そもそも会議って必要なの？

おはこんばんにちは、つばめです。
福祉施設で、機能訓練指導員をやっています。

会社勤めをしていると、無駄な会議が多いと感じることがあります。

今回は、”会議”についてのお話しです。

無駄な会議

働く時間は、限られています。
その中での会議は、各々自分の仕事時間を削って集まっているので、短いに越したことはありません。

なので前準備が必要です。
その場で考えさせないように、報告内容を事前に準備し、次第を先に配っておいて、出席者に目を通してもらった上で会議を行います。

そんな簡単なことが、出来ない人がいます。
それが、組織のトップだとやっかいです。

目をつぶってのはんこ押し以外の実務をやってなく、職場にもほとんどいないので時間は無限と思ってる。

事前に用意出来る物なのに、次第に含めず、その場で問題提起する。自分の考えは無く、出席者にその場で考えさす。

一部の人しか意見を言わなく、いつの間にか話しが脱線して、今何の話をしているか分からなくなってしまう。

まとめ役で、決定権のあるトップがその場で何も決めない。

もうグダグダです。

時間だけ経過して、自分の仕事ができず残業になってしまう。

会議の進め方3つのポイント

こうすればいいのでは？と思う、会議のやり方をまとめてみました。
以下の様になります。

① まず会議の目的を示し、進行役が時間を区切る。
資料配布のみで終わらせるなど、そもそも会議自体、必要無ければやらなくてもいい。終了時間を決める。

② 発言者はそれが、報告、連絡、情報共有、問題提起なのかをまず示す。
最初にその事を伝えて発言すれば分かりやすいし、書記もまとめやすい。

③ 結論を明確にし、その後どうすればいいかを示す。
問題があれば、期限を切って意見をまとめるなどその後の動きを示す。

会議のやり方も、たくさん参考になる情報がネットや書籍などであるので、参考にしてもいいと思います。

ただ、

会議はスピード感が無くコロナ禍でも、必要性が問われたと思います。

そもそも会議自体、必要無い時代になってきてる感じもします。

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