今さら聞けない仕事のコツ: 議事録の持ち回りは止めよう
「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。
今回は「会議のコツ」の話。
こちらの音声文字起こし
それでは、いってみよう
■ 今更聞けない仕事のコツ-会議編
今日も聞けない仕事のコツ。会議編。
会議のコツの話をしたいと思います。
あれ？前回と内容同じじゃないの？
と思ったあなた。正解。
同じです。
前回は、議事録を書くのは
ファシリテーターが書こう。
文章を構造化したり
会議をコントロールできる目を持つ人
そんな人が議事録を作ろう。
そもそもファシリテーターや議事録係を決めよう。そんな話をしました。
今回は、議事録を持ち回りしたり
新人に任せるのは止めよう！
視点を変えた全く同じ話です。
前回は、誰々に任せよう。頼む話。
今回は、誰々に頼むのは止めよう。
避ける話。
■議事録誰が書いてますか？
議事録を書く人は固定ですか？
新人が書く。
持ち回りで書く。
会議ごとに次の記録は誰々です。
や新人の会議での仕事は議事録です。
新人は会議で発言しにくいから書くのはやってね。
そんなことになってませんか？
持ち回りで書く。
それはよくありそうです。
ただ、持ち回りだと結局読まなかったり、うまく書けないことがあります。
書き間違いや意味が伝わらない文章、ただの発言録になっている、文章が構造化されていないなど読む価値があまりないものを作成してしまいます。
また、議事録係はただの記録係になりがちです。
ファシリテーション的な会議のズレを戻したり、全体の見回したりコントロールしたりできません。
議事録を文章を書く作業としてとらえると新人や持ち回りにしてしまいがちです。
そうではなくで、会議を構造化する
コントロールする役割として議事録を書きましょう。
すると、議事録を任せるのは一番文章がうまい人や構造化できるが人、会議全体を見渡せる人になります。
決定権者が兼ねると独裁になります。
2、3番手の方が書くモノとして議事録の位置付けをあげましょう。
新人や持ち回りで適当に作成するものではなくて会議をコントロールする役割として議事録を作りましょう。
また、今、ツールが充実しています。
言われたことをそのまま書く
持ち回りでただ書く
それだと、文字起こしツールで十分です。
人が書く必要はありません。
ホワイトボードを写真撮る。
ノーションやGoogleドキュメントを画面共有しながら進めると会議が終わるデータが作成されて終わり。
会議終了と同時に共有。
それが一番いいのかなと思います。
誰が書くのか？
新入社員とか持ち回りではなく、議事録のスタンダードを作るために、一番優秀な方に任せてみてはいかがでしょうか？
議事録は、様々な本や配信、音声メディアでも語られています。それでも、 なかなかできていないところが多いと思います。
まずは改善してみましょう。
私が議事録書きますと宣言してみてください。
今日も素敵な一日になりますように。
またお会いしましょう。
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