
その面接はもちろん落ちました。。。
一生懸命話すのも大事だけど、端的にわかりやすく伝えなければならない。
そんな教訓になりました。
説明力あげる習慣を日常に取り入れる
ただ、急に説明が上手くなったり、端的に話せるようにはなりません。
だからこそ、習慣にしていく必要があると思います。
YouTubeだって毎日見れば習慣になりますし、ツイッターだって毎日触っていると触れるのが当たり前になります。
そこで、説明力のあげ方を日常に取り入れるすべく、説明力をアップさせる5つの習慣をお伝えいたします。
「説明が下手」の５つのレベル
ひとくちに、「説明が下手」といってもレベルがあります。
①言葉にできない
②整理ができない
③簡略化できない
④根拠が弱い
⑤そもそも聞きたいことではない
この５つを覆す習慣です。
まず、自分がどのレベルにいるか、そして何をするといいか、ぜひ掴んでみてください。
①言葉にできない
なんとなく伝えたいことはあるけれども、今ひとつ言葉にできない。こういう状態です。
「不満だけど、言葉にできない」「とても嬉しかったのに、うまく表現できない」
この方は、是非これをやってみてください。
第一の習慣、書き物にするです。
以前の記事でもお伝えしましたが、書くとは外に出す行為。モヤッとしたものを形にする最高の習慣です。
「書くのが面倒…」という方もいらっしゃると思いますので、2行だけ書いてください。
2行とは、結論と理由です。
例えば、
・結論：今日中に資料を提出するのは難しい
・理由：なぜなら打ち合わせが5件も入っているから
この程度です。一度、書く行為を行うと、とっさに聞かれても慌てることはありません。
他にも、誕生日プレゼントをもらって嬉しかったとき。
・結論：今年一番、嬉しい出来事だった
・理由：なぜなら、まさかナイキのスニーカーがもらえるとは夢にも思わなかったから
これも頭の中にあるボンヤリしたものを形にする練習です。
イメージは、出力してはじめて相手に伝わります。
そのための言語化です。
書くクセをつける。是非チャレンジしてみてください。
②整理できない
言葉にはできるけれども、話がゴチャゴチャしていて整理できない…
という方は、型を覚える習慣です。
当スクールでは「BOX思考」をよくお伝えしております。人間は、空白があると埋めたくなるという理論です。
BOXとは、結論＞理由＞詳細です。まず、先に箱を立ち上げてから、箱の中に言いたいことを埋めていく。これが「BOX思考」です。
例えば、
結論：田中さんの意見に賛成です。
↓
理由：なぜなら、今までに見たことのないアイデアだからです。
↓
詳細：これまで似たような商品をつくり鳴かず飛ばずでした。今度こそ、田中さんのような新しい商品をマーケットに打ち出すべきです。
というように。
複数話したいことがあるときは、まず「〇点」というボックスを立ち上げます。
ポイントが3つあるなら、1点目、2点目、3点目というボックスを先に立ち上げます。その後に、言葉を埋めていきます。
何か報告する際は、
事実＞原因＞対策
という型もよく使います。
まずは、先に型をつくる習慣を取り入れてみてください。
③簡略化できない
言葉にもできる、整理もできる、でも話が長い…
という方。
これは体内時計を入れていきましょう。
時間という感覚を身につける習慣です。
職場の会話で、60分間話し続けるなんてことはほとんどなく、普段の会話は、30秒程度で質問に答えたり、1分程度で報告したり、会議で発言したり、短い会話が圧倒的に多いです。
短く話そうと思えば、そもそも、30秒とか、1分とか、そういった時間感覚が体に入ってないと話せません。
エレベーターピッチという言葉がありますね。
エレベーターに乗っている30秒程度の時間で、起業家が投資家にプレゼンするというものです。30秒は、長いCM1本分です。この間に、投資家を振り向かせなければいけないわけですね。
30秒ってどのくらいか？
全国チェーンで展開しているコーヒーショップに行くと、珈琲を頼んだら、だいたい30秒くらいで出てきます。このくらいの時間で、何かをしゃべれるようにしておくということです。
弊社のオフィスは49階にあります。49階までは37秒です。私はその間を使って、いつも頭の中で話す練習をしています。段々と時間感覚がつかめてきます。
ちなみにコロナ以後は、手洗いも30秒程度が推奨されていますが、手を洗いながら報告の練習をしてみるとか。
日常に溢れる時間を意識して、まずは時間感覚を体に刻んでいきましょう。
④根拠が弱い
説得力に欠ける。
この方は、数字、事例、出来事など、ファクトで語る習慣を身につけましょう。
ファクト＝つまり事実というのはなかなか覆せません。
白熊は誰が見ても白熊ですし、
「アンケートで、100人中80人のお客様から満足の声をいただきました」
という数字は、立派な根拠です。説得力が増します。
ファクトで語る習慣を身につけるには？
ぜひファクトで語る意識を、少し日常生活に取り入れてみてください。
例えば、コンビニにいって、「どちらの商品にしようかな」と決めるときに、「なんとなくこっち」ではなく、「こっち。なぜなら10円安いから」という数字を根拠にしたり。
昼ご飯を食べるときも、「今日はなんとなくカレーじゃなくて、ラーメン」ではなく、「昨日カレーを食べたから、今日はラーメン」と、出来事をベースに理由付けしてみる。
数字、事例、出来事などのファクトで、自分に対して説明していく。すると相手にもファクトで説明する習慣が身につきます。
⑤そもそも聞きたいことではない
言葉にできる、整理して話せる、簡略化もできる、ファクトで話せる、でも伝わらない・・・
これは相手のニーズを捉える習慣ですね。
質問力を身につけて、相手のニーズをキャッチしていきましょう。
質問といってもたくさんあります。
なので、まずはこの２つだけ覚えましょう。
１）Whyの質問：なぜそれを聞かれているのか
２）Whatの質問：何を聞かれているのか
例えば、
「独立しようか迷っています」
と言われたとします。
まずはニーズを捉える練習です。
なぜそれを聞かれているのか？
もしかしたら、独立に対して背中を押してほしいのかもしれません。
それとも、純粋に「今の職場を続けるか？独立するか？」アドバイスを求めているのかもしれません。
これがWhy＝なぜそれを聞かれているかです。
相手のニーズによって、Whatの質問：何を聞かれているのかが決まってきます。
もし独立に対して背中を押してほしい場合は、
「◯◯さんなら、大丈夫。きっとうまくいくよ」
という回答になると思います。
もし、「今の職場を続けるか？独立するか？」単純にアドバイスを求めているなら、「今はこの業界で極めたほうがいいと思うよ」と正直に意見を伝えてあげるといいです。
相手のニーズを汲み取る2つの質問、ぜひ日常に取り入れていきましょう。
まとめ
説明下手を克服する5つの習慣
①言葉にできない→書き物にする
②整理できない→型を覚える
③簡略化できない→体内時計を入れる
④根拠が弱い→ファクトで伝える
⑤そもそも聞きたいことではない→ニーズを捉える
漠然と「説明が苦手…」と思っていても、なかなか行動につながりません。
ただ、自分は今どのレベルにいて、どうすればいいのか、それを言語化できればアクションが起こせます。
是非ひとつできそうな習慣を試してみていただけると嬉しいです。動画でも詳しく解説しております。！
「【コミュケーション力アップ、伝わる話し方、あがり症改善セミナー】はコチラ
【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎図解版：雑談の一流、二流、三流（ASUKA BUSINESS）
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
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