#5 日程調整のメールのやりとりで前フリをしておく ／ 出会って、即、心をつかむ「雑談」の技術
こんにちは、森本千賀子です。
出会って、即、心をつかむ「雑談」の技術 ＃５です。
初回アポまでの事前準備③
会う前に相手の情報を知る方法がなかったとしても、事前に相手のキャラクターをある程度つかむ方法があります。アポイントを取る際の「メールのやりとり」がそのチャンスです。
お客様や知人から新規顧客をご紹介いただける際には、電話番号だけでなく、メールアドレスも教えてもらいます。また、電話での新規アプローチでアポイントが取れた際にも、電話を切る前に、メールアドレスをお聞きします。「私の連絡先をメールでお伝えしますので、ご担当者様のメールアドレスを教えていただけますか」というように。そして、必ず事前にメールを送るようにしています。
さて、初対面の人とのアポイントの場合、日時や場所などの調整・確認のためにやりとりするメールは、最低限の事務連絡のみ記す人が多いのではないでしょうか。しかし、私の場合は、プラスアルファで一言、話題を投げかけます。たとえば、
「先日は、東京では珍しいほどの大雪でした。交通網が乱れて大変でしたね」
「貴社の近くにある＊＊＊というイタリアンレストランに行ったことがあります。美味しいですよね」
…といった何気ない話題です。相手に「回答しなくては」と思わせるような話題や質問ではなく、スルーしてもお互い気にすることのないような一言を振ってみるのです。
その投げかけに対して、特に反応することなく「では、よろしくお願い致します」で済ませる人もいれば、「あの雪にはまいりました。電車が1時間遅れてしまって～」「あの店はパスタよりピザの評判がいいですね。近くにはフレンチでも美味しいお店が～」といったように、話題を広げて返してくださる方もいらっしゃいます。
もちろん、「今日は忙しいので、長々とメールを書いている余裕はない」など、その時々の状況にもよるでしょう。それでも、反応の仕方や内容によって、雑談に乗ってきやすいタイプかそうでないかの一端をつかむことができます。
そして、お会いしたときにはメールでの雑談の続きから始められるという点で、アイスブレーキングもラクになります。
先日はメールのご返信、ありがとうございました。電車が1時間も遅れて大変だったそうですね。どちらにお住まいなんですか？」「仕事帰りに飲みに行く場合は、会社の近くのお店に行かれるんですか？」といったように、自然な流れで話題を始め、広げられるというわけです。
一般消費者向けの商品やサービスを手がけている会社であれば、それらを使った感想や、まだ使ったことがないならどんな点に興味を抱いているかを一言二言で伝えてもいいでしょう。
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お客様や周囲の人々とよりよい関係を築き、あなたのビジネスがより大きく、喜びに満ちたものとなるよう、人生がキラキラと輝かしいものになるよう、心よりお祈りしています。