たった一枚の紙で喜んでくれる人がいる
はじめまして。ミルクフランスと申します。
訪問診療を行うクリニックで診療アシスタント、医療事務として働いていました。月に２回、決まった曜日に患者様のお宅へご訪問。患者さんやご家族に名前を憶えていただけて、色々とお話できて、大変やりがいのある仕事でした。
その時に渡していた「訪問予定表」について紹介したいと思います。月の後半の訪問で、クリニックオリジナルの訪問予定表をお渡ししていました。エクセルで作ったシンプルなカレンダーに、色のついた丸いシールを貼って渡していました。
アナログが人のハートをつかむ
手作りカレンダーには心を落ち着ける効果があるようで、渡すと患者さんや家族の安心した表情を見ることができました。メールや電話で単に伝えるだけよりも、工夫した手作りカレンダーを渡し視覚的に情報を伝えることで、先生の訪問を約束してもらえてるという安心感をより感じることができるようです。
私の勤めていたクリニックでは訪問する曜日を固定していたため、訪問予定を渡さなくても予定をわかっている人が大半でしたが、それでもみんな予定表を欲しがりました。
壁に貼ったり、机のシートの下に挟んだり、渡したカレンダーをマイカレンダー代わりにして別の予定も書きこんだり。
毎日の血圧を書き込んで訪問した際に見せてくれたり。
インフルエンザワクチンやコロナワクチンを予定する月はワクチン予定も書きこんで、それに合わせて予診票も準備してもらったり。
多くの患家では患者とクリニックの間に家族が入ってくれるからメールやショートメールなどの今時な連絡方法でも十分通用するけど、やっぱりハートをつかむのは紙の連絡票。特にこの業界は患者がご高齢である場合が多いので、伝えることがある場合は分かりやすい媒体で、一目で目的が分かる表現にしてようやくようやく伝わる感じです。
エクセルでオリジナルカレンダーを作成する
エクセルのカレンダー関係の関数をいくつか使用して業務用カレンダーを作成してみました。＊一番下までスクロールしていただければダウンロード可能です
日付の色を付けず全て黒色で統一してもいいかもしれません。
下の余白に緊急連絡先等の情報を載せておくと便利です。クリニックだけじゃなくて、訪問看護ステーションや居宅介護支援事業所、訪問介護事業所でも予定が決まっていれば使えるかと思います。
すこしの工夫で喜んでくれる人がいる
例えばご夫婦を一緒に診察しているお宅では、シールのつけ方をご夫婦っぽくほっこり感を出して貼ってあげるだけでもふと笑みをこぼしてくれます。その笑顔いただき！喜んでくれることが何よりの報酬です。
ほんの少しのことですが。
時代はペーパーレス。なるべく効率化を！ だからこそ残すべきアナログ作業を見極めて、相手の心をつかむひと手間を惜しまないようにしたいです。