【仕事の改善】改善するポイントは？

皆様、こんばんワン😸

今日は、これまで改善を続けてきて自分なりの改善を見つけるポイントや考えていることを書きたいと思います。

最近、気付いてきたのですが、私は他の人がそれくらい別にいいんと違う？と考えていることも改善案を考えているみたいで、半分癖になってるような感じです。そもそも、自分はなんでこんなに改善をしたがるんだろう？ということを振り返って考えてみました。

そこで、一つ分かったことは、私は物が綺麗に流れる様子がすごく好きだということがわかりました。

例えば、サッカーで言うとコートの中央からパスが始まり、そのままワンタッチで4回連続で繋がり、そのままシュート！ゴール！！！みたいな感じや
ドミノが長い距離をスムーズに倒れていく姿や、ピタゴラスイッチ（これはちょっと違う？？）を見るとすごくテンションが上がります。

逆に、流れが悪いものを見るとすごく気持ち悪い感じがして、イーッ！！てなります💦

なので、改善がすべて好きと言うわけではなく、情報でも物でも仕事でも、綺麗に流れていないものを綺麗に流すことが好きなんだと思います。

そんな私が、仕事を改善するときに見ているポイントは、まず、前提としてものを作ることも事務作業でもなんでも手順、流れがあり、その流れをいいかにスムーズにするかが生産性を高める非常に重要なポイントです。

つまり、一連の作業の中で、流れの悪いところを見極めて、そこを改善することに注力する必要があります。

では、流れが悪いところは一体どういったことがあって、流れが悪くなるのか？私は、下記の項目のどれかに該当する場合、流れが悪くなると考えています。

・特定の人、設備に依存するとき
・考える作業が内包されているとき
・なにをすればいいか明確でないとき
・複数のものや情報が揃わないと次に進めないとき

ですので、仕事の内容を一つ一つのタスクに分解して、上記の項目に該当する物があるかを確認します。

そこが発見できたら次のステップで、どの項目に属しているかによって下記のような検討をします。

・特定の人、設備に依存するとき
⇨人の場合、その人が持っている他の仕事を誰かに渡せないか？
⇨設備の場合、どうすれば最大限この設備を稼働させられるか？
・考える作業が内包されているとき
⇨考えている内容は、本当に考えないといけないか？
⇨考えなくていいようにできないか？
⇨考えないといけない場合、それを最短にする方法はないか？
・なにをすればいいか明確でないとき
⇨明確でない理由は何か？
⇨明確でない状態で、作業をしなければならないのか？
・複数のものや情報が揃わないと次に進めないとき
⇨どちらかを事前に準備しておくことはできないか？
⇨同時にプロセスを進める必要があるのか？

上記のように考えると大体どれかに該当するため、該当した項目を解決する方法を次に検討していきます。

一つずつ具体例で考えるとわかりやすいかと思いますが、

・特定の人、設備に依存するとき
誰々に聞かないとわからないということがあると、どんな業務でもその人がいなかったり、忙しかったりすると進まないですよね。。
大きな激安スーパーでレジが一つとなると完全に詰まります。。

・考える作業が内包されているとき
なぞなぞを解くときって、パッと解ける時もありますが、一度悩んだりすると答えがなかなか出ないですよね。。

・なにをすればいいか明確でないとき
ナビがない状態で、知らない目的地に辿り着こうと思うと大変ですね。

・複数のものや情報が揃わないと次に進めないとき
同じスタートラインで同じ長さの道でも、お互いが見えない別々の道を歩いてピッタリ同じ時間に合わせるのって難しいですよね。

すみません、私的には伝わる気がするんですが、逆にイメージしづらいところもあったかもしれません。

流れの悪いところをよくすると水のように全体の流れも良くなります。そしたら、次に流れの悪いところをまた見つけて、改善して、を繰り返していくことで、どんどん生産性が高まっていきます。

注意しないといけないこととしては、流れの悪いところ以外を直しても生産性を高めるという観点では意味がないということを理解しなくてはいけません。

例えば、10人が1列で並んでいるチームのレースでマラソンを走っていて全員がゴールしたら勝ちだった場合、9人が誰よりも早く走れたとしても、1人が遅いとこの勝負には勝てません。

下記の図で黒の人が遅いとき、速い人がどれだけ速く走しっても

○○○○○●○○○○

下記のようになるだけで、黒の人がゴールしないといけないですよね。

○○○○○　　　　　　　　●○○○○

仕事は、それぞれのタスクが連続的につながっていて、また、それぞれの生産できる能力が違います。それでも、最後の一人がゴールするまで、仕事は完了しません。なので、速いところをどれだけもっと速くしても、遅い人の後をどれだけ速くしても、直接的に効果はありません。

このように、仕事を捉えて改善できるようにあるとどんな業務でも効率を高めて効果的に実施することができます。

皆さんの仕事がどんな仕事であれ、必ず、上記のような状態になっているはずです。一度作業を振り返って、足の遅い仕事に目を向けて改善することで、全体の生産性が上がりますので、ご検討されてみてはいかがでしょうか？

ってなとこで今日はおしまいです😼 
ご覧いただきありがとうございました！