生成AIゆらゆら術ː新規業務のアセスメントに活用

こんにちは
このブログでは、生成AI、Excelやマクロ、所属している勉強会で得た知見から私が得た、少しの工夫で効果が得られるライフハック術を、実体験に即してご紹介しています。「もっと効率的に仕事がしたい」「小さな工夫で大きな変化を生みたい」と思っている方に、ぜひ読んでいただきたいです。
今回ご紹介するのは、私が自分の職場で実際に行った事例です。

生成AIでアセスメント、とは？

職場で新たな取り組みを進める際、潜在的なリスクを特定し、それらを防ぐための施策について取り決めを行う必要があります。しかし、「初めて行う業務」についてどのようなトラブルが発生するか予想するのは簡単ではありません。経験者からアドバイスをもらえれば理想的ですが、そうでない場合は生成AIにサポートしてもらう方法もあります。

生成AIを活用したアセスメントの手順

1.業務手順書を準備する

• 人間同士の打ち合わせで使用する手順書で十分です。

• Claude3は様々な拡張子のファイルを読み取れます。枚数が少なければ、手順書のスクリーンショットをプロンプトボックスに貼り付けても構いません。

2.生成AIに業務手順書を読み込ませる

• 以下のようなプロンプトを使用します。

##役割分担
あなたは優秀なDXコンサルタントです
##指示事項
まずは添付の資料を読み込んでください

留意点ː今回行うのはRPAのアセスメントなので、生成AIにDXコンサルタントの役目を与えました。アセスメント対象の業務によって、適切な役割を設定してください。

3.生成AIの回答を確認

• AIは通常、読み取った資料の概要を自動的に説明します。たとえば、

資料には、設定ファイルの構成（ログイン情報、拠点リストなど）と
処理の流れ（ログイン、システム操作、データ抽出など）が
記載されています。

• 回答がない場合は、内容の説明を追加で指示してください。

4.アセスメントの実施

具体的な懸念点について質問します。例：

ありがとうございます。現在、RPAがアクセスするITツールの運営会社と打ち合わせ中です。 RPAがこのITツールにアクセス・操作する際に起こりうるトラブルにはどのようなものがあるでしょうか？ 考えられる限り挙げてください。

5.生成AIの回答

• AIが提示した懸念点を基に、ITベンダーと検討を進めます。

• 回答例（一部抜粋）：

1. 過負荷によるパフォーマンス低下
2. セキュリティ警告の誤検知
3. UIの変更による誤動作
4. データの整合性への影響
5. API制限の超過

AIを用いたアセスメントを行う際の留意点

1.AIの限界を理解する：AIは過去のデータや一般的な知識に基づいて回答するため、特殊な状況や最新の情報を反映していない可能性があります。
2.具体的な指示を与える：曖昧な質問ではなく、具体的で明確な指示を与えることで、より的確な回答を得られます。
3.複数回の質問と修正：1回の質問だけでなく、AIの回答を基に追加質問や修正を重ねることで、より深い洞察を得られます。
4.人間の専門知識との組み合わせ：AIの回答は出発点として活用し、人間の専門家の意見や実際の経験と組み合わせることが重要です。
5.セキュリティとプライバシーへの配慮：機密情報や個人情報を含む内容をAIに入力する際は十分注意し、適切な情報の取り扱いを心がけてください。6.結果の検証：AIの提案や分析結果は必ず人間が検証し、実際の状況に適用可能か判断してください。
7.定期的な見直し：技術や状況の変化に応じて、定期的にアセスメント手法自体を見直し、必要に応じて改善してください。

今回ご紹介した方法を、ぜひ皆さんの職場でも試してみてください。 実践してみて気づいたことや、新たな活用法があれば、コメント欄で教えていただけると嬉しいです。 一緒に生成AIを活用した業務改善の輪を広げていきましょう！