仕事が早い人の4つのコツ

働き方改革が始まり、短時間で成果を出すことが求められる時代になりました。定時で上がれないと、上司に「なぜ残業が必要なのか？」と尋ねられるという声も聞こえてきます。しかし、短時間で成果を出すことは簡単ではありませんよね。そこで今回は、手早く効率よく仕事をするためのコツをご紹介します。

1、朝の時間を使って仕事の段取りをする

仕事が早い人の多くは、朝のうちに今日の仕事の流れと段取りを決めてしまいます。打ち合わせや会議の時間も確認し、自分が自席で手を動かせる時間を計算するのです。

そのうえで、締め切りが近いものや重要なものなど、先に取り掛かったほうがいい仕事というのを先に済ませようとか、すぐに終わるような仕事は午前中のうちにとか、人に動いてもらわないといけない仕事は先に声を掛けておこうなど、全体の仕事の流れをそのタスクの性質から決めていくのです。

また、なんとなく今朝はエンジンがかからない、というのは誰にでもあると思います。しかし、そういうときですら「今日はエンジンがかからないから、負荷の少ないルーティンからやろう」とか「エンジンがかかりにくいからこそ、前からやりたいと思っていた企画の企画書を作って頭を動かそう」など、自分ともうまく付き合える仕事の組み方をします。

こうして朝のうちに仕事の流れとタスクを整理しておくことで、仕事の締め切りを過ぎてしまったり、ダラダラと仕事をすることも減らせるのです。

2、いったん6割の完成度で確認をする

たとえば取引先に提出するデザインデータなど、「見てみないとわからない」という類の仕事ってありますよね。こういう仕事は、先方のふんわりとした要望に応える大変な仕事です。

この手のものについては、完成してから先方に提出するのではなく、いったん全体のイメージが掴める6割くらいの完成度で「方向性は合っていますか？」と一度確認を入れることが大事です。完成してからだと修正が大変ですし、手戻りが起きた分時間が無駄になります。6割程度の時点で方向性の修正ができれば作業する側もラクですし、先方も安心しますよね。

これは社内向けの資料作成にも言えることです。上司に頼まれた資料を作るときに、まずは上司の考えている方向性やイメージをヒアリングし、そのうえで自分で形にしていきますよね。

そして6割くらいの完成度で上司に確認し、「この方向性でいいですか？」「ここはどうしましょうか？」と尋ねることで、上司も仕事が進んでいることがわかります。また、誤りなどを指摘されても完成前の時点ならまだ修正がラクで、作業にかける時間も短くて済みますよね。

3、「とにかく集中するスイッチ」を知っておく

仕事が早い人は自分を集中させるスイッチを知っています。朝コーヒーを飲んで仕事モードのスイッチを入れる、という人も多いと思いますが、それと同じように自分のスイッチを切り替える方法を知っているんですね。

しっかり集中して仕事に取り組めば、ミスが少なく短い時間で仕事を終わらせることができるようになります。たとえば、ガムを噛んで集中する人や音楽を聴いて集中する人もいます。そうした行動に対してNGが出る会社でなければ、このような方法もいいですね。中には、お気に入りのハーブティーを飲んで集中するという人もいました。

またある人は、「定時の1時間前を自分の中の定時として設定する」と言います。そう思い込むことで仕事に集中できるのだとか。実際の定時まで残りの1時間は明日以降の仕事の整理や残務処理をして、次の日も朝から全力で仕事ができるように準備しているのだと言っていました。

ほかにも、「9時～10時は社長向けプレゼン資料の作成、10時～11時半は新規顧客向け資料の作成…」などと時間割のようなものを作って、その時間内にそれぞれのタスクを終わらせるようにしているという人もいました。

もし自分が集中できていないと思ったら、慎重さや正確さを要する仕事はいったん後回しにして軽めの作業やルーティン作業から入るのもいいでしょう。人間の脳はやっているうちに集中してくるものなので、自分にとって簡単な作業から入ることで脳をその気にさせることができるというわけです。

4、リスクと指摘に備える

仕事の半分は、さまざまなリスクや起こりうるトラブルに対する備えだと言われることがあります。仕事の種類にもよりますが、それも一理あるとうなずける人もいるのではないでしょうか。こうしたリスクやトラブルに、常に備えて仕事をしていくことも重要です。

想定外のリスクやトラブルが起きると、どうしても対処に時間を取られてしまい、ほかの仕事が圧迫されてしまいます。そうなると、どんどん仕事の積み残し課題が出てきてしまうんですよね。常にさまざまなリスクを想定して仕事をしておけば、何かあったときにも冷静に対処でき、手戻りも少なくなります。

会議やプレゼンテーションでも同じことで、どんな質問や指摘が来るかと考えながら資料を作ることで、「指摘事項に答えられずに結論が出なかった」ということが少なくなります。その場ですっきり決まるので次のステップに進むまでの時間が短縮でき、その後のスケジュールにも余裕が出てくるというわけですね。

5、まとめ

いかがでしたか。仕事が早い人たちは、こうしたコツやポイントをおさえて仕事をしています。やり直し・手戻りが少なく、ミスも少ないので信頼されてどんどん仕事を任せてもらえるようにもなります。それほど難しいことではないので、ぜひ実践してみてくださいね。