ビジネス文書編「報告文」の書き方／作家の僕がやっている文章術024

前回（023ビジネス文章編）は、謝罪文の書き方についてお話ししました。

ビジネスにおいては依頼文や、問い合わせ文や、訂正を伝える文章もまた書くのに苦労するとの声を聞きます。

早く、読みやすく、分かりやすく書きたいとの声を聞きます。

ビジネス文章を書くための、主なポイントは次の４点です。

１／主題を見極める

２／帰納法で書く

３／敬語を正しく使う

４／文法を正しく使う

まずは頭の中にある「書かなくてはならないこと」を書き出します。
このときには、キーボードには向かわず、紙に直筆をすると、頭の中の整理がしやすくなります。

キーボードに向かうと、どうしても文章単位で物事を考えがちになるからです。

伝えるべき「事項」「背景」「理由」「質疑」「提言」などは、頭に浮かぶ概念の単位で整理した方が効率がよいのです。

さて次のように書き出したとしましょう。

Ａ／部長に売り上げが3200万円減だろうとの報告
Ｂ／食品▲に異物が混入してしまった
Ｃ／すでに出荷してしまっている
Ｄ／関東では回収を始めている
Ｅ／健康被害の報告はまだない
Ｆ／消費者は食べてしまっているかもしれない
Ｇ／消費者や販売店には呼びかけで回収しようと考えている
Ｈ／費用は1000万円と試算している
Ｉ／部長には会議を招集して欲しい
Ｊ／自分の責任もあるだろうが、工場で起きたことで工場長の責任だ
Ｋ／工場労働者の意識が低かったと思う
Ｌ／部長から社長に報告して欲しい

これだけの事案がいっきに頭の中に浮かんだとします。

何から書いたらよいか分からない。

繰り返しになりますが、ポイントは次の４点です。