テキストコミュニケーションを上手くやって仕事につなげる5つのポイント

電話全盛からチャットでのコミュニケーションが全盛の時代になりましたが、電話と違ってトラブルが起きやすいのがチャットでのコミュニケーションです。

というのも、チャットなどのテキストによるコミュニケーションでは声色やテンションが伝わらないので、怒っている印象や冷たい印象を与えやすいんですね。

これまでテキストによる誤解やトラブルは僕自身もたくさんありましたし、他の人でもよく起こっている印象です。

逆に、コミュニケーションがとりやすくトラブルが起きる気配がない人というのは、技術力が多少イマイチであっても仕事がもらえやすくなります。というのも、仕事を一緒に進めやすいかどうかというのは、仕事相手を選ぶ上では技術力よりも大事なことなのです。

これからご紹介する5つのポイントを実践するようになってからというもの、トラブルには合わなくなりましたし、普段の会話でも役立つものなので、ぜひぜひ参考にしてテキストコミュニケーション力を高めて頂ければと思います。

ポイント１：全力で好意的に受け取る

まずは、相手の文章をこちらが誤解しないための心構えです。相手は攻撃する意思は無いのに、こちらが攻撃されたと思ってしまってはそこからトラブルが起こってしまうきっかけになってしまいますので。

たとえば、

「システム開発の進捗はいかがでしょか？こちらは、デザインまで完了しております。」

という文章。攻撃的に受け取ろうとしたら、

「こっちはデザインまで完了しているんだ。システム開発を早く終わらせろよ。遅いな。」と受け取ることができます。

特に、システム開発に関して [自己評価] で遅いと思っていれば思っているほど、攻撃的であると受け取ってしまう可能性が高まります。

実際に遅いなと思っている可能性ももちろんあるのですが、攻撃されたと思ってしまっては、自然とこちらも攻撃的な文章を送ってしまい、トラブルに発展してしまいます。なのでこういう場合であれば、

「相手はこちらの仕事に好感を示してくれていて、他にも頼みたい仕事を、こちらの今の仕事が終わりかけであれば、次の仕事を頼んでくれようとしている」

などと受け取ります。そうすれば、こちらの返答も自然と気持ちの良いものになります。そして、実際攻撃的かと思っても、相手方にもそのような意図は全くないことの方が圧倒的に多い印象です。

ポイント２：補足説明を多用する

テキストベースでは、わからないことがあった時にも、直接話すよりも質問というのがしづらい心理状態にあります。そして、「これってたぶんこういう意味だよね...？」という自己解決をされてしまい、それがもとで仕事が上手くいかないことが多くあります。

そのような事態を避けるためにも、少し失礼かもしれませんが、自分以外の人間は「理解や察しが鈍い」と思って、かなり丁寧に補足説明を入れます。面倒に思うかもしれませんが、トラブルが起きる方が面倒なので、少し時間が掛かっても丁寧にやりましょう。

相手が理解できていなかった場合にほんとに「理解や察しが鈍い」と思って、相手が悪いと怒るのはもちろんＮＧです笑

「理解や察しが鈍い」のに、丁寧に説明を行わなかった自分が悪かったと思って、相手が理解できていなかった場合には、「説明不足で申し訳ございません。～～～ということでございます。」と一言謝罪し、説明し直しましょう。

相手の「理解や察しが鈍い」と他人のせいにしていては、ずっと同じトラブルが起きてしまいます。あとは、ほんとにそう思って、相手を見下してしまうと言動に出るのでＮＧです。あくまでも、それくらい丁寧に説明しようということです。

ポイント３：感情表現は豊かに

いい大人がチャットで「！」とか「絵文字」を使うのはどうかと思う人もいるかと思いますが、テキストというのはほんとに温度感が伝わらない媒体ですので、適度に使ってしまう方が柔らかい印象を与える(少なくとも攻撃的な印象は与えづらい)ので揉めにくくなると思います。

若い女の子が使うような(*ﾉωﾉ)的な顔文字まで使うのは、「この人大丈夫か...？」等というような印象を人によっては与えてしまうかもしれませんが、「！」やよく使われる「絵文字」レベルであればそのような印象を与えることはあまりないと思います。（もちろん人によりますが）

ポイント４：意図や背景まで伝える

ポイント２の補足説明と似ているのですが、

例えば、ポイント１の「システム開発の進捗はいかがでしょか？こちらは、デザインまで完了しております。」という言葉をこちら側が言うとしましょう。

相手によっては、ポイント１で説明した通り、「こっちはデザインまで完了しているんだ。システム開発を早く終わらせろよ。遅いな。」と受け取ってしまう可能性があるわけです。

ですが、こちら側が事前に「というのも、あなたの技術力を見込んで他にも頼みたい仕事がありまして、そろそろ終わるようでありましたら、そちらのご説明もさせて頂きたく思います」ときちんと意図まで伝えれば、相手も攻撃的に受け取りようがありません。

ポイント５：代名詞は極力使わず、主語と述語は明示する

めちゃくちゃやりがちなのですが、代名詞(それ、あれ等)はテキストコミュニケーションにおいて、誤解やハテナを特に生みやすいです。

「あのシステムの件ですが」や「先日の説明会ですが」等と言っても、システムはいっぱい相手方は発注しているかもしれないし、説明会もたくさん出ているかもしれません。なので、「○○フィットネスのフランチャイズ説明会の件ですが」等と、きちんと主語は特定できるものを使いましょう。

気を付けていても代名詞はつかってしまいやすいものなので、文章は一度見直してから送信する癖をつけるといいでしょう。単純な誤字や脱字にも気づきやすくなります。

誤字や脱字が多いと「適当な人だな」という印象を与えてしまう場合もありますので、一石二鳥です。めんどくさくても、文章は見直す癖をつけましょう。そして、代名詞が見つかったら、きちんと特定できる主語を明示しましょう。

いかがでしたでしょうか。紹介した5つのポイントを気を付けてもらえれば、ずいぶんテキストコミュニケーション力が上がると思いますので、仕事をやりやすい人と思ってもらって、どんどん仕事獲得していってもらえればと思います。