今さら聞けない仕事のコツ: 会議の準備 アジェンダ共有
「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。
今回は「会議のコツ」の話。
こちらの音声文字起こし
それでは、いってみよう
今さら聞けない仕事のコツ
今更、聞けない当たり前の話。 そんな話をしたいと思います。 今回も会議の話。
アジェンダ共有できてますか？
生産性のある、実のある会議できてますか？
目的が達成されなければ、会議の意味はありません。日々の会議の感想。
こんなことになってませんか？
今日、何話すの？
これを詳しく。
いや、それ資料ないです。
結局、何が決まったの？
終わったけど納得いかない。
今日、一言も話さなかった。
ひとつでも思い当たれば、すぐに改善しましょう。うまく行かない会議は無駄です。そのためにどんな準備をするのか？
もっとも大切なことを抑えておきましょう。
最も大切な会議の準備はこちら
会議が始まる24時間前にアジェンダを共有すること
何を話をして、何を決める。
目的、ゴールは何？
それらをはっきりさせないといけない。
会議が始まってから考えるのではなく
会議で発言できるよう考えて参加する。
そのために必要なのがアジェンダの共有です
ゴールを設定する。
前提を揃える。
また、決め方を決める。
決め方を決めるを会議中にすると、時間がかかりすぎます。多数決や上司の決裁、全会一致など、決め方はコレです。を決めておく。
それらをアジェンダに記載しておきましょう。
そして、会議を有意義に進められるように資料やデータ、考えをまとめ準備しておきましょう。
多数決や全会一致での決定であれば、事前の念回しも必要かもしれません。
アジェンダがないと
会議のゴールが不明。
決めることがわからない。
準備がなくその場で考える時間。
質はさがり時間はかかります、
それらを整理して本来の議題に入るまでに10分から20分簡単に溶けます。
また、後ろに予定があれば、途中で切り上げる羽目になります。
時間を短く、ゴールを達成したら会議は終わる。効率的な会議をするために24時間以上前にアジェンダを共有しましょう。
1週間前など、今日はが早すぎると忘れます。
1週間前に共有して、リマインダーで1日前にも発信するのもいいかもしれません。
アジェンダ共有に適切な時間
1日前の共有だと準備が間に合わない。
一週間前だと準備したことを忘れる。
ハプニングはいつでもおきます。
24時間前には共有する。
組織や内容によっては、４８時間前や７２時間前が適切かもしれません。
まずはアジェンダ共有を２４時間前までに必ずする。準備にかかる時間を考えて、慣れてきたら時間を動かしましょう。
自分が参加する会議。
アジェンダ届いてますか？
振り返ると意外と来てないことも多いと思います。その時は、アジェンダ共有を依頼しましょう。 作ってもいいかもしれない。
24時間前のアジェンダ共有。
いまさら聞けない仕事の話。
あなたの手元には届いてますか？
今日も素敵な一日になりますように。
またお会いしましょう。
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