後方支援(≒ロジ周り)のプロ

最近、ボランティアスタッフとして、地域のイベント等に参加している。

ボランティアを始めた理由はいくつかあるのだが。

一つは。

22〜40まで化粧品会社に勤め、キャリアに悩み、色んな方に相談し、そして自分の中で考えに考えて、残りの人生を教育改革に捧げたいと思った時に。

今までの自分のキャリアから教育にシフトチェンジしていくには、ボランティアベースでまずは始めるしかなく。その一つとしてPTAがあり、また、たまたま知り合いがやっていた教育系イベントがあったから参加してみたのがきっかけ。

https://note.com/miuken1125/n/ne102935ac3dd

先日は、地元のコーヒー屋さんとドーナッツ屋さんが中心となって、地域を盛り上げようという趣旨に賛同してくれた人たちと実施したお祭りイベントに、ボランティアとして参加してきた。

このイベントは、教育系ではなかったけど。
最近コーヒーにはまってて、珈琲豆をよく買いに行く近所の専門店があり、その店主が主催者の1人だったので。なんとなくノリで参加してみた。(少し下心があるとしたら、そのイベントに参加することで、その珈琲屋、ドーナツ屋を中心とした地域コミュニティに参加し、知り合いを増やしたい、という理由もあった)

ボランティアには、なぜか女性(20~30代)が多く集まり15名程度、逆に男性は私含め4名(30〜50代)が集まった。

ボランティアする内容としては、
・会場設営・撤去
・交通整理
・案内所兼募金ブースの運営
・出店者の困りごと対応
・その他、突発的対応
といった感じ。

いわゆる後方支援業務というやつ。

こういうイベントにおいて、トラブルはつきものだし、そういった事件に臨機応変に対応する後方支援部隊って、実は超重要。

実際どんなことが起きたかというと。

そのイベント自体の集客力がすごかった(多摩川河川敷の小さなスペースに一日で1万人くらいきた！スゴすぎ！)ので、飲食ブースは混みまくり。人気の飲食ブースは午前中で売り切れるほど。

そうした売り切れ寸前には、売り切れが決まっても長蛇の列が出来ていて、全員には提供出来ないので、列の後方で、「申し訳ありません、売り切れです！」という人または標識が必要なんだけど。各出店ブースも食事作る人と会計する人の2人体勢で来ていたりするから手が回らない。なので、我々ボランティアスタッフが後方に並んでその役割を一時的に担ったりした。

また逆に、材料を一部買い足せば、まだまだ商品提供出来るよ、というブース(例えばレモネード提供してるお店)とかでは、出店者に「すいません、お水と炭酸水買えるだけ買ってきてもらえませんか？」とたのまれ、近所のスーパーに買い出しに行ったりした。

あとは、各出店ブースを歩き回りながら、何か困ってないかな〜、と困り事を見つけて、必要に応じて、主催者の2人に判断仰ぎながら、細かい対応をしていた。

本当はこれボランティアスタッフで組織的に対応出来たら良かったけど。ボランティアスタッフでお互いにLINEとかで連絡する手段もなかったので、ほぼ個人的に勝手に動き、必要に応じて、他のボランティアスタッフを巻き込んで動いてもらった。

そして無事にイベント終了し、ボランティアスタッフとしての業務は完了したけど。来年も実施するとしたら、ロジ周りで課題は沢山あったので、下記のようなメッセージを主催者に送った。

●さん、●さん、昨日は大イベントお疲れ様でした。お客さんとしてもボランティアとしても、初めて参加しましたが、圧倒的な集客と楽しい雰囲気に、まだこれが2年目とは思えず、スゴイイベントを創り出したなー、とただただ感心感動してしまいました。この地域を代表するイベントに育つと良いですね。本当にお疲れ様でした。

私の参加したボランティアとして、ロジ周りで気付いた点を共有します。次年度の参考にして頂ければ幸いです。

気付いた点

・寄付ボックスは寄付ブース4つだけではなく、各出店ブースにも置くと良い

・寄付は500円で無くても良い。100円とかお釣りとかでも良かった。(500円のハードル高かった)

・(寄付500円の代わりに渡していた)チラシとステッカーは正直無くてもいい。(かなり余った)代わりに寄付ブース(4つ)+本部に、出店者の場所がわかるデカい地図を置くと良い。

・逆に出店者の詳細情報の載ってるチラシはもっとあってもいいかも、と思いました。

・出店者へのお弁当はカレーでなくて、1000円とか渡して好きなブースで買ってもらうでも良かったかも。ブース担当者同士を繋ぐことにもなるので。

・あるいは、(結構ずっと忙しくて手が離せないブースもあったので)各ブースにお昼を配布できると優しかったかも。

・いずれにせよ昼食配布が14:15では遅かった。

・ボランティアのいる寄付ブース(4つ)は、今回のように3つを入り口付近の1つの場所にまとめるのてはなく、各所にバラして、担当のお店(ブース何個か)を決めてサポートしても良いかもと思いました。

　例えば飲食店ブースでは、足りないものを追加で買い出ししてほしい、というニーズがあり。実際にレモネード屋にペットボトル水12本買い出ししたりしました。

　また早々に完売したお店では、完売間際にここまでで完売です！とお客様を断り続ける役目をしてほしい、と言われ、最後列にずっと並んだりしました。

　そういう臨機応変なヘルプ体制をするためには、寄付ブースにボランティアスタッフを貼り付けるのではなく、ブースを複数担当させて、ブースを回らせて、ヘルプする仕組みがあっても良いなと思いました。

・あとは、手伝いスタッフ同士で呼びかける仕組み(ラインとかスラックとか)もあったら良かったです。ここ手伝いに来て！とか。今手空いてる人来てとか。

・あと、一人の近隣の方(高齢者)から騒音(特に低温の音)に困ってるとの苦情ありました。

以上です。
私見もかなり入ってるので。
あくまでご参考までに。

主催者からは感謝の言葉をもらい、少しはお役に立てたのかなーと、ホッとした。

場面は少し変わり、私はいま会社でも営業サポートという仕事をしていて。ルーチンでやる仕事もあるけど。それ以外では、それこそ、出社して営業担当の仕事している机を回って、声をかけられて質問されることもあるし、あるいは自分から声かけて「今何の業務してんの〜？」と業務内容と課題把握をしようと試みている。

課題が明確になっていて、その場で解決出来るならするし、解決できないなら持ち帰って上司や他の部署に相談し解決する。

そうやってタイムリーに、プロアクティブに課題を拾って解決しに行くことで、営業担当が無駄に一人で延々と悩む時間を無くすことが出来る。

まさにボランティアでやっていた事と同じ。

こうした後方支援業務って、超重要だけど。でもスポットライトが当たりづらいし、実際にやってることは、地味な作業だったりするので、やりたがらない人も多い。

でも一方で、全体を把握して、足りないところを補充補填して、全体のパフォーマンスをあげる司令塔的な役割とも言える。

もしこの後方支援業務を、一つの専門性として捉えて、どうやってそういう後方支援のプロ人材を作る？と考えると。

それはいまの時代の考え方とは逆光するかもしれないけど、スペシャリストではなくジェネラリストとして、色んな業務を経験していることが望ましいと思う。

会社組織で言えば、営業もマーケもスタッフ部門も経験した人が、営業サポートが出来るのが最強。何故ならそれぞれの理屈と動き方がわかるし、それを現場用にどう伝えてカスタマイズして、どこを落とし所にすれば良いか判断できるから。また必要に応じて、現場視点でマーケやスタッフ部門、経営に対して提言することも出来るから。

結局そうなると、どこかに専門性はもちつつ、幅広い職種を経験してるほうが、バランス良いし、キャリアとしても良いんだよな〜とか思ってしまう。(今はやたらスペシャリストがもてはやされるけど)

どこに専門性をもって、でもそれを補完する形でどこの業務を学び、そして最終的にはどこの分野で花を咲かせるのか。そういうことを一人ひとりが主体的に社会で、会社で考えなきゃいけないのだとしたら、結構難易度高いなーと思ってしまう。苦笑

それをナビゲートするのが、会社でいうと、人事部とかの役割なのかもしれないな。そんな事できてる人事部なんてどこかにあるのかな？

以上