148日目 会議では発言することより発言させることの方が難しい

情報共有がうまくできるようになってくると、周知ための会議とか、報告のための会議とか、情報をインプットするだけの会議がなくなってきて、受身の会議は無くなってきます。

そうなると、質疑応答や議論をするような会議が多くなってきます。

そのような会議では、出席者にただ出席してもらうだけでなく、発言をしてもらう必要があります。

特にオンライン会議では、アイコンタクトや身振り手振りがわからないので、発言したそうな人、発言したくない人がよくわかりません。発言したくない場合は目を合わせないとか、対面の会議では無意識にやっていたことだと思います。

無理に発言させると言うよりは、事前に質問を提示して、回答をエクセルファイルに書いてもらうのが良いと思います。その際、他の出席者の回答が見えるようすると良いです。

エクセルファイルの同じシートに回答欄と参加者の名前を書いておき、エクセルをTeams置いておくと良いです。Teamsに置いておくと、ちょっと動作は遅くなりますが、同時多発的に編集ができるようになります。サーバーに置いて、ファイル共有するより、干渉が生じにくく、リアルタイムで保存されるので良いです。

そうすることで、回答が思い浮かばない人も、他の出席者の回答をみて、共感したり、違和感を感じたりして、意見が出やすくなります。

また、「最初に回答を書くのは嫌だな」と思っている人が大半です。

ペンギンの群れのように、「誰か飛び込まないかな？」と思っている人がほとんどです。

そのため、ファーストペンギンを事前に飛びこましておくことも、活発な議論をする上で重要です。

会議の時刻になっても回答をエクセルに書いてない遅刻ペンギンがいれば、その場で質問に対する意見を聞いてみると良いです。

1人1人順番に話させて回答を聞くと、出席者は聞いている時間がほとんどになってしまい、話す時間が少なくなります。

インプットする場合は聞くより、読む方が早いです。
アウトプットする時は、書くより話方が早いです。

1on1や3人で話をする場合は、話して、聞くスタイルが良いですが、4人以上で話をする場合は、事前に書き物にしておいて、読んで、議論するスタイルが良いと思います。