M365でHPの『お問い合わせ』をちょっとデジタルにする方法
皆さま、ご機嫌いかがでしょうか。
あんまりご機嫌じゃない…というかたは、無理して笑顔にしてみると、ちょっとだけココロが楽になります！
前回は紙をデジタル化する「OCR」について書いてみました。
まだまだ紙の文書を扱う場面は多いですよね…。
AIを活用すれば手書き帳票もデジタル化できますので、したい方がいらっしゃいましたらお手伝いします！（結構リーズナブル）
『お問い合わせ』にありがちな課題
そして今回は、企業のホームページにある『お問い合わせ』がテーマ。
みなさんの会社も、こんな課題抱えていませんか？
誰が対応するか決まっていない
担当は居るけど、その人以外は対応方法がわからない
対応が放置される時がある、返信が遅れる
お問い合わせの履歴が残っていない
関わったことのある方にとっては、あるあるな課題ですよね。
HPのお問い合わせは、一般的にはHP制作時に一緒に作り込むタイプがほとんどだと思います。
WordPressでしたらContact Form 7とか、制作会社が作っちゃうこともあるかもしれません。あと、有料/無料のツールもありますね。
そうなると基本的に、お問い合わせがあると「指定のメールアドレスに通知される」「誰かが毎日チェックする」運用になります。
そうすると必然的に属人化してしまい、上に書いたような課題を抱えることになります。
私も『返信がない！怒』とクレームを頂いたことが何度かあります…。
これって、『通知して終わり』な仕組みだから生じるんですよね。
なので、そこにちょこっと手を入れましょう！！
そこで、Microsoft365！
課題は『通知した後、アクションに繋げる』ことですよね。
そこで、「Forms」です。
「Forms」とは
「Forms」は、Microsoft 365を契約すると勝手に付いてくるサービスの一つ。
Formsでできることはこんなこと。
アンケート調査（社内／社外）
イベント申し込み受付
社内教育（テストやクイズ）
投票
お問合せ窓口
あんまり参考にならないですが、公式のリンクを貼っておきます。
リンクはこちら
Formsを使うとこんな感じになる
Formsでお問い合わせを作ると、こんな感じになります。
ホンモノです、お気軽にお問い合わせください！
（ミライドットのお問い合わせ）
作成したFormsのリンクを、HPに載せるだけでOKです。
どんなことができる？
Formsでは、お問い合わせ（Formsへの新しいエントリー）があると、標準でメールアドレスに通知が来ます。
データもしっかりと蓄積されます。
それだけではなく、どんな問い合わせが多いか、どんなキーワードが多いか等、視覚的に見せてくれます。
きちんと履歴が残り、Excelでダウンロードもできますので、回収したデータの把握と管理はバッチリですね！
ですが、これだと他のツールと比べて大きく差別化できるポイントはなさそうです。
ですが・・・
ここからがFormsを使うといいところ！
Formsはお問い合わせを簡単に収集出来て可視化できることはお分かりいただけたと思います。
ですが、課題の『通知して終わり』が解決できていません。
ここからがM365のいいところ！
この課題を解決するためには、M365に含まれている他のサービスと組み合わせて使うのです。
その１．Teamsチャットに通知する
M365をお使いの場合、「Teams」も活用されていると思います。
その場合は、Formsに新規お問い合わせが届いた場合、特定のTeamsチャネル or チャットに通知することができます。
たとえば、「お問い合わせ対応」チャネルを作り、そこに通知を飛ばすようにする。
そうすれば、チャネル上で『私やります』『〇〇さんお願いできます？』とコミュニケーションが始まり、結果としてスルーする確率を減らすことができます。
実はTeamsだけではなく、SlackでもChatworkでもLINE WORKSでも通知を送ることは出来ますので、チャットツールをお使いの場合は活用できますね。
その２．Plannerを使って対応状況を管理する
２つめは「Planner」。
これはタスク管理をするツールですね。
こちらもTeamsの方法と同様に、Formsに新規お問い合わせが届いた場合にPlanner上にタスクを自動的に割り当てます。
タスクは「誰が」「いつまでに」を管理できますので、自動的に割り当てる際に担当する人を指定して、期限を仮に3日としてタスクを自動生成する。
そうすることで、タスクを割り当てられた人にはリマインドメールも届きますので、対応を忘れる確率を格段に減らすことができます。
その３．Power Appsでお問い合わせ管理アプリを作る
２つめは、ローコードでアプリ開発ができる「Power Apps」。
どんなものかは、以前のAI使ってアプリ作る記事をご覧ください。
Power Appsでお問い合わせ内容を含めた管理アプリを構築することで、例えば次のようなことができるようになります。
いつどのような問い合わせがあったかをすぐに確認できる
問い合わせのステータス（完了/未完了）を管理できる
電話での問い合わせも管理できる
ただし、これは作り込みが必要ですので少し難易度は高いですね。
「Power Automate」が中継ぎしている
上記でFormsとM365の他サービスとの連携について書きましたが、それらサービスを中継ぎしているものが「Power Automate」となります。
これもM365のサービスの一つで、一般的に「RPA」と呼ばれているものです。
どんなものかは一番上にある前回記事をご参照ください。
M365はちょっとしたデジタル化に効く
今回はHPのお問い合わせに関するネタでした。
テーマとしては小さなものですが、社内には『小粒だけどデジタル化したら楽になる』ものって意外とあるんですよね。
それらをデジタル化しようと考えたときに、M365を導入済みかどうかで大きく変わります。
M365があれば、色々なサービスがあるのですぐに試すことができます。
でも、M365がない場合はツールの選定から始めて、契約して、試して…と、なかなかハードルが高い。
Microsoft社は、M365に積極的にAI展開していくと明言していますので、業務でExcelやWordを使うなら、M365の契約は非常にコスパの高いものになるはずですので、未導入の企業は今すぐの検討をお勧めします！
お困りの際は、こちらのFormsにお問い合わせいただくと、きっとDXがはかどります！