「ひと目でわかるMicrosoft 365 SharePoint運用管理編」がすんごいためになったよ！（読書感想文）
こんばんは、しがない情シスです。
今回はとても素敵なブックを読んだので、読書感想文をまとめてみました。
読んだ本の紹介
読んだ本の情報
ひと目でわかるMicrosoft 365 SharePoint 運用管理編（平野愛/日経BP）
こんな人におすすめ
私が勝手に思う「こんな人におすすめ！」という方です。
これからSharePointを触ること（管理すること）になる人
SharePointを既に管理しているが、理解を深めたい人
Microsoft 365サブスクリプションを契約して、ツールを使っている人
TeamsやOneDriveをよく使っている or これから活用したいと思ってる人
SharePointでのドキュメント管理やファイル共有に難を抱えている人
「ウチ、SharePointのサイトとか運用しとるんやけど、何かイケてないなぁ…もうちょいいい感じにでけへんやろか………」とぼんやり思ってる人
子供の頃、『大技林』読んでワクワクしたことのある人
私見ですが、2つくらい当てはまったらもう買いだと思います。
この本を手に取った経緯
情シスになってからSharePointOnlineを業務で管理・運用することになったのですが、SharePointに関しては特に教育も受けておらず、それまで運用経験もなく、最低限の引き継いだままの状態を維持するのがメインでした。
（それ以前にMicrosoft365を初めて触るレベルのまっさら状態でした）
引き継いだ資産の中に「クラシックデザインで構築された社内ポータルサイト」というものが存在し、構築された機能のいくつかは大分老朽化（今使うには辛い状態）となっていました。
実際問題、新規に追加できないWebパーツなども存在しており、運用に支障をきたしている状態でした。
「クラシックからモダンへコンバートするのは難しい」
「コンテンツ数的にポータルをモダンUIで1から再構築したほうが早そう」
という所までは自力で判断できましたが、
「実際にどのように構築したら良いのか？」
という点は暗中模索の状態でした。
ずーっと脳の片隅に「ポータル何とかしなきゃ」みたいな残タスクが引っかかったまま日々を悶々と過ごしていたわけですが、ある日こちらの記事にたどり着くことが出来ました。
「これやん！」
一気にイメージが湧きました。
そしてそのまま勢いで「ひと目でわかるMicrosoft 365 SharePoint運用管理編」の書籍購入申請を出してました。
ためになったポイント
とにかく大ボリュームで、SharePointの周辺領域や関連ツールにまで話が及んでいるので、隅から隅まで全部読み込んで脳に刻み込もうとしたら大変です。
なので「私は特にここがためになったぞポイント」をいくつか絞ってまとめておこうと思います。
未読の方はポイントを参考にされれば良いと思いますし、既読の方はご自身の着目されたポイントと比較しても面白いと思います。
ハブサイトを利用したポータルサイト構築について
「ハブ」という機能があるのはサイトを再構築しようと考え始めた初期のころに知っていたのですが、その有効性がイマイチ理解できていませんでした。
「別に一個のサイトでいいのでは…？」みたいな固定観念がありました。
上記URLの記事と、書籍の内容を読んでようやくピンと来ました。
ポータルサイトは文字通り入り口なので、入り口から部署・ワーキンググループ・プロジェクトなどのチームのページや情報に誘導できることが最大の役目だと思います。
その「誘導機能」がちゃんと備わっていればポータルとして問題なく機能するんですね。
で、その誘導の起点となるのが「ハブサイト」ということになります。
文字通り複数のサイトのハブとなり、各サイトへのリンクやナビゲーション、各サイトで更新された情報の概要表示・集約表示がメインの役割となります。
詳しくは権限設定と運用も併せて後述しますが、一つのサイトに全部情報載っけようとするよりは、本文中に記載されている通り目的別にサイトを分けて、ハブでくっつけたほうが管理するのが楽です。
実際にサイトを作ってみましたが、確かに運用楽でしたし、構築も楽でした。
私が引き継ぎを受けたポータルサイトは一つのサイトにすべて盛り込むスタイルで、非常に細かく設定や階層分けされていました。
ただ、それはユーザーにとっては見づらく、運用する側にとっては管理が煩雑な代物でした。
メリットといえばトップからのページ遷移が少ないくらい。
それよりは「この情報はこのサイトに載せる！」っていう分かりやすいものを複数分立させた上で、その上位存在としてハブサイトを設定してしまうのは理にかなってますね。
組織変更やビジネスの変化で目的を終えたサイトが出てきても、ハブから切り離してしまうor権限を付け替えてしまえばそれでOKなので。
他にも、ナビゲーションやサイトデザイン、権限の同期など、ハブで繋いだサイト同士を良い感じにリンクさせる機能があるということを知ることができました。
この辺はファイルサーバーでフォルダーによる階層管理に慣れてしまっている人ほど読んでほしい内容になっています。
固定観念を一度突き崩して考え方をSharePoint向けにシフトさせると、SharePointの運用はグッと楽しくなるということを理解できました。
学んだこと：目的別のサイトを複数作り、ハブで繋げば運用管理が楽
サイトの権限設定と運用について
上記のハブサイト構成にも関連するのですが、サイトを分けてしまえば、そのサイトを管理するユーザー（オーナー）や、編集できるユーザー、閲覧のみのユーザーなどの権限を、サイト単位で設定することが可能です。
書籍の中でもサイト単位での権限設定がおすすめされていました。
お勧めのとおりでした。その方が楽でした。そう、楽なんです。楽イズ素敵。
旧来型のクラシックなポータル（1つのサイトで完結しようとする）の考え方だと、サイト内のライブラリ、フォルダ、リスト、アイテム、ページ＆サブサイトなどの細かい単位で個別の権限設定を行う必要があります。
細く設定することはアクセス権を仔細に制御することができる反面、どの領域にどのような権限を設定したか、という事を管理する手間が増えます。
ドキュメントを作って管理するにしろ、ドキュメント無しで権限を都度都度設定するにしろ、物凄く細かい作業を強いられることになります。
（組織変更などがあったときは必ずといっていいほど、ユーザーから「何か見れないんですけど…」と問い合わせを受けます。あれは辛い。無間地獄）
その点、サイトを分けてしまって、サイト単位で管理や編集権限を担当の方（ないしグループ）へ移譲してしまえば「このサイトはまるっとこのグループが担当する」みたいなものすごいシンプルな権限設定が可能です。
ダメ押しでサイトのトップページにでも「このサイトのコンテンツ管理担当部署は○○です」などと書いてしまえばユーザーにもコンテンツの責任の所在が明確になりますね。
（ユーザーからのコンテンツに対しての問い合わせは「中身のことはそっちに聞いてね」と誘導することも可能になります）
もちろん、クラシックであろうと、モダンであろうと、サイト以下のコンテンツ単位で細かくアクセス権限を設定することは可能です。
でも「可能だから」といってそれをやっちゃうと後が大変だよ、というのは実際苦労した実体験からものすごくわかります。
細かすぎる設定をすると、どこに何が設定されたか全くわからなくなるんですよね…。
大きい単位で管理すると、自分が管理するのも楽ですし、自分が楽ということは共同作業したり引き継いだりするときにも相手やチームメンバーが楽、ということなんですね。
みんなが楽に運用できるなら、それはとても良いことだと思います。
そういう感じのベストプラクティスが詳しく載っていました。
学んだこと：権限管理はシンプルなほど楽ちん
ドキュメントライブラリの使い方について
ドキュメントライブラリにフォルダを作るべからず。
これも中々衝撃的な内容でした。
オンプレファイルサーバーに慣れ親しんだ身としては、「カテゴリーごとにフォルダを作って、その中に連番振ったドキュメントを入れて…」みたいに考えがちです。
ただ、そういう管理手法ってフォルダでファイルを覆い隠してしまうので、中に何が入っているか開いてみないと一目でわからないんですよね。
視覚的に検索性が悪い手法なわけです。
ドキュメントライブラリがファイルサーバーと異なるのは、カスタムできるカラムを持てる＝メタデータを持てるということです。
ファイルを登録する際、そのファイルが示す属性（文書の種類や、目的、年月などの情報）を一緒に登録すれば、登録したメタデータでフィルタやソート、グループ化ができます。
グループ化によって擬似的なフォルダのようにも利用できます。
しかもフォルダと違って最初から中身がスケスケです。
フォルダ管理がタンス収納だとしたら、メタデータによる管理は見せる収納ですね。
あとですね、メタデータとして利用している列にカスタムリストの「選択肢」を使って、列の書式設定をしてやるだけで、ほーら無味乾燥なフォルダだらけのライブラリがカラフルでなんかかっこいい感じになりました！
どうせだったら視覚的にもお洒落な方が使ってる身としては気分も盛り上がるってものです。
え？JSON？…す、すみません、JSONでゴリゴリカスタムするのはまだ勉強が追いついてないッス…。ウス…。
学んだこと：メタデータでドキュメントの情報を可視化すると、フォルダがほぼいらなくなり、とてもわかりやすくなる
関連する機能について
SharePoint関連で言うと、Teamsを使っていて割と衝撃的だったのが「ファイルの保管先がSharePointになってる」「チームを作ると裏でチーム用のサイトが自動で作られる」という仕様でした。
ということはですよ、Teamsを使いこなすにはSharePointの仕様にも通じてないといけないわけです。
その他にも、OneDriveとの関連性や、Delve、Viva、PowerAutomateなど、SharePointとは一見関係ないけど実は知ってないとすごい困るやつについても言及されています。
SharePoint、実はこうみえて365の色んな所に関わってきてるんですね。
…というか、Teams＝ExchangeとかSharePointとかを組み合わせた合成獣のようなモンスターという見方もありますね…。
コラボレーションハブなわけですし、技術仕様的にもコラボレーションしてるんですねぇ…。
ひとつ学べば一つ視界が広がり、沼もまた深くなる、それがSharePointの沼ポイントだなぁ、と思いました。
（楽しい沼です）
学んだこと：SharePointはMicrosoft365のいろんなことに関わってくる大事なやつ
おわりに
上記で触れた内容の他にもたくさんの機能詳説や、ベストプラクティスの紹介が本文中に散りばめられている良書です。
確かに、今どきはネットにも色々な情報がありますし、Microsoftのドキュメントもオンラインで公開されてはいます。
でも、この書籍ほどユーザー視点で欲しいと思っていた情報を提供してくれる情報源はありませんでした。
大ボリューム（なんと800Pオーバー）です。
重いです。分厚いです。非常に読み応えがあります。
ただし図説も多く、文体も読みやすいため、思ったよりもスイスイ読めます。
でもやっぱり見た目のインパクトはすごいです。
お値段も少々張りますが、企業でSharePointを運用されている場合は、参考書籍として一冊置いておかれてはいかがでしょうか。きっと役立ちます。
SharePointを経験したことの無い方でも「とりあえずこれを読んでおけば出来ることのイメージは掴める」という内容ですので、初期教育にもうってつけだと思います。
情シスのみんな！（主にMicrosoft 365の住人のみんな！）
この本を読んで、かっこいいサイト、つくろうぜ！！！
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