シャドーITとは何か？企業が直面する課題と4つの効果的な対策方法
こんにちは。micです。
多くの人が、「社内でシャドーITが広がっている気がするけれど、何から手をつければいい？」「リスクがあるとは聞くけど、具体的にどんな影響があるの？」と悩んでいるかもしれません。
実は、シャドーITのリスクを管理し、企業全体のIT環境を安全で効率的に保つためには、原因を正確に把握し、具体的な対策を実行することが重要です。
この記事では、シャドーITとは何かをわかりやすく解説するとともに、企業が直面する課題やその効果的な対策方法を4つご紹介します。
下記のような方々に特におすすめの内容となっております！
・IT部門のマネージャーや担当者
シャドーITのリスクや対策を把握し、適切な対応を講じたいと考えている人。
・中小企業の経営者
社内でどのようなITツールが使われているかを把握できず、対策に悩んでいる人。
・セキュリティやコンプライアンス担当者
情報漏洩やコンプライアンス違反を防ぎたいと考えている人。
・業務改善を目指す現場リーダー
正規ツールの導入を検討しつつ、従業員の業務効率を向上させたい人。
・ITやセキュリティに詳しくない経営層
シャドーITについて基礎から学び、自社のリスク管理に役立てたい人。
シャドーITとは何か？
定義とその背景
シャドーITとは、企業や組織が正式に承認していないITツールやサービスを、従業員が業務で利用する行為やそのツールを指します。
これには、クラウドストレージサービスや無料のチャットアプリ、さらには個人所有のデバイス（BYOD）を通じた業務遂行が含まれます。
このようなツールやデバイスが業務効率を高めることもありますが、一方で企業の管理外で利用されるため、重大なセキュリティリスクやコンプライアンス違反の原因となることが多々あります。
この背景には、IT部門の承認を待たずに迅速に仕事を進めたいという従業員のニーズが存在します。
特にクラウドサービスの普及により、従業員が簡単に外部のツールを利用できるようになったことが、シャドーITの広がりを加速させています。
また、正式なITプロセスが煩雑であったり、業務に適さない場合、非公式なツールに頼る傾向が強まります。
シャドーITに該当するものは？
シャドーITに該当するものは多岐にわたります。
一例として、以下のようなものがあります。
クラウドストレージ: Google DriveやDropboxなど、個人利用が主目的のサービスを業務データの共有に使うケース。
コミュニケーションツール: 正式な社内ツールではなく、LINEやWhatsAppなどのチャットアプリを使った業務連絡。
個人所有のデバイス: 組織の許可なしに業務に利用される個人のノートPCやスマートフォン。
これらの利用は便利さを提供する一方で、セキュリティ監視が難しくなり、企業に大きなリスクをもたらします。
たとえば、パスワードが漏洩した場合、データが第三者に流出する危険性があります。
さらに、これらのツールが正式なITガバナンスの外にあるため、企業は利用状況を把握することすら難しいのが現状です。
企業が直面するリスクと課題
情報漏洩とセキュリティインシデントのリスク
シャドーITの最大の問題点は、情報漏洩やセキュリティインシデントのリスクを大幅に高めることです。
企業が許可していないITツールは、しばしば十分なセキュリティ対策が施されていない場合があります。
これにより、機密情報や顧客データが不正アクセスやサイバー攻撃にさらされる危険性が増大します。
たとえば、従業員が外部のクラウドストレージを利用して業務データを保存すると、データが第三者の目に触れる可能性があります。
また、こうしたツールの多くは多要素認証や暗号化が施されていないため、パスワードの盗難や不正アクセスが容易になるリスクもあります。
企業のセキュリティ戦略が正式なITインフラに限定されている場合、シャドーITを通じて生じるセキュリティの穴を見逃しやすくなる点も問題です。
実際に起こった事件とその影響
シャドーITに関連したセキュリティインシデントは、すでに多くの企業で発生しています。
たとえば、大手企業の一部では、従業員が無許可で利用したファイル共有アプリが原因で顧客データが流出した事例があります。
このような事件は、企業の信用失墜だけでなく、多額の罰金や訴訟リスクをも引き起こします。
こうした事件はしばしば、従業員が業務効率を求めて正式な手続きを回避した結果として起こります。
企業は、従業員に代替手段を提供することの重要性を再認識する必要があります。
ツールの重複による生産性低下
シャドーITは、ツールの重複を招くことが多いです。
たとえば、ある部門では承認されたプロジェクト管理ツールを使用している一方、別の部門では独自に選んだ無料ツールを使用している場合があります。
このような状況では、データが統一されず、部門間のコミュニケーションが円滑に行われなくなることがあります。
さらに、従業員が複数のツールを使い分ける必要がある場合、学習コストや管理の負担が増え、業務効率が低下します。このような状況を避けるためには、統一されたIT環境を提供することが重要です。
コンプライアンス違反と法的リスク
シャドーITの利用が企業にもたらすもう一つの大きな課題は、コンプライアンス違反です。
正式なツールではない場合、企業が守るべきデータ保護規則や業界標準に準拠していないことが多いです。
たとえば、GDPR（一般データ保護規則）や日本の個人情報保護法に違反する可能性があります。
これにより、企業は罰金や行政指導を受けるリスクが高まります。また、これらの違反が外部に知られると、企業のブランドイメージに多大なダメージを与えることになります。
シャドーITの原因と背景を探る
社員の効率化ニーズと非公式ツールの利用
シャドーITが発生する主な原因の一つは、社員が業務効率を上げるために、自分たちで最適なツールを探して利用することです。
特に、正式な社内ツールが直感的でなかったり、操作に時間がかかる場合、社員はより使いやすい外部ツールに頼る傾向があります。
たとえば、プロジェクト管理のために指定されたツールが操作しにくかった場合、社員はTreloやAsanaといった外部ツールを使うかもしれません。
こうした行為は一見無害に見えますが、結果的に組織全体のデータ管理が分散化し、重大なセキュリティリスクを引き起こす可能性があります。
BYODの普及が引き起こす課題
「Bring Your Own Device（BYOD）」、つまり個人所有のデバイスを業務で利用する慣行が普及していることも、シャドーITの原因となっています。
社員が個人のスマートフォンやノートPCを業務に使う場合、それらのデバイスに対するセキュリティ対策は、企業が管理する公式デバイスほど徹底されていないことが多いです。
特にBYOD環境では、業務用データと個人用データが混在しやすく、結果的に情報漏洩のリスクが高まります。
また、企業がこれらのデバイスを適切に管理する仕組みを持たない場合、トラブル発生時に迅速な対応が難しくなります。
IT部門のサポート体制の不足
IT部門が十分なサポート体制を整えていないことも、シャドーITが広がる原因の一つです。
社員が業務上の課題を迅速に解決するためのリソースや支援を得られない場合、非公式のツールやサービスに頼る傾向が強まります。
また、IT部門が従業員のニーズを適切に把握していない場合、導入されるツールが現場で使いにくいものとなる可能性があります。
このようなミスマッチが続くと、社員の間で「正式なITツールは使いづらい」という印象が定着し、結果的にシャドーITの利用が常態化してしまいます。
4つの効果的な対策方法
１．現状の把握とリスク分析
シャドーIT対策の第一歩は、現状を正確に把握することです。
企業内で利用されている非公式ツールやデバイスをリスト化し、それぞれがもたらすリスクを分析する必要があります。
このプロセスには、従業員へのヒアリングや、ネットワークトラフィックの監視を活用すると効果的です。
たとえば、どのクラウドサービスが頻繁に使用されているのかを確認し、これらのサービスがセキュリティ基準を満たしているかを評価します。
この段階では、企業の公式IT環境に統合すべきツールと排除すべきツールを選定することが重要です。
社内で使用されている非公式ツールのリスト化
従業員が日常的に利用しているツールを洗い出すことで、シャドーITの全体像を把握できます。
たとえば、クラウドストレージやプロジェクト管理ツール、メッセージングアプリなど、どの部門がどのように利用しているかを明らかにします。
この情報が、次のステップでの対策方針の基礎となります。
２．ポリシーと教育の徹底
次に、全社的に明確なITポリシーを策定し、従業員への教育を実施します。
このポリシーは、BYODの利用規範や承認されていないツールの使用禁止などを明確に定めるものです。
同時に、従業員がこれらのルールを遵守するための教育プログラムを行い、ポリシーの重要性を理解してもらいます。
BYODポリシーの作成と実施
BYODを許可している場合は、セキュリティ基準を明確にし、デバイス管理ツール（MDM）を導入することが効果的です。
これにより、個人デバイスで業務データを扱う際のリスクを軽減できます。
さらに、従業員が必要とするツールを公式にサポートすることで、非公式なツールの利用を減らすことができます。
３．セキュリティツールの活用
シャドーITのリスクを軽減するためには、専用のセキュリティツールを導入することが不可欠です。
その中でも、CASB（クラウドアクセスセキュリティブローカー）は非常に効果的なツールとして知られています。
CASBは、クラウドサービスへのアクセスを監視・管理し、未承認ツールの利用を制限することでセキュリティを強化します。
CASB（クラウドアクセスセキュリティブローカー）の導入
CASBを活用することで、企業内のすべてのクラウドアクティビティを可視化し、不正なツールや行動を特定できます。
また、データの暗号化やアクセス制御を設定することで、シャドーITが引き起こすセキュリティリスクを最小限に抑えることが可能です。
４．正規ツールの導入と利用促進
シャドーITを防ぐためには、従業員が満足して使用できる正規ツールを導入することが重要です。
使いやすく機能的なツールを提供することで、従業員が非公式ツールに頼る理由をなくします。
この際、ツールの選定には現場のニーズを十分に反映させることが大切です。
さらに、新しいツールを導入した後は、その利用を従業員に促進するためのトレーニングやガイドラインの配布が必要です。
これにより、全社的に統一されたIT環境を実現できます。
対策ツールと成功事例の紹介
対策に役立つツール5選
シャドーITへの対策を講じる上で、適切なツールの導入は不可欠です。ここでは、シャドーIT対策に役立つ5つのツールをご紹介します。
CASB（クラウドアクセスセキュリティブローカー）
CASBは、クラウドサービスの利用を監視し、未承認のツールやサービスの利用を制限するためのツールです。これにより、クラウド環境全体を可視化し、データの安全性を確保できます。MDM（モバイルデバイス管理）ツール
BYODの利用を管理するために活用されるMDMは、個人所有のデバイス上での業務データ管理を可能にします。たとえば、デバイスの紛失時には遠隔でデータを削除する機能があります。DLP（データ損失防止）ソリューション
DLPは、データの不正な移動や外部への流出を防ぐための技術です。企業がデータをどのように扱っているかを把握し、機密情報の漏洩を防ぎます。統合型ログ管理ツール
ネットワーク内で行われたすべてのアクティビティを記録するログ管理ツールは、シャドーITの利用を早期に検知するのに役立ちます。これにより、異常な挙動を迅速に把握できます。正規ツールの利用促進プラットフォーム
従業員が公式に承認されたツールを積極的に使うための支援を行うプラットフォームです。例えば、操作性の向上やトレーニング素材を提供する仕組みがあります。
企業での成功事例から学ぶポイント
実際にシャドーIT対策を成功させた企業の事例を見てみましょう。
ある中堅企業では、従業員が無許可で利用していたクラウドストレージが問題視されていました。
この企業では、まずCASBを導入してネットワーク内のクラウドアクティビティを完全に可視化しました。
次に、正式なクラウドストレージサービスを導入し、従業員へのトレーニングを実施しました。
これらの施策により、非承認ツールの利用率が大幅に低下し、セキュリティリスクも大幅に軽減されました。
さらに、従業員からも「公式ツールの方が使いやすい」との評価を受け、業務効率の向上にもつながりました。
この事例から、適切なツールと教育を組み合わせたアプローチが効果的であることがわかります。
リスクを最小化するための行動計画
対策を始めるための重要なアクション
シャドーITのリスクを最小化するためには、明確な計画を立て、具体的なアクションを取ることが重要です。
まず、企業全体でシャドーITの実態を把握し、そのリスクを共有することから始めましょう。
経営陣やIT部門だけでなく、全従業員がこの問題の重要性を理解し、自らの行動を見直す必要があります。
次に、ポリシーの策定とツールの導入を同時進行で進めます。
ポリシーでは、BYODの利用基準や未承認ツールの利用制限を明確にするだけでなく、従業員が業務効率を確保できる正規ツールの提供についても言及しましょう。
さらに、対策の効果を持続させるため、定期的なモニタリングと改善を行います。
状況に応じてポリシーやツールを更新し、企業全体が安全で効率的なIT環境を維持できるように努めてください。
長期的な視点での継続的改善の重要性
シャドーITのリスクは、一度対策を講じたからといって完全になくなるわけではありません。
IT技術の進化や業務環境の変化に伴い、新たなツールやサービスが登場し続けるため、長期的な視点で継続的に改善を行うことが求められます。
たとえば、従業員が新しいツールを使いたいと感じた場合、それを迅速に評価し、必要に応じて公式に承認する仕組みを構築することが重要です。
また、定期的なセキュリティ教育や社内アンケートを通じて、従業員のニーズや課題を把握し続けることも有効です。
最後に、経営陣のリーダーシップが重要です。
経営層が積極的にシャドーIT対策を推進し、その重要性を社員に伝えることで、全社的な取り組みを強化できます。
このような体制を整えることで、企業はシャドーITによるリスクを最小限に抑えつつ、効率的で安全な業務環境を実現できます。
まとめ
いかがでしょうか。
シャドーITは現代の企業が抱える新たな課題ですが、そのリスクは適切な対策を講じることで大幅に軽減することができます。
この記事で紹介した方法やツールを活用すれば、企業は安全で効率的なIT環境を構築できるでしょう。
重要なのは、問題を認識し、迅速に行動することです。
シャドーITへの対策は単なるリスク回避の手段ではなく、業務効率や従業員満足度を向上させる絶好の機会でもあります。
今日から取り組みを開始し、未来の企業運営に安心と信頼を加えてみてはいかがでしょうか。
今後も皆様のお役に立てる情報を発信して参りますので、フォロー・スキをしていただけますと励みになります。
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