COVID-19とNPOバックオフィス 〜2 総務〜
COVID-19（※ぼくはかならずこう呼ぶ。コロナエキストラを守るために、これからもこう呼ぶ）対応において、ぼくが所属しているもう一つのチーム、総務部門の業務について備忘を記しておく。
（1 法務部門の業務については こちら ）
（やっぱり総務といったらこの人。（同じ名字…））
郵便とFAX
総務チームは日々郵便物の仕分けを行っているが、緊急事態宣言が出そうになった頃に、郵便のことは最初に気にしていた。
行政からの郵便物は届き続け、そんな急にペーパレスにはならないことは確実だと思ったからだ。
本部スタッフの原則在宅勤務が決定し、直ちに郵便局に問い合わせたところ、むげにこう言われた。
・会社を廃業か移転していなければ、原則として転送届は出せない
（『会社閉められるんですか？』と無邪気に訊かれた…）
・それも、法人の郵便物は、代表者の自宅以外に転送できない
…ということで、会社に届く郵便物は仕分け続けることが確定になった。
・オフィスまでの距離が近い（都内移動のみで出勤できる人基本に）スタッフで仕分けシフトを組む
・郵便受けの開け方～事業部ポストへの分類までのマニュアルをこのツールで作成
・⇒出社が必要な人数を最小限に留めることにした
荒れるオフィス。やはり建物は”生き物”
限られた日に出社した際には、やるべきことが蓄積している。そこで自分の業務以外の役割を必要以上に増やすわけにはいかない。
全社的に出社を最小限にしたことによって、会社のゴミの収集、フロアの清掃、配達物の仕分け機能を中止していた。
仕方ないことだが、やはりオフィスは日に日に荒れていく。
清掃がされていないだけの問題ではない。
やはり、人間が手入れをしなければ、細部から行き届かなくなるものだ。
週1回くらい出勤するたびに、
「建物って人間の思いで呼吸してるんだな」と強く思った。
すべての配送品を無人対応に
配送品の検収は絶対無人にできると思って調べてみたら、会社に出入りしていた業者（Amazon／日本郵便／他の宅配業者）ごとに無人配送のルールが微妙に異なっていたので、
全部の業者に対応しうる宅配ボックスの導入と、配送時の設定（※Amazonは注文時に『置き配』が選択できる（例外あり）で、完全無人化を実現した。
届いた荷物は「心当たりのある人が自分で持っていってください」の運用で回すことにした。
すると、着荷してから1ヶ月以上そのままになっていたものも結構あって「必要じゃなかったのか？」といぶかしがったものもあったかな。
電話をやめた
電話はもう取り次げないと思ったので、この代行サービスを導入して取次作業自体をなくした。
これは、着電記録を社内のチャットツール（Chatwork）に残してくれるサービスで、手を取られる営業電話などにも悩まされなくなり、大きな問題なくスムーズに移行できたので、このまま契約を継続することにした。
※ 金融機関からの連絡は電話が主ということらしい。SEのパートナーに聞いたところ、金融機関のシステムはセキュリティ維持のためにインターネットに接続していなく、連絡手段にメールを使わないからなのかもしれない。
迷い
これを書いている中、ずっと考えていることがある。
会社の総務機能を維持管理している中で
「ぼくたちは、何をどこまでやるべきなのか」
がわからないのだ。
総務チームは、フローレンスの働き方革命事業部に属している。
事業部のミッションはこうだ。
https://florence.or.jp/solution/#col_7
フローレンスでは、人事、経理、総務、システムなどのバックオフィス業務を通じて、組織づくりの面から職場の「働き方革命」を実践しています。フリーアドレス制のオフィス、週1回の在宅勤務を推奨するなど数々の業務効率改善を推進し、スタッフの平均残業時間 15分/日を実現しています。多様な働き方に対応した改善活動が実を結び「働きがいのある会社」5年連続で20位以内にランクイン。「日本一多様かつ働きがいのある組織づくりを実践・伝導することで、働き方問題を解決する」、それが私たちのミッションです。（HPより抜粋）
「宅配便の送り方がわからない」
「レターパックの赤と青はどう違うんですか？」
「ここの電気はどこでつけるんですか？」
オフィスに出社しない間、こういう声をたくさん聞いた。
こういう質問って、どう捉えたらいいのだろう？
本社オフィスだけで160人いる。それぞれミッションに向かって、しゃにむに「今助けを必要としている人」のために仕事をしている。
業務マニュアルはもちろん整備し続ける。
そこで、無碍に「マニュアルあるから見てください」とだけ言い続けていて、それでいいのか？
みんな、もっと大事なことのために働いているんじゃないのか？
だったら、御用を聞き続ける役割も必要で、そこに徹するべきなんじゃないのか？
そんな問いかけが頭の中でぐるぐるして、しんどい日もあった。いらっとすることもあった。
もっともっと、このことを沢山の人と話したいと思っている。
オフィスの役割が変わる
緊急事態宣言が解除され、社員が多く出社するようになった。
そこで今考えなければいけないのは、これからのオフィスの役割だ。
不必要なコストを下げなければいけないだけでなく、人が集まるからこそそこにどんな意味があるのかをよく考えて、オフィスの役割をしっかりと位置づけていきたい。
社内のフリーチャットには多くの意見が寄せられていて、これからここを本気で考えなければいけない。
この顛末は次回に。