今さら聞けない仕事のコツ: 会議の議事録は誰が書くのか？

2023年10月6日 09:00

「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。

今回は「会議のコツ」の話。

こちらの音声文字起こし

それでは、いってみよう

今日も今更、聞けない仕事のコツ会議編。
会議のコツの話をしたいと思います。

今回は議事録の続き
議事録の書き方ではなく
議事録をとる人の話をしたいと思います。

昨日の議事録の書き方では
発言録にしない。
必要なことだけ書く。
誰の発言かは関係ない。
アクションプランを書く。

プランAが決まれば
プランBCは代替案としてあるのか？
ないのか？プランAから切り替える場合
プランBCをするのか？
あらたにDEを考えるのか？

それをまとめる話をしました。

では、議事録誰が書くの？

会議では空中戦にならないように
発言を見える化して構造化するのが大切です

ホワイトボードやPCの画面共有やプロジェクターで投影して会議を進めることもあるでしょう。

その時、ホワイトボードを書いている人が議事録係になるのが一番楽だと思います。

改めて議事録を書き直すのではなく、ホワイトボードの写真を撮って終わり。
もしくは、ノーションなどではそのまま共有したら終わりです。

もちろん、ゴールや目的も記載しておきます。あとは発言から必要な情報だけを抜き出して書いていく。アクションプランや決定的を書く。情報共有や意見だし、決定の項目にそって記載しましょう。

アイデア出しの場合は、
すべて記載する必要はありません。
決まったことだけを写真を撮りましょう。

その時、議事録係が会議がそれた時に戻したり、収束させるファシリテーターになることが可能です。

ファシリテーターが議事録をつくる
会議をすすめながらメモやまとめをそのまま議事録にする

もしくは、議事録係(ホワイトボード係)とファシリテーターが別の場合は、進行を補佐しましょう。

ファシリテーター兼議事録の注意点
一番の上司がそれをすると完全に場を支配して独演会になりがちなので気をつけよう。

誰も意見が言いにくなってしまいます。
また、ファシリテーターの進行に上司が口を挟むと進行を破壊します。

誰でも発言しやすい環境
上司が好き勝手にコントロールしないようにする役割分担が重要です。

そのためにもファシリテーターと議事録をかねると会議の進行と発言が構造化できて会議のコントロールがしやすくなります。

ゴール、目的を達成するためのコントロールです。上司がひとりで気持ちよくなるためのコントロールではありません。

議事録係は会議が散らかった場合、その散らかった内容は記載せず、会議を収束させるようにしましょう。

そのためには、ファシリテーターと議事録係(ホワイトボード担当)を一緒にするのが楽だと思います。

参加人数にもよります。
議事録、ファシリテーターと別の場合は、散らかり出した場合、ファシリテーターが議事録係にここまでの整理をお願いします。

と場を落ち着ける役割を振れるようにしておきましょう。

そもそも役割が決まっていない会議
議事録と司会のみ。
その役割は具体的には決まっていない。

そんなことも多いと思います。
役割を決める。その内容も決める。
まずはそこから準備しましょう。

今日も素敵な一日になりますように。
またお会いしましょう。

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