Asanaのゴール機能がめちゃくちゃ好きという話
ずっと紹介したかったゴール機能の話をします！推し機能です。
前提として、ゴール機能はAsanaのBusinessプランから使えます。ポートフォリオしか使っていないという方、Premium利用中でアップグレードを検討している方、必見です！
「ゴール」とは
以下Asanaの公式ページより引用。
ゴールは、チームが仕事を実行するのと同じ場所において、目標を設定、追跡するために唯一の信頼できる情報源を提供することで、測定可能な結果の達成を促進する柔軟な目標追跡システムです。
ゴールを使用すると、明確な目標に対してチームの足並みを揃え、適切な仕事を優先することが今まで以上に簡単になります。
さらに、組織のすべての従業員が、自分たちの仕事が大切な理由と、目指すべき目標を理解できます。
簡単に言えば、
会社の目標と、その達成に必要なチームもしくは個人の目標を全部紐付けて見やすくまとめられます！
という機能です。
もちろん目標だけ入れていっても問題はないのですが、目標だけでなくその下に「そのために何をするか？」という下位目標を設定するのがオススメ。
所謂OKRの形ですね。
弊社ブログから図を持ってきました。
今回はこのOKRの取り組みに沿ってお話していきます。
何故OKRのような目標設定が必要なのか？
組織単位から個人単位までOKRがつながっているということは、イコール「各個人それぞれの持つ仕事」が最終的に「会社の目標」につながることを意味します。
それらが共有されていることで、一人ひとりの仕事に対するモチベーションが向上し、組織としての一体感も高めることができるのです。
と、OKRの意義を以下のブログで紹介しておりますので、参考までに。
ただ、OKRについては上記のブログで説明されていますが、「それが何故今必要なのか？」には触れられていません。
普段仕事を振られる側の人ほど、こんな疑問を持ったことはないでしょうか？
「この仕事、何のために必要なの？」
「今自分がやってる仕事って結局何に繋がるんだろう…」
「私の仕事って意味があるの？」
などなど
これらはテレワークの普及によって、より見えなくなっているものだと思います。
今目の前にある仕事がチームの、ひいては会社の何に貢献しているのかなんて普通わかりませんよね。
しかし、もしそれがわかる状態になったら、ひとつひとつの仕事に対する達成感が変わってくると思いませんか？
「自分、会社に貢献できてるぞ！」ということがわかればモチベーションややりがいにも繋がりますし、それを見ている上司も「おっ、頑張ってるな！」とわかる訳です。つまりWin-Winの関係。
なかなか自分の仕事の全体像が見えない、いまいちちゃんと意味のある仕事をしているのかわからない！という人や組織にこそ、この取り組みをしていただきたいのです。
ゴールの画面
今回は目標の作成の仕方は省きます！
ゴールで目標を作成すると、このような画面に。
上部に目標、その下に進捗を表す数値とゲージがあります。さらに下には下位目標、右には小さく上位目標を表示。
また、画面右下には目標に関連するプロジェクトやポートフォリオを置いておくことができます。
タスクのように担当者やコラボレーターが入れられるのもポイントです！
つまり更新や変更があれば、Asana上の受信トレイに通知が届きます。メール通知にも反映されていました！
後述する1on1での進捗管理をオススメしていますが、通知を利用した非対面の管理にも向いてそう。
下位目標の中の「営業チーム予算達成」をクリックしてみると、さらに下の層にあるメンバー毎の目標が見えてきました。
そして個人の目標を押すと個人のOKRに行き着く訳です。
目標画面からいちいち飛ばなくとも、ゴールの最初のページでツリー構造で目標を確認することもできます。
「今期売上10億円達成！」という会社の大きな目標からどんどん降りていくと、「検証中に必ずお打ち合わせをセッティングする」「月に30件新規顧客にアプローチする」のような個人の行動ひとつひとつが出てくる訳です。
このつながりが重要です。
会社の理念や目標について、知っていたとしても日々仕事の中ではなかなか意識することもないですよね。
そもそも、自分がやってることが直接その目標に貢献しているか？と言われたら疑問に思ってしまう人も多いと思います。
ゴールはそれらのつながりを可視化することで、社員ひとりひとりが確実に会社のために働いているのだという事実を明確にします。
まさに、OKRにぴったりの機能ということです！
ゴールの推しポイント(活用も！)
私がいいな！と思ったところはたくさんあるのですが、中でも3つのポイントを紹介します。
まずは1つ目。
数値や金額をもとにした目標も簡単にパーセンテージで進捗を出せる
例えば「月に◯円受注」「ブログ年内100万PV達成」のような目標も、今何%達成できているのか？という進捗が一目でわかります。
これは個人的な印象の話ですが、数値や金額が基準となる場合でも、パーセンテージで達成度合いが見えた方がモチベーションに繋がります。
なぜなら、パーセンテージでない場合はどうしても「足りない部分」に目が行きがちだからです。
上の目標の場合、
「残り52件か…まだ足りないな…」
と思うよりも
「42%までいった！もう少しで半分いけるな」
の方がいいと思いませんか？
(本当に個人の感じ方ですけど…)
特にOKRの場合、目標の完遂よりも仕事に対するモチベーションづくりが目的です。
あくまで「ノルマ」でなく「目標」とすることに意味があるので、「今自分がどこまで達成できたか」をわかりやすく見ることができるポイントは大きいと思います。
ちなみに、ターゲット値は後からでも変更できるので、振り返りながら調整することも可能です。
そして、ターゲット値の変更こそがオススメしたい2つ目のポイントです。
ターゲット値（目標指標）がいつでも変更できるので、「到達型」だけでなく「維持型」や「相対型」などの目標にも対応できる
なんのこっちゃという感じなので説明。
目標っていうと、「売上◯円を目指す」とか「年に◯件対応」みたいな言わば到達型が思い浮かびやすいと思います。（勝手に名付けました）
もちろんそれも立派な目標ですが、ゴールの場合ターゲット値を変更することでもっといろんなタイプの目標が計測可能になるんです！
ここが常に変更できるため、例えば顧客満足度アンケートなどをもとにした目標で言えば、次のような目標の立て方ができる訳です。
【到達型】
「◯件のお客様から《高評価》を頂く」
⇨一番シンプルな形。ターゲット値を設定したら、あとはその都度現在の値を入れていく。
【維持型】
「《高評価》の獲得について、80%以上を維持する」
⇨どんどん対応していけば母数も増えるはず。現在の値と一緒にターゲット値を全体数に変更することで、「取り組みの中でこの割合の維持を目指す」という目標を立てられます。
【相対型】
「◯◯先輩よりも多く《高評価》を頂く」
⇨自分以外にも同じ取り組みをしている誰か/何かを目標とし、相手の値をターゲット値に入れて更新していくことで相対的な目標を立てることができます。
柔軟な設定変更によって目標の幅が広がりますし、どれも綺麗に進捗を可視化できます。OKRのモチベーションも更に上がります！
ちなみに、ターゲット値の変更は更新ボタンではなくここですのでご注意を⇩
3つ目のポイントはとてもシンプル。
説明欄を有効活用できる
目標ゲージの下にある説明欄。本当に目標の説明について書いてもいいですが、いろいろと有効的に使えます。
例えば前回の記録を書いてみたり、数値の元となるもののURLを貼ってみたり。
弊社メンバーの中には月毎の目標に取り組んでいる人も多いのですが、月が変わると同時にここの説明欄に結果を記入していってます。
あとは「◯件Webコンテンツをつくる」という目標の人が実際につくったコンテンツのタイトルやURLを貼ったりしていますね。
説明欄は説明を書かなくていいということに気づいていただければと思います笑
以上、3つの推しポイントでした！
1on1でこまめな見直しを
OKRについて重要となるのが、こまめな振り返りです。
せっかく目標を立てても進捗を見られていなければ意味がない。もちろん前述の通り通知を受け取ることもできるため画面上で常に確認はできますが、フィードバックはなるべくWeb会議などでする方が効果的でしょう。
私のチームでは週1で振り返りを行っていますが、隔週や月1、もっと頻度が少なくても問題ないと思います。「フィードバックの時間をつくる」というのが重要だと思うので。
ただ、フィードバックの頻度を先に伝えてあげた方が目標の期間も設定しやすいと思います。タイミングは先に決めちゃいましょう！
(週毎の目標を設定したのにフィードバックが3ヶ月に一度だとたぶん上手く回らないので…)
1on1についてもAsanaと絡めた記事を出しているので参考までに。
熱が入りすぎてだいぶ長く書いてしまいましたが、ゴールの魅力は伝わったでしょうか？
ちなみに、私のチームでは定例MTGの際にゴールを見てチームの目標進捗も確認しています。
基本進捗報告はMTGでやらない、というのが鉄則かつベストプラクティスではありますが、前述した通りパーセンテージで進捗が表れることによって「自分たちは今ここまで来ている」っていうのがわかりやすいんですよね。
なので、「私たちは今ここまで来てます！すごい！がんばったね！これからもがんばろー！」の意味を込めてみんなに伝えています。
「チームで同じ方向を向いて仕事をする」という理想的な図をつくるには、Asanaのようなツールはもちろん、そのツールをメンバーに上手く魅せることが大切だと私は考えています。
難しいことをせずとも一工夫で変わることなので、これからも一丸となったチームづくりのためにゴールを活用させてもらおうと思います！
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