「仕事がデキる」と思われる話し方　2つのポイント

はじめに

皆さんの中にこんな経験をされたことのある人はいませんか？

上司に仕事の相談をする時、確認漏れが多くていつも指摘される
「結局、何が言いたいの？」と言われる

こんな悩みを持つ人のために、「こいつ、仕事がデキるな」と思われるための具体的な話し方のポイントをまとめました。

①「この時間」の目的を明確にする

まず1つ目のポイントは話しかける最初の一言目です。

話し始めの一言目で、デキる同期とは既に歴然と差がついています。

必ず意識してほしいのが、「この時間を何のために使いたいか」を明確にする、という点です。

結論からお伝えすると、話したい内容を下記の内容のいずれかに整理をすることです。

■相談（どうしたらいいか分からん）
■共有（聞いてほしい！いいことあった！）
■報告（依頼されてた件、報告します！）
■悪い報告（クレーム発生、ミス発生！）
■依頼（力貸してほしい！教えてほしい！）
■雑談（ただただ話したいから聞いてほしい！）

これは正直何でも大丈夫です。

上司や先輩に何か相談する場合、必ずしも結論が出ていたり、何を聞けば良いかわかっているとは限りません。

例）
●「1点、ご報告があるのですが今2分ほどよろしいでしょうか？」
●「〇〇についてご相談があるのですが。。。」
●「ご依頼があるのですが、、、」

こんな具合です。

これを行うことのメリットとして
①ゴールが明確になる
②話を聞く側の心づもりができ、お互いのストレスが軽減される

この２点があると思います。

特に、話し好きな上司の場合、1つの業務について軽く聞きたいつもりが、途中から脱線に脱線を重ね、気づいたら30分以上時間が経っていた、ということもあると思います。これは上司に悪気はなく、良かれと思ってあれもこれも教えてくれている可能性がありますので、初めから「○○を解決するために、ここまで教えてくれれば大丈夫です」とゴールを明確にしておくことでお互いの時間のロスを防ぐことができます。

また、話を聞く上司の立場からすると、「相談」と言われれば「困っているから一緒に答えを探してあげよう」という心構えができ、「共有」と言われれば「内容を一回で理解しておこう」と心構えができ、変に詰めたりはしません。

この最初の一言目についてはマコなり社長も紹介していたため、参考動画のリンクを貼っておきます。

②「5W1H」は事前に押さえておく

①で上げた「この時間の目的」のうち、特に「業務上の相談」や「依頼」など仕事に関係する場合、上司に話しかける前に、まずは自分の中で「５W１H」を明確にしておきましょう。

When ・・・いつ（日程、時間、時系列）
Where・・・どこで（場所）
Who ・・・誰が（主語は誰か、関係者）
What ・・・何を（具体的な事象、問題）
Why ・・・なぜ、何のために（目的、理由）
How ・・・どのようにして（手段）

よく「５W１H」と言いますが、仕事上で起きる問題として、特に同じ部署の上司の場合「Whew(どこで)」と「How(どのようにして)」は双方の共通認識があることが多いように思うため、「いつ」「だれが」「何を」「何のため」この4項目を明確にしておくだけで、グッと上司からすると考えやすくなります。

上司や先輩に相談する前に、一度自分で紙に書いて「いつのことか」「誰が主語か」「具体的に何を問題にしているのか」「かなえることでどんな目的を果たすか」を整理することをオススメします。

特にお客さんからの感情クレームを受けた場合、「怒られた！」という気持ちで頭が真っ白になってしまうこともあるかと思いますが、冷静な謝罪と「いつ」「だれが」「なにを」「なぜ」の中で抜け落ちている点をヒアリングしておくとスムーズに解決することに繋がります。

終わりに

いかがでしたか？

「仕事がデキる人」になりたい方はぜひ実践してみていただければ幸いです。

また、今回の原稿を書いてみて思ったのですが、そもそも上司や先輩に「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」が習慣化できていないという人はまずはそこから取り組むことが大事だと思いました。（笑）なので今回の記事は第2ステップ目で参考にしてみてください！

最後までお読みいただきありがとうございました。皆さんの人生が少しでもいい人生になることを心から祈っております。